学校内控采购管理制度

PAGE学校内控采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购决策应公正，避免偏袒和歧视，维护供应商和承包商的合法权益。5.效益原则：注重采购资金的使用效益，提高采购质量和效率，实现资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议学校采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，负责具体的采购工作。其主要职责包括：1.贯彻执行学校采购管理制度和采购计划。2.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商和承包商进行沟通协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件和资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，作为采购监督机构。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。其主要职责包括：1.监督采购活动是否遵守国家法律法规和学校采购管理制度。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.对采购过程进行监督，受理供应商和承包商的投诉举报。4.对采购项目进行审计监督。（四）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和工作需要，结合上一年度采购实际情况，编制本部门年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行编制。3.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，形成学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议。（二）预算审批学校采购领导小组对采购预算草案进行审议后，报学校党委常委会或校长办公会审批。经审批后的采购预算作为学校年度采购工作的依据。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号（技术参数）、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购金额较大或情况复杂的采购项目，需提交学校党委常委会或校长办公会审议。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求（技术规格、数量、质量要求等）、采购合同条款、评标标准等内容。（四）采购信息发布采购部门将采购文件在学校官网、政府采购指定媒体等平台上发布，公开采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。（五）供应商报名与资格审查1.潜在供应商按照采购文件要求进行报名，提交相关证明材料。2.采购部门对报名供应商进行资格审查筛选，确定符合条件的供应商名单。（六）开标评标（谈判、询价等）1.采购部门组织开标评标（谈判、询价等）活动，按照采购文件规定的程序和评标标准进行评审。2.评标委员会（谈判小组、询价小组）由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，负责对供应商的投标文件（响应文件）进行评审，推荐中标（成交）候选人。（七）中标（成交）公示采购部门将中标（成交）候选人名单在学校官网、政府采购指定媒体等平台上进行公示。公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有异议，应及时调查处理。（八）合同签订公示无异议后，采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购部门组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组，按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等，工程的质量、进度、验收资料等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，验收小组出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同签订前，采购部门应将合同草案报学校法律事务部门或法律顾问进行合法性审查。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续。（三）合同监督采购监督小组应对采购合同的履行情况进行监督检查，确保合同双方严格履行合同义务。（四）合同归档采购部门应将采购合同及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。2.各需求部门、采购监督小组等应积极配合采购部门进行风险识别工作，及时提供相关信息和线索。（二）风险评估采购部门对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施；对于低风险因素，应进行日常关注。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，调整风险应对策略。八、采购绩效评价（一）评价指标1.采购质量指标：如货物的合格率、工程的优良率、服务的满意度等。2.采购价格指标：如采购价格与市场价格的差异率、采购成本节约率等。3.采购效率指标：如采购周期、合同签订及时率、验收及时率等。4.采购合规指标：如采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的合法性等。（二）评价方法1.定期评价：采购部门定期对采购项目进行绩效评价，形成绩效评价报告。2.综合评价：结合采购质量、价格、效率、合规等方面的指标，对采购部门的整体工作进行综合评价。（三）评价结果应用1.将采购绩效评价结果作为采购部门和采购人员考核的重要依据，激励采购部门和采购人员提高工作质量和效率。2.根据采购绩效评价结果，总结经验教训，不断完善采购管理制度和采购流程。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否合法等。2.审计部门对采购项目进行审计监督，审查采购资金的使用情况、采购项目的效益情况等。3.学校纪检监察部门对采购