学校自主采购制度

PAGE学校自主采购制度一、总则（一）目的为规范学校自主采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的自主采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约采购成本，保证采购质量。3.规范性原则：采购活动应当按照规定的程序和方式进行，确保采购过程的规范、有序。4.监督性原则：采购活动应当接受学校内部和外部的监督，确保采购行为的合法性、公正性和透明度。二、采购组织与职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善学校自主采购制度、流程和标准。2.审核采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。3.监督采购项目的实施过程，协调处理采购过程中的问题。4.建立和管理学校采购供应商库，组织供应商的资格审查和评价。5……（二）采购需求部门职责1.根据学校教学、科研、管理等工作需要，提出采购项目的需求。2.负责采购项目的前期调研、论证和预算编制。3.协助采购管理部门进行采购文件的编制、审核和发布。4.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。5.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。（三）采购执行部门职责1.根据采购管理部门的安排，具体组织实施采购项目。2.负责采购文件的制作、发布和答疑，组织供应商报名、投标、开标、评标、谈判等活动。3.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。4.负责采购项目的款项支付申请和结算工作。5.整理和归档采购项目的相关文件和资料。（四）监督部门职责1.对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和学校制度的要求。2.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理……三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据学校年度工作计划和实际需要，编制采购项目预算。2.采购项目预算应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购项目预算应当按照学校财务预算编制的要求和程序进行编制，经学校财务部门审核后报学校领导审批。（二）预算执行1.采购项目预算一经批准，必须严格执行。采购执行部门应当按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整采购项目预算的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因和金额，经采购管理部门审核后报学校领导审批。（三）预算监督1.学校财务部门应当对采购项目预算的执行情况进行监督检查，定期向学校领导汇报预算执行情况。2.采购管理部门应当对采购项目预算执行情况进行跟踪和分析，发现问题及时采取措施加以解决。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请供应商参加投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应当从学校采购供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；……（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应当组织相关人员进行论证，并报学校领导批准。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对供应商一次报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应当向学校采购供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出询价单……五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门应当根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《学校采购申请表》经采购需求部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门应当对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、采购方式的合理性、预算金额的准确性等内容。2.采购申请经采购管理部门审核通过后，报学校领导审批。学校领导应当根据采购项目的实际情况，做出审批决定。（三）采购实施1.采购执行部门应当根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应当从学校采购供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。4.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应当成立谈判小组，与供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商。5.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应当组织相关人员进行论证，并报学校领导批准，与供应商商定价格……（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点……（五）验收付款1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应当填写《学校采购验收单》，并签字确认。2.采购执行部门应当根据采购合同和验收单，办理款项支付申请手续。学校财务部门应当对采购款项支付申请进行审核，审核通过后按照规定支付采购款项。六、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购执行部门应当根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、商务要求、采购方式、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应当符合国家法律法规和学校制度的要求，内容完整、准确、清晰，不得含有歧视性、倾向性条款。（二）采购文件的审核发布1.采购文件编制完成后……（三）采购文件的保存1.采购执行部门应当妥善保存采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、开标记录、评标报告、采购合同、验收单等。2.采购文件的保存期限按照国家有关规定执行。七、供应商管理（一）供应商库建设1.采购管理部门应当建立学校采购供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等进行登记和管理。2.采购供应商库应当定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（二）供应商资格审查1.采购执行部门在组织采购活动前，应当对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信用记录等。2.供应商应当提供真实、有效的资格证明文件，不得提供虚假材料。如发现供应商提供虚假材料的，采购执行部门应当取消其参与采购活动的资格，并依法追究其法律责任。（三）供应商评价1.采购管理部门应当定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果应当作为供应商是否继续列入采购供应商库的重要依据。2.对评价不合格的供应商，采购管理部门应当及时将其从采购供应商库中删除，并禁止其参与学校今后的采购活动。八、监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门应当对采购活动进行定期审计和不定期检查，重点检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。2.采购管理部门应当对采购活动进行日常监督，及时发现和纠正采购过程中的问题。（二）外部监督1.学校采购活动应当接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.采购执行部门应当积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查工作，如实提供采购项目的相关文件和资料。（三）投诉处理……九、违规处理（一）违规行为界定1.采购活动中存在下列行为之一的，属于违规行为：违反法律法规和学校制度的规定进行采购活动的；采购过程中存在弄虚作假、徇私舞弊、滥用职权等行为的；与供应商恶意串通，损害学校利益的；擅自调整采购