学校总务采购制度及流程

PAGE学校总务采购制度及流程一、总则1.目的为了规范学校总务采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于学校总务部门进行的各类物资采购、服务采购等活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保障市场竞争的公平性。公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生及社会监督，确保采购过程的透明度。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益，实现学校资源的优化配置。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门学校总务部门为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：根据学校教学、科研、管理等工作需要，编制采购计划和预算。收集、整理采购需求信息，进行市场调研，选择合适的采购方式和供应商。组织采购谈判、合同签订、验收等工作，确保采购任务顺利完成。建立采购档案，妥善保管采购相关资料，包括采购申请、采购合同、验收报告等。3.采购监督部门学校纪检监察部门为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。对发现的违规违纪行为及时进行调查处理，并提出整改意见。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制各部门根据工作需要，于每年[具体时间]前向总务部门提交下一年度采购需求计划，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购需求计划应明确、具体、合理，避免模糊不清或随意变更。总务部门对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合学校实际情况和财力状况，编制学校年度采购计划。年度采购计划应涵盖各类物资采购、服务采购等项目，并按照轻重缓急进行排序。采购计划经学校采购领导小组审议通过后，报学校领导批准实施。2.采购预算编制总务部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应详细列出每个采购项目的预算金额，确保预算准确合理。采购预算经学校财务部门审核后，纳入学校年度预算管理。在采购过程中，严格控制预算执行，不得突破预算限额。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序进行审批。四、采购方式学校总务采购可根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择以下采购方式：1.公开招标适用范围：采购项目符合下列情形之一的，必须进行公开招标：采购货物或服务单项或批量金额达到省级以上人民政府规定的公开招标数额标准的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。招标程序：总务部门委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。招标代理机构应按照国家有关法律法规和招标文件要求，编制招标文件，发布招标公告。潜在投标人应在规定时间内报名并购买招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。招标代理机构组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。学校根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标人与学校签订采购合同。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。招标程序：总务部门从符合相应资格条件的供应商名单中随机选择不少于三家供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。后续开标、评标、定标等程序与公开招标相同。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。谈判程序：总务部门成立谈判小组，谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商在规定时间内提交响应文件，并与谈判小组进行谈判。谈判小组可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等进行必要的澄清、说明或者更正。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。成交供应商与学校签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：总务部门组织相关人员进行市场调研，论证采购项目只能从唯一供应商处采购的原因，并形成书面报告。书面报告经学校采购领导小组审议通过后，报学校领导批准。总务部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：总务部门成立询价小组，询价小组由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。成交供应商与学校签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购项目确定中标人或成交供应商后，总务部门应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同要求及时、足额提供货物或服务，学校应按照合同约定及时支付货款。总务部门应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。3.合同验收采购项目到货或服务完成后，总务部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准、技术要求等对采购项目进行检验，确保采购项目符合要求。验收合格后应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖学校公章。如验收不合格，总务部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，并对整改情况进行跟踪检查，直至验收合格。六、采购资金支付管理1.支付申请采购项目验收合格后，供应商应向总务部门提交支付申请，支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附上发票、验收报告等相关证明材料。2.支付审核总务部门对供应商提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购合同是否履行、发票是否真实有效、验收报告是否齐全等。审核无误后，总务部门填写支付审批单，报学校财务部门审核。3.支付审批学校财务部门对支付审批单进行审核，审核内容包括采购资金是否纳入预算、支付金额是否准确、支付方式是否合规等。审核通过后，报学校领导审批。4.资金支付学校领导审批通过后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间，及时足额支付采购资金。支付方式可采用银行转账、支票等方式。七、采购档案管理1.档案收集总务部门负责采购档案的收集工作，在采购活动结束后，及时将采购过程中形成的各类文件资料收集齐全，包括采购申请、采购计划、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、发票等。2.档案整理总务部门对收集到的采购档案进行整理，按照文件类型、时间顺序等进行分类，编制档案目录，确保档案资料整齐有序、便于查阅。3.档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全、完整。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[具体年限]年，重要采购项目档案保管期限为[具体年限]年。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经总务部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制、涂改、损毁档案资料。查阅人员应遵守档案管理制度，对查阅过程中知悉的商业秘密、学校机密等予以保密。八、监督与检查1.内部监督学校纪检监察部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.外部监督接受学校师生及社会监督，设立举报信箱和举报电话，对师生及社会反映的采购问题及时进行调查处理。3.检查内容采购计划和预算的执行情况。采购方式的选择是否符合规定。采购合同的签订、履行和验收情况。采购资金的支付情况。采购档案的管理情况。九、违规处理1.对违规供应商的处理供应商在采购活动中存在违规行为的，如提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等，学校将视情节轻重，采取警告、罚款、列入不良供应商名单、取消中标资格等措施，并依法追究其法律责任。因供应商违规行为给学校造成损失的，供应商应承担相应