学校日用耗材采购制度

PAGE学校日用耗材采购制度一、总则（一）目的为了规范学校日用耗材采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证教学、办公等工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在日常教学、办公过程中所需的各类日用耗材的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.规范性原则采购流程应规范、透明，做到公平、公正、公开。3.效益性原则在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定专人负责日用耗材的采购工作。其职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、询价、谈判、签订合同等。3.负责采购物资的验收、入库、发放等工作。4.建立采购档案，记录采购过程和相关信息。（三）使用部门职责1.提出本部门日用耗材的需求计划，明确规格、数量、质量要求等。2.配合采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购物资的验收工作，对不符合要求的物资及时提出异议。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各使用部门应根据教学、办公实际需求，于每学期末或年初编制下学期或年度日用耗材需求计划。需求计划应详细列出所需耗材的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门汇总各使用部门需求计划后，结合库存情况，编制学校年度日用耗材采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间安排等内容。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的预计金额、运输费用、税费等所有相关费用。2.采购预算经学校财务部门审核后，报采购领导小组审议通过。采购预算应严格控制在学校年度经费预算范围内。（三）采购计划与预算调整1.因教学、办公需求变化等原因，需要调整采购计划或预算的，使用部门应及时提出申请，说明调整原因和调整内容。2.采购部门根据使用部门申请进行审核，提出调整建议，报采购领导小组审批。采购计划和预算调整后，应及时通知相关部门。四、供应商选择与管理（一）供应商准入条件1.具有合法经营资格，具备相关生产或经营资质证书。2.信誉良好，无不良经营记录和违法违规行为。3.产品质量符合国家相关标准和学校要求，具有良好的售后服务体系。4.具备一定的生产能力和供货能力，能够按时、按质、按量供应所需物资。（二）供应商选择程序1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。2.根据采购项目需求，从供应商名录中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价函或邀请参加投标。3.供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件，采购部门对其进行评审。评审内容包括产品质量、价格、售后服务、信誉等方面。4.根据评审结果，选择确定中标供应商或入围供应商，并与其签订采购合同。（三）供应商管理1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时提出整改意见，情节严重的取消其合作资格。3.建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作情况、评估结果等内容，以便对供应商进行动态管理。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明所需耗材的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门，采购部门对申请内容进行审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购实施1.询价采购对于金额较小、市场价格比较透明的日用耗材，采购部门可以采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况选择确定供应商。2.招标采购对于金额较大、技术复杂或有特殊要求的日用耗材，采购部门应采用招标采购方式。编制招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。3.谈判采购对于一些特殊情况，如独家代理产品、紧急采购等，采购部门可以采用谈判采购方式。与供应商进行谈判，协商确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。（三）合同签订采购部门与中标供应商或入围供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，双方应严格按照合同约定履行各自义务。（四）验收与入库1.采购物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和相关人员进行验收。验收人员应按照合同要求和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格的物资，办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资名称、规格、数量、入库日期等信息。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（五）付款1.采购物资验收合格且入库后，采购部门根据合同约定，填写付款申请单，附上发票、入库单等相关凭证，报学校财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照学校财务制度规定办理付款手续。付款方式应根据合同约定和学校财务规定执行，可以采用支票、转账、电汇等方式。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.采购领导小组定期对采购工作进行检查和指导，对发现的问题及时提出整改意见。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止违规行为发生。（二）审计监督学校审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购计划、采购预算、采购合同、采购过程、验收情况、付款情况等是否符合规定。对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购申请、采购合同、询价文件、投标文件、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。（二）档案管理要求1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理、归档和保管工作。2.采购档案应按照时间顺序和