学校自主采购书制度

PAGE学校自主采购书制度一、总则（一）目的为规范学校自主采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审定采购制度、采购计划和采购预算。2.审议重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责组织实施采购活动。采购管理部门的职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.制定和完善采购工作流程和操作规范。3.编制采购计划，组织采购项目的实施，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。4.负责采购项目的验收工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。6.对采购活动进行监督和管理，处理采购过程中的投诉和质疑。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求等，并对采购项目的质量和使用效果负责。其职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，准确编制采购需求计划。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.配合采购管理部门进行供应商选择、采购合同签订和验收等工作。4.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后报采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购预算草案进行审核和平衡，编制学校年度采购预算方案，报学校采购领导小组审定后下达执行。（二）预算调整采购预算一经下达，原则上不予调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经本部门负责人审核、采购管理部门审核、学校采购领导小组审批后，方可调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程采购项目单项合同估算价在200万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件后，在规定媒体上发布招标公告。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，供应商提交响应文件。谈判小组确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门组织专家对采购项目进行论证，形成论证意见。采购管理部门将论证意见报学校采购领导小组审批。采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3询价采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门成立询价小组，制定询价文件。询价小组确定邀请参加询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。供应商提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购活动的合法性和公正性。（二）采购文件编制要求1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制详细、准确、完整的采购文件。2.采购文件中的技术规格和要求应明确、具体，不得含有倾向性、歧视性条款。3.采购文件应明确评审标准和方法，确保评审过程的公平、公正。4.采购文件应明确采购合同的主要条款，包括货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等。六、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商注册与审核1.采购管理部门建立供应商信息库，供应商应向采购管理部门提交注册申请，提供相关资质证明文件和业绩情况等资料。2.采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，审核合格的供应商纳入供应商信息库。3.采购管理部门定期对供应商信息库中的供应商进行评估和更新，对不符合要求的供应商予以清理。（三）供应商选择1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中选择符合条件的供应商参与采购活动。2.对于公开招标、邀请招标采购项目，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告或投标邀请书，并组织开标、评标和定标。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购管理部门应按照规定的程序组织谈判、协商或询价，并确定成交供应商。（四）供应商管理1.采购管理部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购管理部门对供应商的履约情况进行跟踪和监督，及时处理供应商的违约行为。3.采购管理部门定期对供应商进行评价，评价结果作为供应商后续参与采购活动的参考依据。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时了解采购项目的执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，采购管理部门应将变更或解除情况通知相关部门。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，需求部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购管理部门应参与采购项目的验收工作，对验收过程和结果进行监督。八、采购监督与管理（一）内部监督1.学校监察部门对采购活动进行全程监督，确保采购活动的合法性和公正性。2.学校审计部门对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况等进行审计监督。3.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购工作流程和操作规范的执行情况进行监督检查。（二）投诉与质疑处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内提出投诉或质疑。2.采购管理部门应设立专门的投诉和质疑处理机构，负责受理和处理供应商的投诉和质疑。3.采购管理部门应在规定时间内对供应商的投诉和质疑进行调查和处理，并将处理结果及时反馈给供应商。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括