学校单位采购内控制度

PAGE学校单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强学校单位采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进学校各项事业健康发展，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格遵守政府采购程序和规定。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受监督检查，确保采购活动公平、公正、公开。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行合同约定，维护自身信誉和学校利益。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购计划，组织采购活动，审核采购合同，协调采购过程中的相关事宜。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，监督采购资金使用情况。3.资产管理部门：负责对采购资产进行验收、登记、入账、保管等工作，定期进行资产清查。4.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量和使用效果负责。5.监督部门：负责对采购活动进行全过程监督检查，受理采购投诉，查处违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门会同财务部门根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合各部门、各单位的采购需求，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应当根据市场价格变化、学校实际需求等因素进行合理预测和调整，确保预算的准确性和可行性。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准后执行。3.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行分析和评价，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整等不可预见因素，导致原采购预算无法执行的，采购管理部门应当及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应当说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。3.预算调整申请经采购管理部门审核后，报学校领导审批。经批准的预算调整申请，应当作为调整采购预算的依据。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据学校采购预算和各部门、各单位的采购需求，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合市场供应情况和学校实际需求，合理安排采购时间和采购数量，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.年度采购计划和月度采购计划应当报学校领导审批。经批准的采购计划，应当作为组织采购活动的依据。2.采购计划审批过程中，学校领导应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审查，确保采购计划符合学校实际情况和发展需要。（三）计划执行1.采购管理部门应当按照批准的采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应当按照规定的程序报经批准后执行。3.采购管理部门应当定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现和解决计划执行中存在的问题，确保采购计划顺利实施。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保招标过程公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。3.邀请招标应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保招标过程公平、公正、公开。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保谈判过程公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保采购过程公平、公正、公开。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。3.询价应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保询价过程公平、公正、公开。五、采购流程管理（一）采购申请1.各部门、各单位根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间、采购方式等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核通过后，按照规定的程序进行采购。（二）采购审批1.采购管理部门根据采购申请表，编制采购计划，报学校领导审批。2.学校领导对采购计划进行审批，审批通过后，采购管理部门按照批准的采购计划组织采购活动。3.采购金额较大或者涉及重大项目的采购，应当提交学校采购领导小组审议。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购计划，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应当按照国家有关法律法规和政府采购程序进行招标。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应当按照规定的程序进行谈判、采购、询价。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容，并加盖学校公章和供应商公章。3.采购合同签订后，应当及时报财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收合格后，使用部门应当填写验收报告，报采购管理部门。3.采购管理部门根据验收报告，审核采购合同执行情况，报财务部门办理付款手续。4.财务部门应当按照采购合同约定，及时支付采购款项。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析潜在风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购风险主要包括采购计划风险、采购方式风险、采购合同风险、采购验收风险、采购付款风险等。（二）风险评估1.采购管理部门应当根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个等级。对于高风险等级的采购项目，应当采取重点监控和防范措施。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施。2.对于采购计划风险，应当加强采购计划的编制和审核，确保采购计划合理可行。3.对于采购方式风险，应当严格按照规定选择采购方式，确保采购过程公平、公正、公开。4.对于采购合同风险，应当加强采购合同的签订、审核和管理，确保采购合同合法有效。5.对于采购验收风险，应当加强采购项目的验收工作，确保采购项目质量符合要求。6.对于采购付款风险，应当加强采购付款的审核和管理，确保采购款项支付安全。七、采购监督检查（一）内部监督1.学校监督部门应当定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否公正等。2.采购管理部门应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的自我监督和管理。3.财务部门应当加强对采购资金使用情况的监督检查，确保采购资金使用合法合规。4.资产管理部门应当加强对采购资产的验收、登记、入账、保管等工作的监督检查，确保采购资产安全完整。（二）外部监督1.学校采购活动应当接受国家有关部门和社会公众的监督检查。2.采购管理部门应当按照规定及时公开采购信息，接受社会公