学校修缮工程采购制度

PAGE学校修缮工程采购制度一、总则（一）目的为规范学校修缮工程采购行为，加强对修缮工程采购活动的管理与监督，确保修缮工程质量，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及生活秩序的正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校范围内所有修缮工程的采购活动，包括但不限于教学楼、办公楼、图书馆、学生宿舍、食堂等建筑物及附属设施的维修、改造、装修等项目。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，接受学校师生及社会的监督。4.质量优先原则在满足项目需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保修缮工程质量。5.效益原则合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立修缮工程采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审定修缮工程采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购过程进行监督和指导，协调解决采购过程中出现的问题。（二）采购执行部门学校指定专门的职能部门（如后勤管理部门或基建部门）作为采购执行部门，负责具体组织实施修缮工程采购活动。其主要职责包括：1.根据学校实际需求和发展规划，编制修缮工程采购计划；2.组织采购项目的需求调研、方案设计、文件编制等前期工作；3.按照规定的采购方式和程序组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等；4.与中标供应商签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督；5.整理和归档采购项目的相关文件资料，接受学校审计和监督部门的检查。（三）监督部门学校审计部门和纪检监察部门负责对修缮工程采购活动进行全程监督，审查采购程序的合法性、合规性，监督采购过程中的廉洁自律情况，对发现的问题及时进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应每年定期开展修缮工程需求调研，广泛征求学校各部门及师生的意见和建议，结合学校实际情况和发展规划，编制下一年度修缮工程采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、地点、内容、规模、预算金额、预计实施时间等详细信息，并按照轻重缓急进行排序。3.采购计划编制完成后，需经学校相关部门审核，并报采购决策机构审定后实施。（二）采购预算管理1.采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应涵盖项目所需的全部费用，包括工程费用、设备购置费用、监理费用、设计费用、招标代理费用等。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑项目的实际需求和市场价格波动因素，确保预算的准确性和可靠性。3.采购预算经学校财务部门审核后，报采购决策机构审定。采购过程中，严格控制预算执行，如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的修缮工程采购项目，必须进行公开招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；与工程建设有关的货物、服务等采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；单项合同估算价低于上述规定标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件；在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于5个工作日；接受潜在供应商报名，对报名供应商进行资格审查；组织开标、评标活动，确定中标候选人；发布中标公告，公示期不得少于3个工作日；与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的修缮工程采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门确定邀请供应商名单，邀请供应商数量不得少于3家；向邀请供应商发出投标邀请书；组织开标、评标活动，确定中标候选人；发布中标公告，公示期不得少于3个工作日；与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的修缮工程采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3；制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项；发布谈判公告或邀请供应商参加谈判；组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求进行报价和提供技术方案等；谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价；谈判小组根据谈判文件确定的评定成交的标准进行评审，确定成交供应商；发布成交公告，公示期不得少于3个工作日；与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的修缮工程采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门组织相关人员进行论证，形成论证意见；将论证意见报采购决策机构审批；采购执行部门与供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同；采购执行部门将采购项目的相关情况向学校师生及社会进行公示，公示期不得少于5个工作日。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的修缮工程采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3；制定询价文件，明确询价项目的技术规格、数量、价格等要求；向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书；供应商按照询价通知书的要求进行报价；询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商；发布成交公告，公示期不得少于3个工作日；与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）项目申报与审批1.学校各部门及师生根据实际需求，填写修缮工程项目申报书，详细说明项目名称、地点、内容、预算等情况，并提交给采购执行部门。2.采购执行部门对申报项目进行初审，审核通过后报采购决策机构审批。采购决策机构根据学校实际情况和发展规划，对申报项目进行审定，确定是否纳入采购计划。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和需求，委托具有相应资质的招标代理机构或自行编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、验收方法、付款方式、售后服务条款等实质性内容，确保采购活动的顺利进行。（三）信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在指定的媒体上发布采购公告（邀请书），公告（邀请书）应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应在学校内部网站或其他指定渠道发布采购信息，并向相关供应商发出采购文件。（四）供应商报名与资格审查1.潜在供应商应在规定的时间内按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。2.采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（五）开标评标（谈判、询价）1.公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价项目应按照规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）活动应在采购决策机构、监督部门及相关人员的监督下进行。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标（谈判、询价）过程中，评标（谈判、询价）小组应按照采购文件规定的评标（谈判、询价）标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标（成交）候选人。（六）中标（成交）公示与合同签订1.采购执行部门应将中标（成交）候选人名单在指定的媒体或学校内部网站上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示无异议后，确定中标（成交）供应商。2.采购执行部门应与中标（成交）供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购项目的内容、价格、质量标准、验收方法、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。六、合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起30日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。合同签订前，应确保合同条款符合采购文件的要求，合同内容完整、准确、合法。（二）合同履行1.采购执行部门应按照合同约定，及时向供应商支付预付款、进度款等款项，确保合同的顺利履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并接受采购执行部门的监督和检查。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购执行部门应按照法律法规的规定办理相关手续，并及时通知供应商。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。（五）合同归档采购执行部门应将采购合同及相关文件资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、中标（成交）通知书、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等资料，以备查阅和审计。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门和纪检监察部门应定期对修缮工程采购活动进行监督检查，审查采购程序的合法性、合规性，监督采购过程中的廉洁自律情况。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和培训，规范采购行为，确保采购活动的公正、公平、公开。（二）外部监督1.学校应主动接受社会监督，对于重大修缮工程采购项目，应及时向社会公开采购信息，接受师生及社会各界的监督和质疑。2.如供应商或其他利害关系人对采购活动提出质疑或投诉，学校应按照相关法律法规的规定及时进行处理，并将处理结果及时反馈给相关方。八、责任追究（一）供应商责任1.供应商在采购活动中如有下列行为之一的，应承担相应的法律责任：提供虚假材料谋取中标（成交）的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.对于供应商的违法行为，学校将依法依规进行处理，情节严重的，将禁止其参与学校今后的采购活动，并向相关部