政府采购决策制度

PAGE政府采购决策制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本决策制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：追求采购资金的最佳使用效益，确保所采购的货物、工程和服务符合本公司/组织实际需求，性价比最优。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正，接受内部监督和社会公众监督。4.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，保证采购项目获得质量优良、价格合理的货物、工程和服务。5.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购决策组织架构（一）采购决策领导小组1.组成人员：由公司/组织高层管理人员、财务部门负责人、审计部门负责人、使用部门代表等组成。2.职责负责审议和决策重大采购项目及采购预算。监督采购流程的合规性和公正性。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.组成人员：设采购经理、采购专员等岗位。2.职责负责具体采购项目的实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等。收集和整理采购相关信息，为采购决策提供数据支持。与供应商进行沟通协调，确保采购任务顺利完成，并及时反馈采购过程中的问题。（三）使用部门1.职责根据实际工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的评审工作，对采购项目的适用性和可行性发表意见。协助采购执行部门验收采购项目，确保符合本部门使用要求。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，提供资金支持方面的建议。参与采购合同的审核，确保合同中的资金条款符合财务规定。对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。（五）审计部门1.职责对采购活动进行全过程审计监督，检查采购行为是否合规。对采购项目的成本效益进行评估，提出审计意见和建议。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据下一年度工作任务和发展规划，结合现有资产状况，于每年规定时间前提出采购需求计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预计金额等。2.采购执行部门对使用部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合市场价格走势等因素，编制采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、资金来源的可靠性等，将审核后的采购预算草案提交采购决策领导小组审议。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的金额等。2.采购执行部门对使用部门提出的预算调整申请进行审核，核实调整的必要性和合理性，并提出审核意见。3.财务部门对预算调整申请进行财务审核，评估调整对资金安排的影响。4.采购预算调整申请经采购决策领导小组审议通过后实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，但通过公开招标方式能够满足的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，但公开招标方式能够满足的。不能事先计算出采购项目价格总额的，但公开招标方式能够满足的。2.招标程序采购执行部门编制公开招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款及评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标和定标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，经批准可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购执行部门根据采购项目特点和供应商信息，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间内送达指定地点投标。采购执行部门组织开标和评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件邀请书。供应商在规定时间内提交响应文件，谈判小组与供应商逐一进行谈判，根据谈判情况要求供应商对响应文件进行澄清、承诺或者最后报价。谈判小组根据谈判文件确定的评定成交标准，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，并说明采用单一来源采购方式的原因和理由以及拟采购的货物、工程和服务的名称、数量、规格、金额等。采购决策领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。经批准后，采购执行部门与单一供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务条款及报价要求等内容。通过发布询价公告、从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取或者采购人和评审专家分别书面推荐的方式确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求及用途等，并经部门负责人签字确认后提交给采购执行部门。（二）需求调研与论证1.采购执行部门收到采购申请后，对采购项目进行需求调研，了解市场上相关货物、工程和服务的供应情况、价格水平及技术参数等信息。2.对于重大采购项目，采购执行部门组织相关部门和专家进行论证，评估采购项目的必要性、可行性和合理性，并形成论证报告。（三）供应商选择与采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购执行部门确定供应商选择标准和范围，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对潜在供应商进行资格审查，筛选出符合要求的供应商名单。3.采购执行部门根据采购项目需求和供应商情况，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。（四）采购文件发布与投标（响应）文件接收1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门在规定的媒体上发布采购文件，邀请潜在供应商参与投标，并明确投标文件的提交截止时间和地点。2.对于竞争性谈判采购方式，采购执行部门向确定参加谈判的供应商发出谈判文件，并要求其在规定时间内提交响应文件。3.采购执行部门接收供应商提交的投标（响应）文件，并进行登记和编号。（五）开标（谈判、询价）与评标（评审）1.按照采购文件规定的时间和地点组织开标会议，开标时由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.对于竞争性谈判采购方式，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商对谈判文件进行澄清、承诺或者最后报价，并根据谈判情况进行评审。3.对于询价采购方式，询价小组对供应商的报价文件进行评审，并根据评审结果确定成交供应商。（六）中标（成交）供应商确定与合同签订1.根据评标结果或评审意见，采购执行部门确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。2.采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门通知使用部门和相关人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收。2.验收小组对采购项目的数量、质量及性能等进行检查，填写验收报告，验收合格的由验收小组成员签字确认，验收不合格的应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。（八）采购付款1.采购执行部门根据采购合同约定，在收到供应商提交的发票及相关证明文件后，填写付款申请单，经采购部门负责人、财务部门审核后提交给公司/组织领导审批。2.财务部门按照审批后的付款申请单办理付款手续，并对采购资金的支付进行账务处理。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等，并出具审计报告。2.在采购项目实施过程中，采购决策领导小组、财务部门、使用部门等有权对采购活动进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，采购执行部门定期对供应商的供货质量交货期、售后服务等情况进行评价，评价结果作为供应商后续合作和采购项目选择的重要依据。2.对于出现供货质量问题、交货延迟、售后服务不到位等