学校物品耗材采购制度

PAGE学校物品耗材采购制度一、总则（一）目的为规范学校物品耗材采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、科研、行政办公等活动中所需物品耗材的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购操作，确保采购过程公开、公平、公正。3.效益性原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究决定学校采购工作的重大事项和政策。审议采购预算、采购计划等重要文件。监督采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.组成：学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购工作。2.职责贯彻执行采购领导小组的决策和要求。编制采购预算和采购计划。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标、签订合同等。建立采购档案，记录采购过程和相关资料。负责与供应商的沟通协调及售后服务跟踪。（三）需求部门1.职责根据教学、科研、行政办公等实际需求，提出物品耗材的采购申请。参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。配合采购执行部门做好采购相关工作。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作任务和实际需要，于每年[具体时间]前编制下一年度物品耗材采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和预期效益。3.采购执行部门对各需求部门的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况，提出调整建议，报采购领导小组审议。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购执行部门制定年度采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式等。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，确保重点项目优先采购。对于紧急采购项目，需求部门应填写紧急采购申请表，说明紧急原因和预计采购金额，经采购执行部门审核后报采购领导小组批准，可特事特办，简化采购程序，但必须保证采购质量和合规性。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上。服务类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上。2.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门在规定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。对报名的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织投标人踏勘现场、答疑等活动。开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标要求进行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。在谈判文件确定的谈判时间和地点，谈判小组与供应商进行谈判，供应商应提供报价文件和谈判响应文件。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将论证意见报采购领导小组审批。采购执行部门与单一供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行协商，达成一致后签订合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商不少于[具体数量]家。向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购物品耗材的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算情况等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，报采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和质量情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购执行部门应及时与中标（成交）供应商签订合同。2.合同应明确采购物品耗材名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。3.合同签订后，采购执行部门应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。2.验收人员应按照合同要求和相关标准对采购物品耗材的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，填写验收报告。3.验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。4.采购执行部门应跟踪验收情况，确保采购项目达到预期要求。（六）付款1.财务部门根据合同约定和验收报告，审核采购执行部门提交的付款申请。2.审核无误后，按照学校财务管理制度办理付款手续，及时支付货款。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款时间和金额进行支付。六、采购监督与管理（一）内部监督机制1.学校建立健全采购监督机制，采购领导小组定期对采购工作进行检查和监督，确保采购活动合法合规。2.审计部门对采购项目进行定期审计和专项审计，重点审查采购程序执行情况、采购资金使用情况、采购合同履行情况等，发现问题及时督促整改。3.纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员责任。（二）供应商管理1.采购执行部门建立供应商信息库，对供应商的基本情况、经营业绩、信誉状况等进行记录和管理。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.与供应商签订廉洁协议，要求供应商遵守法律法规和学校采购制度，不得进行不正当竞争和商业贿赂行为（三）采购档案管理1.采购执行部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管