学校低值易耗品采购制度

PAGE学校低值易耗品采购制度一、总则（一）目的为加强学校低值易耗品采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各教学单位在教学、科研、行政办公等活动中所需低值易耗品的采购。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.计划性原则根据学校教学、科研和行政办公的实际需求，制定科学合理的采购计划，避免盲目采购。3.效益性原则在保证质量的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本，提高资金使用效益。4.公正性原则采购过程应公开透明，接受学校内部监督和社会监督，确保公平公正。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责统筹协调全校低值易耗品采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善学校低值易耗品采购管理制度及相关流程。2.审核各部门、各教学单位的采购计划，汇总编制全校年度采购计划。3.组织实施集中采购项目，对分散采购项目进行指导和监督。4.建立和管理学校低值易耗品供应商库，负责供应商的资质审核、评估和选择。5.协调处理采购过程中的争议和纠纷，对采购违规行为进行调查和处理。（二）需求部门各部门、各教学单位为低值易耗品的需求部门，负责提出本部门的采购申请，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、用途等详细信息，并对采购物品的质量和适用性负责。其主要职责包括：1.根据教学、科研和行政办公的实际需求，编制本部门的采购计划，并报采购管理部门审核。2.参与采购项目的市场调研、供应商选择、合同签订等工作。3.负责采购物品的验收、保管和使用，并及时反馈采购物品的质量和使用情况。（三）财务部门财务部门负责低值易耗品采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。其主要职责包括：1.根据学校年度预算安排，审核采购计划的资金预算，确保采购资金的合理使用。2.对采购合同进行审核，办理采购资金的支付手续，确保资金支付安全。3.负责采购项目的账务核算和资产管理，定期与采购管理部门和需求部门核对账目。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据本部门教学、科研和行政办公的实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购计划，并报送采购管理部门。2.在编制采购计划时，应详细填写采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、资金预算等信息，并对采购物品的必要性和可行性进行说明。3.采购管理部门对各需求部门报送的采购计划进行审核，结合学校实际情况和资金预算，汇总编制全校年度采购计划，报学校领导审批后执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出书面申请，说明调整的原因、内容和时间。2.采购管理部门对需求部门提出的采购计划调整申请进行审核，报学校领导审批后进行调整。调整后的采购计划应及时通知财务部门和相关部门。四、采购方式（一）集中采购1.对于金额较大、通用性强、采购频率高的低值易耗品，实行集中采购。集中采购项目由采购管理部门统一组织实施，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。2.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定详细的采购文件，明确采购的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.在采购过程中，应严格按照采购文件的要求进行评标和定标，确保采购结果的公平公正。评标委员会应由学校相关部门的代表、专家组成，评标过程应记录在案。（二）分散采购1.对于金额较小、通用性较差、采购频率低的低值易耗品，实行分散采购。分散采购项目由需求部门自行组织实施，采购方式可参照集中采购的相关规定执行。2.需求部门在进行分散采购时，应填写《低值易耗品采购申请表》，经本部门负责人审批后，报采购管理部门备案。3.采购管理部门应加强对分散采购项目的指导和监督，确保采购过程合法合规。五、供应商管理（一）供应商库的建立1.采购管理部门应建立学校低值易耗品供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行登记和管理。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供质量合格、价格合理的产品和服务。3.采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（二）供应商的选择1.在进行采购时，应优先从供应商库中选择供应商。如供应商库中没有合适的供应商，采购管理部门可通过公开征集、推荐等方式寻找新的供应商。2.采购管理部门应对新供应商的资质进行审核，组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、售后服务等方面的情况。3.根据考察结果，采购管理部门会同需求部门对供应商进行综合评估，选择优质供应商作为采购对象。（三）供应商的考核1.采购管理部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核。2.考核方式可采用定期评价、不定期抽查、用户反馈等方式进行。考核结果应记录在案，并作为供应商续用、淘汰的重要依据。3.对于考核不合格的供应商，采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商库中淘汰。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据本部门的采购计划，填写《低值易耗品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，并经本部门负责人审批签字。2.《低值易耗品采购申请表》应提交采购管理部门审核，采购管理部门根据学校采购政策和资金预算，对采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。（二）采购实施1.采购管理部门根据学校领导的审批意见，组织实施采购项目。对于集中采购项目，采购管理部门应按照相关采购方式的规定，发布采购公告、邀请供应商投标、组织开标评标等工作。2.对于分散采购项目，需求部门应按照采购管理部门的指导意见，自行组织采购活动。在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和学校采购制度的规定，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应报采购管理部门和财务部门备案。（三）验收付款1.采购物品到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同的要求，对采购物品的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写《低值易耗品验收单》，并由验收人员签字确认。《低值易耗品验收单》应作为支付货款的依据之一。3.财务部门根据采购合同和《低值易耗品验收单》，对采购资金进行审核，办理支付手续。支付方式应按照学校财务制度的规定执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校设立专门的采购监督小组，负责对学校低值易耗品采购活动进行全程监督。采购监督小组应由学校纪检监察部门、审计部门、采购管理部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的实施情况等进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.采购管理部门应定期向采购监督小组汇报采购工作情况，接受监督小组的监督和指导。（二）审计监督1.学校审计部门应定期对学校低值易耗品采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等方面。2.审计部门在审计过程中