媒介采购内控管理制度

PAGE媒介采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强公司媒介采购管理，规范采购流程，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，提高公司资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及媒介采购的活动，包括但不限于广告投放、媒体合作、宣传物料采购等相关媒介资源的获取。（三）基本原则1.合法性原则：媒介采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。3.效益原则：以实现公司战略目标为导向，通过合理的采购决策和流程控制，优化采购成本，提高采购效益，实现公司资源的最优配置。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各类风险，建立有效的风险防控机制，保障公司利益不受损害。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定媒介采购计划，根据公司业务需求和预算安排，确定采购项目、数量、时间等具体内容。2.组织实施媒介采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、管理和考核。（二）市场部门1.提供媒介采购需求分析和市场信息，协助采购部门制定采购策略。2.参与采购谈判，从市场推广角度对采购内容提出专业意见和建议。3.负责对采购后的媒介资源使用效果进行评估和反馈。（三）财务部门1.审核媒介采购预算，确保采购活动在预算范围内进行。2.负责采购款项的支付审核和账务处理，监督采购资金的使用情况。3.参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。（四）法务部门1.审核采购合同，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。2.为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。（五）审计部门1.对媒介采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购结果的合理性。2.对采购项目进行绩效审计，评估采购资金的使用效益。三、采购流程（一）需求申请1.各部门根据业务发展需要，填写《媒介采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、规格、数量、时间要求、预算金额等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对需求申请进行初步审核，核实需求的合理性和必要性，对于不符合公司规定或超出预算的需求，及时与申请部门沟通调整。（二）采购计划制定1.采购部门根据审核通过的需求申请，结合公司年度预算和资源状况，制定媒介采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、时间安排、责任人等。2.将采购计划提交至相关部门负责人审批，审批通过后作为采购活动的执行依据。（三）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发送《采购邀请书》，邀请其参与项目投标或报价。3.对参与投标或报价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。4.组织供应商进行现场考察或提供样品，评估其生产能力、产品质量、服务水平等实际情况。5.采用综合评分法或最低价法等方式对供应商进行评标，确定中标供应商或入围供应商名单。综合评分法应根据供应商的报价、技术方案、服务承诺、信誉等因素进行打分，得分最高者为中标候选人；最低价法应选择报价最低且符合采购要求的供应商为中标候选人。（四）采购谈判1.采购部门与中标供应商或入围供应商进行采购谈判，就采购合同的条款进行协商，包括采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.在谈判过程中，采购人员应保持公平公正的态度，充分了解供应商的需求和底线，争取达成双方都能接受的合同条款。3.谈判结果应形成谈判记录，由双方代表签字确认。（五）合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购项目的具体内容、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.将采购合同提交至法务部门进行审核，法务部门对合同条款的合法性、完整性进行审查，提出修改意见。3.根据法务部门的审核意见，采购部门对合同进行修改完善后，提交至相关部门负责人审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（六）采购执行1.采购部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购数量、交货时间、交货地点等具体要求。2.供应商按照采购订单的要求组织生产或提供服务，并在规定的时间内将货物或服务交付至指定地点。3.采购部门负责对采购货物或服务的到货情况进行跟踪和监督，确保按时、按质、按量到货。（七）验收付款1.采购部门组织相关部门对采购货物或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购部门填写《验收报告》，由验收人员签字确认。对于验收不合格的货物或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物或服务。3.财务部门根据验收报告和采购合同，审核采购款项的支付申请，确保支付金额准确无误。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、优质的产品质量和服务水平等。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。3.采购部门对供应商提交的材料进行审核，并进行实地考察或样品测试，评估其是否符合准入标准。审核通过后，将供应商纳入供应商数据库，并建立供应商档案。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期可根据实际情况设定为半年或一年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.采用定性与定量相结合的方式对供应商进行评估，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法收集评估信息，并按照设定的评估指标体系进行打分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，对供应商的日常表现进行跟踪和考核。考核内容包括合同执行情况、产品质量问题、交货延迟情况、售后服务响应速度等方面。2.采购部门定期收集供应商的考核信息，并进行汇总分析。对于考核结果较差的供应商，应及时与供应商沟通，要求其限期整改，并根据整改情况决定是否继续合作。3.将供应商考核结果与供应商评估结果相结合，作为供应商后续合作的重要依据。（四）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货延迟频繁、售后服务不到位、违反合同约定等情况的供应商，采购部门应及时启动淘汰程序。2.在淘汰供应商前，采购部门应与供应商进行沟通，告知其淘汰原因和相关事宜，并要求其在规定时间内清理与公司的业务往来。3.将淘汰的供应商信息从供应商数据库中删除，并向相关部门通报，防止再次与该供应商进行合作。五、风险管理（一）风险识别1.采购部门、法务部门、审计部门等相关部门应定期对媒介采购活动进行风险识别，梳理采购过程中可能存在的风险点，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险、廉洁风险等。2.采用风险矩阵等工具对识别出的风险进行分类和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项管理等措施；对于中风险事项，应采取适当的控制措施进行防范；对于低风险事项，可进行常规管理。2.针对供应商违约风险，可要求供应商提供履约保证金或签订担保协议；针对质量风险，加强验收环节的管理，增加抽检频次；针对价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；针对法律风险，加强合同审核和法律咨询；针对廉洁风险，建立廉洁采购制度，加强监督检查。（三）风险监控1.建立风险监控机制，对风险应对措施的执行情况进行跟踪和监控，及时发现风险变化情况。2.定期对风险状况进行评估和报告，根据风险监控结果及时调整风险应对策略，确保风险始终处于可控状态。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对媒介采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.建立举报机制，鼓励公司员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部审计1