学校总务采购制度

PAGE学校总务采购制度一、总则（一）目的为了规范学校总务采购行为，加强学校采购管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及所属单位的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，公平竞争，公正评标。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购资金的合理使用，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行机构学校总务部门作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划和采购预算。2.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、接收投标文件、组织评标等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、教职工代表等组成。负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动依法依规进行，防止违规违纪行为发生。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，在每年末向总务部门提交下一年度的采购预算申请。2.总务部门对各部门的采购预算申请进行汇总、审核和平衡，结合学校的财务状况和发展规划，编制学校年度采购预算草案。3.采购预算草案经学校采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。（三）预算监督1.学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向学校采购领导小组报告采购预算执行情况。2.采购监督小组对采购预算的执行情况进行全程监督，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类：单项或批量采购金额一次性达到10万元以上的。工程类：单项合同估算价在20万元以上的。服务类：单项合同估算价在10万元以上的。3.公开招标的采购程序按照国家有关法律法规和招标管理规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的采购程序按照国家有关法律法规和谈判管理规定执行。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的采购程序按照国家有关法律法规和询价管理规定执行。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给总务部门。2.《采购申请表》应附相关的技术要求、规格说明等资料，以便总务部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.总务部门收到采购申请后，对其进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。2.将审核通过的采购申请提交给学校采购领导小组进行审批。采购领导小组根据学校的采购政策和实际情况，对采购申请进行审议，并做出审批决定。3.对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关人员进行论证，确保采购项目的科学性和可行性。（三）采购实施1.根据采购审批结果，总务部门按照规定的采购方式组织采购活动。2.公开招标项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照国家有关法律法规和招标文件的要求，组织开标、评标等活动。3.邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目，总务部门应按照相应的采购程序，组织供应商进行谈判、报价、协商等活动。4.在采购过程中，总务部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，总务部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。3.采购合同签订后，应报学校采购领导小组备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，总务部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，由验收人员填写《验收报告》，并经相关人员签字确认。3.总务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，确保资金支付的安全和合规。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和学校采购政策的要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方当事人应按照合同约定履行各自的义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。3.学校应按照合同约定的付款方式和时间支付货款。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方当事人应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方当事人的权利和义务即告终止。2.在合同履行过程中，如因一方当事人违约或不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，双方当事人应协商解决合同终止事宜，并按照合同约定承担相应的责任。（五）合同档案管理1.采购合同签订后，总务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立采购合同档案。2.采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等资料，确保合同档案的完整性和准确性。3.采购合同档案应妥善保管，保管期限按照国家有关法律法规和学校档案管理规定执行。七、采购监督与考核（一）监督机制1.学校采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动依法依规进行。2.采购监督小组应定期对采购活动进行检查，发现问题及时督促整改。3.学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。（二）信息公开1.学校应建立采购信息公开制度，及时向教职工和社会公开采购项目的采购信息、采购结果等内容。2.采购信息公开的内容应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果、中标供应商等信息，确保采购信息的公开透明。（三）考核评价1.学校应建立采购工作考核评价制度，对总