学校总务处采购询价制度

PAGE学校总务处采购询价制度一、总则（一）目的为了规范学校总务处采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校总务处负责的所有采购项目，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、维修材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地向潜在供应商公开，接受学校师生和社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.学校各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至总务处。2.总务处对采购申请进行审核，核实采购项目的必要性、合规性以及预算的合理性。如申请不符合要求，及时与申请部门沟通并说明原因，要求其补充或修改相关信息。（二）成立询价小组1.对于金额较大或较为复杂的采购项目，总务处应成立询价小组。询价小组由总务处相关人员、使用部门代表、财务人员等组成，成员不少于三人。2.询价小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程，能够独立客观地履行职责。在询价过程中，成员应严格遵守保密规定，不得泄露与采购项目相关的信息。（三）制定询价文件1.询价小组根据采购项目的特点和需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格要求、报价要求、交货时间、售后服务等内容。2.询价文件应明确规定供应商的资格条件，如具有合法经营资质、良好的信誉、类似项目经验等。同时，应提供详细的报价清单格式，要求供应商按照规定填写报价明细。（四）发布询价信息1.通过学校官网、校内公告栏、电子邮件等渠道，向潜在供应商发布询价文件。发布信息应明确询价截止时间、报价方式、联系方式等关键信息。2.根据采购项目的实际情况，合理确定询价信息的发布范围，确保有足够数量的潜在供应商参与询价。对于一些特殊或专业性较强的采购项目，可邀请特定的供应商参与询价。（五）接收报价1.潜在供应商应在询价截止时间前，将密封好的报价文件送达指定地点或按照规定的电子方式提交报价。报价文件应包括报价函、报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。2.总务处负责接收供应商的报价文件，并进行登记和整理。在接收过程中，应检查报价文件的完整性和密封性，如发现问题及时与供应商沟通解决。（六）询价评审1.询价小组对收到的报价文件进行评审。评审过程中，应按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评价。2.评审标准应包括价格因素、质量因素、信誉因素、交货期因素等。在价格评审方面，应在保证采购质量的前提下，选择报价合理、性价比高的供应商。对于技术方案和售后服务，应重点评估其是否满足采购项目的需求。3.询价小组应根据评审结果，编写评审报告，推荐成交供应商。评审报告应包括采购项目概况概况、询价过程概述、供应商报价情况、评审标准及方法、评审结果等内容。（七）确定成交供应商1.根据询价小组推荐的成交供应商，总务处报学校相关领导审批。审批通过后，确定最终的成交供应商，并向其发出《成交通知书》。2.《成交通知书》应明确采购项目名称、规格型号、数量、成交金额、交货时间、售后服务要求等内容。成交供应商应在收到《成交通知书》后，按照规定与学校签订采购合同。（八）签订采购合同1.总务处与成交供应商按照《成交通知书》和询价文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.在签订合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、公平合理。对于合同中的重要条款，如质量保证、违约责任等，应重点关注并协商一致。合同签订后，应及时将合同副本归档保存。三、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与学校采购询价的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、经营资质证书、业绩证明、信誉情况等。2.定期更新供应商资格审查标准和流程，确保审查工作的科学性和有效性。对于新参与询价的供应商，应严格按照审查标准进行资格审核；对于已合作的供应商，应定期进行复审，如发现不符合资格条件的情况，及时取消其参与询价的资格。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为后续采购决策的重要参考依据。2.制定详细的供应商评价指标体系，包括产品质量合格率、交货准时率、售后服务响应时间、客户满意度等指标。定期收集供应商的相关数据，按照评价指标体系进行评分和排名。3.根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先选择其参与采购项目、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或取消合作资格等处理。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资质文件、报价记录、评价与考核结果等进行全面、动态的管理。确保供应商信息的准确性和完整性，便于查询和使用。2.定期更新供应商信息，及时掌握供应商的经营状况、资质变化等情况。对于供应商的重大信息变更，如法定代表人变更、经营范围变更等，应要求其及时提供相关证明文件，并更新系统信息。四、采购询价监督与管理（一）内部监督1.学校成立采购询价监督小组，负责对采购询价活动进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成，成员不少于三人。2.监督小组应定期检查采购询价制度的执行情况，对询价过程中的各个环节进行监督，确保采购活动符合规定程序和要求。如发现违规行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。3.加强对询价小组成员的监督管理，要求其严格遵守职业道德和工作纪律，不得与供应商串通谋取私利。询价小组成员应定期向监督小组报告询价工作进展情况，接受监督检查。（二）信息公开1.建立采购询价信息公开制度，及时将采购项目的相关信息向学校师生和社会公开。公开内容包括采购项目名称、采购金额、询价文件、供应商报价情况、成交供应商等信息。2.通过学校官网、校内公告栏等渠道，设立采购询价信息公开专栏，定期发布采购询价信息。同时，应提供信息查询方式，方便师生和社会公众查询相关信息，接受社会监督。（三）档案管理1.建立采购询价档案管理制度，对采购询价活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。档案内容应包括采购申请表、询价文件、报价文件、评审报告、采购合同等。2.采购询价档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。档案管理人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案的完整性和安全性