学校电气设备采购制度

PAGE学校电气设备采购制度一、总则（一）目的为规范学校电气设备采购行为，确保采购的电气设备符合教学、科研及日常工作需求，保障设备质量和使用安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院（系）涉及电气设备采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：以学校实际教学、科研和管理需求为出发点，科学合理确定采购设备的规格、数量等。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、技术先进的电气设备，保障设备的使用寿命和使用效果。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等机会参与竞争。5.效益原则：在满足需求的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现性价比最优。二、采购需求的提出与审批（一）需求提出1.各部门、各学院（系）根据教学、科研、办公等实际工作需要，填写电气设备采购申请表，详细说明设备名称、规格型号、技术参数、数量、用途等内容。2.对于新增专业、新开展的科研项目等特殊需求，应在申请表中明确说明需求背景和预期目标。（二）需求审批1.采购申请表提交至本部门或学院（系）负责人进行初审，重点审核需求的合理性、必要性以及与预算的匹配性。2.初审通过后，申请表流转至学校采购管理部门。采购管理部门会同财务部门、资产管理部门等相关部门进行联合会审。3.联合会审主要审查采购项目是否符合学校整体规划和发展需求，资金预算是否落实，技术参数是否合理等。对于重大采购项目，还应组织专家进行论证。4.经审批通过的采购申请表作为后续采购活动的依据，任何变更均需重新履行审批手续。三、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的电气设备采购项目，应当采用公开招标方式：采购单项或批量金额达到省级以上人民政府规定的公开招标限额标准的。采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，经批准可以采用邀请招标方式，但如果潜在供应商数量较多且符合公开招标条件的，仍应采用公开招标。2.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：采购管理部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标与定标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，根据评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标程序与公开招标基本相同，但邀请对象应是经过资格预审或采购人根据项目特点和需要确定的特定供应商。采购人应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序如下：成立谈判小组：谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行报价和承诺。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，并需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购人应组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证意见报学校采购管理部门审核，经审核同意后，报学校领导审批。审批通过后，采购人向单一供应商发出采购邀请，协商采购价格和合同条款等事项，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的电气设备采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组：询价小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择程序1.采购管理部门根据采购项目特点和需求，在符合资格要求的供应商范围内，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门按照规定发布招标或邀请公告后，对报名参加的供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。3.在竞争性谈判、询价等采购方式中，采购管理部门从供应商库或其他渠道选取符合条件的供应商参与采购活动，并对其资格进行现场审核。4.对于单一来源采购项目，采购管理部门应提供拟选择供应商的详细背景资料，经审批后确定供应商。（三）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于评价为优秀的供应商，在后续采购中可给予一定的优先待遇；对于评价为不合格的供应商，取消其参与学校采购活动的资格，并从供应商库中删除。3.加强与供应商的沟通与合作，及时反馈学校需求变化，要求供应商不断改进产品质量和服务水平。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时组织与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同法律顾问对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款严谨明确。对于重大采购合同，应组织相关部门和专家进行会审。3.采购合同经双方签字盖章后生效，一式多份，分别由采购管理部门、财务部门、使用部门、资产管理部门等留存备案。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并提供相关的技术资料和售后服务。3.使用部门应按照合同约定对采购设备进行验收，如发现设备质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购管理部门和供应商处理。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如出现下列情形之一，采购合同可以终止：合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。经双方协商一致，同意终止合同。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。3.合同终止后，采购管理部门应组织相关部门对合同执行情况进行清理结算，并按照学校资产管理规定对采购设备进行处置。六、采购验收（一）验收组织1.对于一般电气设备采购项目，由使用部门负责组织验收。使用部门应成立验收小组，成员包括设备使用人员、技术人员等。2.对于大型、复杂或金额较大的电气设备采购项目，采购管理部门应会同使用部门、资产管理部门、质量技术监督部门等相关部门组成联合验收小组进行验收。必要时可邀请外部专家参与验收。（二）验收依据1.采购合同、技术协议、招标文件等相关文件是验收的主要依据。2.国家和行业相关标准、规范也是验收的重要参考。（三）验收内容1.设备的数量、规格型号、外观等应与合同约定一致。2.设备的性能、质量应符合技术协议和相关标准要求，通过运行测试、功能测试等方式进行验证。3.供应商应提供设备的质量合格证明、保修卡、使用说明书等相关资料。4.检查设备包装、运输过程是否造成损坏，如有损坏应查明原因并记录。（四）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购管理部门和使用部门准备验收。2.设备到货后，验收小组应按照验收依据对设备进行逐一检查和测试。3.验收过程中发现设备存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收小组应及时记录，并要求供应商限期整改或更换设备。4.验收合格后，验收小组应出具验收报告，明确验收结论。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖使用部门公章。七、售后服务与维修管理（一）售后服务要求1.供应商应按照合同约定提供售后服务，包括设备安装调试、操作培训、维修保养、技术支持等。2.售后服务期限应符合国家相关规定和合同约定，一般设备的售后服务期限不少于一年。对于大型、复杂设备，售后服务期限可适当延长。（二）维修管理1.使用部门在设备使用过程中发现故障或问题，应及时通知供应商或学校维修服务机构。2.维修服务机构接到维修通知后，应及时响应，安排专业技术人员进行维修。维修人员应在规定时间内到达现场，对故障原因进行诊断并采取有效的维修措施。3.对于维修过程中需要更换零部件的，应使用原厂正品或经采购管理部门认可的合格替代品。更换的零部件应做好记录，并交使用部门留存。4.维修完成后，维修人员应向使用部门提交维修报告，说明维修情况和设备运行状况。使用部门应对维修效果进行确认。（三）售后服务监督与评价1.采购管理部门负责对供应商的售后服务进行监督，定期收集使用部门的反馈意见，检查供应商的售后服务承诺履行情况。2.建立售后服务评价机制，使用部门可根据供应商的售后服务质量、响应速度、维修效果等方面对供应商进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要参考依据。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从需求提出到采购完成全过程的相关文件资料，主要有：1.采购申请表及审批文件。2.采购方式确定依据及相关文件。3.招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。4.采购合同及变更协议。5.验收报告。6.售后服务相关资料。7.供应商资质证明文件、评价记录等。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的要求，对采购文件资料进行分类、编号、装订成册。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和学校档案管理规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于五年，重大采购项目档案应长期保存。3.采购档案应存放于安全、防火、防潮、防虫的场所，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与利用1.学校内部各部门因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容，并应做好查阅记录。3.对于涉及商业秘密、国家机密等重要档案资料，应严格按照保密规定进行管理，未经授权不得对外泄露。九、监督与检查（一）内部监督机构学校设立采购监督管理小组，成员由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。采购监督管理小组负责对学校电气设备采购活动进行全程监督。（二）监督检查内容1.采购程序的执行情况，是否按照规定的采购方式、采购流程进行采购活动。2.采购合同的签订、履行情况，合同条款是否符合法律法规和学校要求，双方是否严格履行合同义务。3.采购资金的使用情况，是否按照预算安排