学校小额采购内控制度

PAGE学校小额采购内控制度一、总则（一）目的为了加强学校小额采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的小额采购活动。小额采购是指单项或批量采购金额在规定限额以下的采购行为，具体限额标准按照国家和学校相关规定执行。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争的权利，维护学校和供应商的合法权益。3.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，合理确定采购需求，优化采购流程，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善学校小额采购管理制度，组织实施小额采购活动，协调解决采购过程中的问题，监督采购合同的执行情况。2.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，参与采购评审工作，配合采购管理部门签订采购合同，验收采购项目。3.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购活动进行财务监督。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。5.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容，并报采购管理部门审核。2.采购管理部门应当对需求部门报送的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、合规性等。审核通过后的采购预算报学校财务部门汇总，纳入学校年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照学校预算管理规定办理相关审批手续。2.财务部门应当按照采购合同约定和资金支付程序，及时支付采购资金。采购资金支付应当严格审核相关凭证，确保资金支付的真实性、合法性、准确性。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、学校事业发展需要等原因，确需增加或减少采购项目的；因市场价格波动、技术规格变更等原因，导致原采购预算金额发生较大变化的；其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请应当由需求部门提出，经采购管理部门审核后，报学校财务部门审批。预算调整审批通过后，按照本制度规定的采购程序组织实施采购活动。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《学校小额采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并加盖部门公章。2.《学校小额采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到需求部门报送的《学校小额采购申请表》后，应当对采购项目的必要性、合理性、合规性等进行审核。审核通过后，报学校分管领导审批。2.学校分管领导根据采购项目的具体情况进行审批，审批通过的采购项目进入采购实施环节；审批不通过的，采购管理部门应当及时通知需求部门，并说明理由。（三）采购实施1.确定采购方式：根据采购项目的特点和金额大小，按照国家和学校相关规定，选择合适的采购方式。小额采购方式主要包括询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。询价采购：适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应当向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门应当成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应当对谈判文件的响应情况、技术方案、价格、售后服务等进行综合评审，按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门应当组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。论证通过后，报学校分管领导审批。经审批同意后，采购管理部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。2.发布采购信息：根据确定的采购方式，采购管理部门通过学校官网、校内公告栏等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。采购信息应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式、供应商资格条件、报名时间、报名方式、采购文件获取方式等内容。3.供应商报名：供应商应当在规定的报名时间内，按照采购信息要求，向采购管理部门提交报名材料。报名材料应当包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、供应商资格声明、业绩证明材料、售后服务承诺等。采购管理部门应当对供应商提交的报名材料进行审核，符合要求的供应商予以登记。4.采购文件发放：采购管理部门向登记合格的供应商发放采购文件。采购文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、报价要求、评标标准、合同条款等内容。供应商应当按照采购文件要求编制响应文件，并在规定的时间内提交给采购管理部门。5.评审：采购管理部门组织成立评审小组，对供应商提交的响应文件进行评审。评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，人数应当为三人以上单数。评审小组应当按照采购文件规定的评标标准进行评审，客观、公正地评价供应商的响应文件。评审过程应当记录在案，评审结果应当当场宣布。6.确定成交供应商：评审小组根据评审结果，按照采购文件规定的成交标准确定成交供应商。采购管理部门应当向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有参与采购活动的供应商。7.签订采购合同：采购管理部门与成交供应商应当在成交通知书发出之日起规定时间内，按照采购文件和响应文件的内容签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，报学校财务部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收合格的，需求部门应当填写《学校小额采购验收单》，验收人员签字确认后，报采购管理部门备案。验收不合格的，需求部门应当及时通知采购管理部门和供应商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒不整改或退换货物的，需求部门应当按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应当按照采购合同约定，填写《学校小额采购付款申请表》，经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门应当对《学校小额采购付款申请表》及相关凭证进行审核，审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理采购资金支付手续。四|采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于采购预算风险、采购方式选择风险、供应商选择风险、采购合同风险、采购验收风险、采购付款风险等。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应当配合采购管理部门进行风险识别工作，及时提供相关信息和资料。（二）风险评估1.采购管理部门应当对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。2.根据风险评估结果，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施，对高风险等级的风险因素进行重点监控和管理。（三）风险应对1.采购预算风险应对：加强采购预算编制的科学性和准确性，严格控制预算执行，建立预算调整审批制度，确保采购活动不超预算。2.采购方式选择风险应对：严格按照国家和学校相关规定选择采购方式，加强对采购方式选择的论证和审批；对于竞争性谈判采购、单一来源采购等特殊采购方式，应当组织相关人员进行充分论证，确保采购方式选择的合理性和合规性。3.供应商选择风险应对：建立健全供应商管理制度，加强对供应商的资格审查和信用评价；通过多种渠道了解供应商的信誉、业绩、产品质量等情况，选择优质供应商参与采购活动；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。4.采购合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照采购文件和响应文件签订采购合同；合同条款应当明确、具体、合法，避免出现模糊不清、歧义或违法条款；加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.采购验收风险应对：明确采购验收的标准和程序，加强对验收人员的培训和管理；验收人员应当严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求；对于验收不合格的采购项目，应当及时采取措施进行处理，保障学校利益。6.采购付款风险应对：加强采购付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续；财务部门应当对付款凭证进行严格审核，确保付款的真实性、合法性、准确性；建立采购付款跟踪机制，及时掌握采购资金的支付情况，防范付款风险。五、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全内部监督制度，加强对采购活动全过程的监督和管理。定期对采购项目的采购程序、采购文件、采购合同、采购验收、采购付款等进行检查，发现问题及时整改。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应当按照各自职责，对采购活动进行监督。需求部门应当配合采购管理部门做好采购项目的需求提出、验收等工作，确保采购项目符合实际需要；财务部门应当加强对采购资金的管理和监督，确保资金使用合法、合规、安全；审计部门应当定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，发现问题及时提出审计意见和建议。（二）外部监督1.学校应当接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部部门的监督检查，积极配合外部部门做好相关工作。对于外部部门提出的意见和建议，应当认真整改落实。2.学校应当建立健全投诉举报制度，接受供应商和社会公众的监督。对于供应商和社会公众反映的采购活动中的问题，应当及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。六、信息管理（一）采购档案管理1.采购管理部门应当建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应当包括采购申请表、采购文件、响应文件、评审记录、采购合同、验收单、付款凭证等。2.采购档案的保存期限应当按照国家和学校相关规定执行，一般不少于[具体年限]年。采购档案应当妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（二）采购信息公开1.采购管理部门应当按照国家和学