学校日常采购制度

PAGE学校日常采购制度一、总则（一）目的为了规范学校日常采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级在日常教学、办公、生活等活动中所需物资、服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购方与供应商应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责如下：1.研究制定学校采购工作的政策、制度和规定。2.审议采购计划和采购预算。3.对重大采购项目进行决策。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.根据各部门需求，编制采购计划。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、谈判、签订合同等。3.负责采购项目的验收工作。4.建立采购档案，妥善保管采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。具体职责如下：1.根据实际工作需要，详细填写采购申请表，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的评标、谈判等活动，提供技术支持和意见。3.负责采购物品或服务的验收工作，并及时反馈使用情况。三、采购计划与预算（一）采购计划1.各需求部门应于每学期末或每年年初，根据本部门下学期或下一年度的工作安排，制定采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门汇总各需求部门的采购计划，结合学校实际情况和资金状况，编制学校年度采购计划。3.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。（二）采购预算1.采购预算由采购部门根据采购计划编制，经财务部门审核后，报学校采购领导小组批准。2.采购预算应严格控制在学校年度经费预算范围内，不得超预算采购。3.对于预算金额较大的采购项目，应进行专项论证，确保资金使用的合理性和必要性。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标程序如下：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序如下：采购部门根据采购项目特点，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照投标邀请书要求，编制投标文件并提交。采购部门组织开标、评标活动，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序如下：采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。采购部门邀请符合条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组与供应商进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和承诺。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向采购部门提交成交报告。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序如下：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交给学校采购领导小组。学校采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，批准后，采购部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序如下：采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求进行报价，询价小组对报价进行比较，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应采用书面形式，一式多份，由采购方、供应商双方签字（盖章）后生效。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购方和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，及时提供货物或服务。3.采购方应按照合同约定的付款方式，及时支付货款。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购方和供应商应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜。六、采购验收（一）验收标准1.采购物品或服务的验收应按照合同约定的质量标准进行。2.对于国家有强制性标准的，应按照国家标准进行验收。3.对于没有合同约定或国家标准的，应按照行业通行标准或双方认可的标准进行验收。（二）验收程序1.采购项目完成后，供应商应向采购部门提交验收申请，并提供相关资料。2.采购部门组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组，对采购项目进行验收。3.验收小组应按照验收标准对采购项目进行检查，并填写验收报告。4.验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后重新验收。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定支付货款。2.验收不合格的采购项目，采购部门应根据合同约定扣除相应货款，并要求供应商承担违约责任。3.对于多次验收不合格的供应商，采购部门应将其列入不良供应商名单，限制其参与学校采购活动。七、采购资金支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，供应商应向采购部门提交支付申请，并提供发票等相关凭证。2.采购部门对支付申请进行审核，审核无误后，填写付款审批单，报财务部门审批。（二）支付审批1.财务部门对付款审批单进行审核，审核内容包括采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、合法性、完整性。2.财务部门审核通过后，报学校领导审批。（三）资金支付1.学校领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式，及时支付货款。2.对于采用国库集中支付的采购项目，财务部门应按照国库集中支付制度的规定办理支付手续。八、采购监督与审计（一）内部监督1.学校采购领导小组负责对采购活动进行监督，定期检查采购制度的执行情况，发现问题及时整改。2.学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，确保采购活动的规范进行。（二）审计监督1.学校审计部门负责对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购文件（招标