学校工会物品采购制度

PAGE学校工会物品采购制度一、总则（一）目的为加强学校工会物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、文体用品、节日慰问品、职工福利物品等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则遵循公平竞争原则，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，确保采购过程公正透明。3.效益原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.廉洁原则采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝采购过程中的腐败行为，确保采购活动廉洁高效。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校工会成立采购领导小组，由工会主席担任组长，工会副主席、财务委员等相关人员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购工作小组采购工作小组由工会办公室相关人员组成，负责具体实施采购活动。其职责包括：1.根据实际需求编制采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算等内容。2.收集供应商信息，进行市场调研，筛选合格供应商。3.组织采购谈判，起草采购合同，办理采购审批手续。4.负责采购物品的验收、入库、发放等工作，建立采购档案。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会办公室提交下一年度物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等。2.工会办公室汇总各部门采购申请，结合工会工作计划和经费预算，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行编制，确保预算合理准确。2.采购预算经学校工会委员会审议通过后，纳入学校财务预算管理。在采购过程中，严格控制预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按规定程序报采购领导小组和学校工会委员会审批。四、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物品采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。采购工作小组应在指定媒体上发布招标公告，邀请具备相应资质和能力的供应商参加投标。3.开标、评标过程应严格按照招标文件规定的程序进行，确保公平公正。评标委员会由学校工会代表、相关专业技术人员等组成，负责对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物品采购项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.采购工作小组应根据采购项目特点和需求，从符合条件的供应商名单中选择不少于三家供应商发出邀请招标邀请函。受邀供应商应在规定时间内提交投标文件，采购工作小组按照公开招标的评标程序进行评审，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.在招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情况下，可以采用竞争性谈判方式采购。2.采购工作小组应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，争取最有利的采购条件。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况下，可以采用单一来源采购方式。2.采购工作小组应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。论证通过后，报采购领导小组批准。采购工作小组应与单一供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购工作小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交工会办公室。（二）采购审批1.工会办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性和预算情况。初审通过后，报采购工作小组组长审批。2.采购工作小组组长根据采购申请情况，结合采购计划和预算安排，对采购申请进行审批。审批通过后，采购工作小组组织实施采购活动。（三）供应商选择与采购谈判1.采购工作小组根据采购项目特点和需求，通过多种渠道收集供应商信息，进行市场调研，筛选出符合条件的供应商名单。2.采购工作小组向入选供应商发出采购邀请，要求其提供报价文件和相关资质证明材料。采购工作小组对供应商的报价文件和资质证明材料进行审核，选择报价合理、资质良好的供应商进行采购谈判。3.在采购谈判过程中，采购工作小组应与供应商就采购物品的价格、质量、规格、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。采购谈判应形成谈判记录，双方代表签字确认。（四）合同签订1.采购谈判达成一致后，采购工作小组起草采购合同，明确双方的权利和义务、采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经采购工作小组组长审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，由工会主席代表学校工会与供应商签订采购合同。（五）采购验收1.采购物品到货前，采购工作小组应通知相关部门和人员做好验收准备工作。2.采购物品到货后，请购部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、规格、质量、性能等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。3.如发现采购物品存在质量问题或与采购合同不符的情况，采购工作小组应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。如供应商拒绝履行义务，采购工作小组应采取必要措施维护学校工会的合法权益，如通过法律途径解决。（六）采购付款1.采购物品验收合格后，采购工作小组应及时办理付款手续。付款前，采购工作小组应核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。2.采购付款应按照学校财务管理制度的规定进行操作，严格执行审批程序。付款凭证经采购工作小组组长、工会主席签字后，提交学校财务部门办理付款。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校工会应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。2.采购工作小组应严格按照采购制度和程序开展工作，自觉接受内部监督。在采购过程中，应如实记录采购活动的相关情况，并及时向采购领导小组报告。（二）信息公开1.学校工会应建立采购信息公开制度，定期将采购项目的采购计划、采购方式、采购结果等信息在学校内部进行公开，接受教职工的监督。2.采购信息公开应遵循真实、准确、完整、及时的原则，确保教职工能够全面了解采购活动的相关情况。（三）档案管理1.采购工作小组应建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购预算、采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.采购档案保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。七、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购活动中如有违反本制度规定的行为，如滥用职权、徇私舞弊、收受贿赂等，学校工会将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.采购人员因工作失误导致采购物品出现质量问题或给学校工会造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。学校工会将根据损失情况，要求采购人员进行赔偿，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）对供应商的责任追究1.供应商