妇幼保健院采购制度

PAGE妇幼保健院采购制度一、总则1.目的为加强妇幼保健院采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，保障医院医疗、科研、教学等工作的顺利开展，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于妇幼保健院所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、试剂、耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、信息系统建设及运维服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开公正原则：采购过程应公开透明，接受医院内部和社会监督，确保所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会，公正地对待每一个供应商。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合临床需求的产品和服务，保障医疗质量和安全。效益原则：在满足医院需求的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购价格，降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护医院和供应商的合法权益。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院采购工作的重大政策、制度和规划。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、中标（成交）供应商的选定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责：负责制定和执行采购管理制度、流程和操作规范。组织编制采购预算和采购计划，经审核后组织实施。按照采购流程开展采购活动，包括采购需求调研、供应商选择与管理、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.需求部门职责：根据医院业务发展和工作需要，提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等。需求应科学合理、准确清晰，避免模糊不清或频繁变更。参与采购需求调研、供应商选择、采购文件评审、验收等采购环节，提供专业意见和建议。负责采购物资和服务的使用、管理和反馈，及时向采购部门反馈使用过程中出现的问题。4.财务部门职责：参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责采购资金的预算安排、支付审核和账务处理，确保采购资金的安全和合理使用。对采购项目的成本效益进行分析和评估，为采购决策提供财务依据。5.审计部门职责：对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。对重大采购项目进行专项审计，防范采购风险，保障采购活动合法合规。对采购过程中发现的违规违纪问题进行调查处理，提出审计意见和建议。三、采购预算与计划1.采购预算编制依据：医院年度工作计划、业务发展规划、财务预算等。内容：包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等。采购预算应详细、准确，涵盖医院各类采购需求。编制流程：需求部门根据业务需要提出采购需求，经部门负责人审核后提交给采购部门；采购部门汇总各需求部门的采购需求，结合医院实际情况和财务预算，编制采购预算草案；采购预算草案经财务部门审核、采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批。2.采购计划制定依据：已批准的采购预算、医院业务开展的实际进度和需求紧急程度等。内容：明确采购项目的具体实施时间、采购方式、采购批次等。采购计划应具有可操作性，合理安排采购时间，确保采购活动与医院业务需求相匹配。编制流程：采购部门根据采购预算和医院业务情况，制定采购计划初稿；采购计划初稿征求需求部门、财务部门等相关部门意见后进行修改完善；修改后的采购计划报采购管理委员会备案。四、采购方式1.公开招标适用范围：符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量金额达到省级以上人民政府规定的公开招标限额标准的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等。对投标人进行资格预审，审查投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等，确定合格投标人名单。发售招标文件，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。组织开标、评标活动。开标应公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。发布中标公告，公示中标候选人名单，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。招标程序：采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书内容与招标公告基本相同。后续程序与公开招标类似：包括发售招标文件、组织开标、评标、发布中标公告、签订采购合同等。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，并要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同．4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、拟采购供应商名称、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等。单一来源采购申请表经需求部门、财务部门、采购管理委员会审核通过后，报医院领导审批。采购部门与单一来源供应商进行谈判，协商采购价格、合同条款等内容。谈判过程应做好记录。签订采购合同，采购合同签订后报采购管理委员会备案。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。成交供应商的报价应当符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预算金额、预计采购时间等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.需求调研与论证采购部门收到采购申请后，对采购需求进行调研。调研内容包括市场供应情况、产品技术参数、价格水平、供应商信誉等。对于重大采购项目，组织相关人员进行需求论证，确保采购需求的合理性和必要性。需求调研和论证结果应形成报告，作为采购决策的参考依据。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商。筛选标准包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。供应商评价：对筛选出的潜在供应商进行评价，评价方式可以包括实地考察、问卷调查、查阅供应商业绩记录、与其他用户交流等。评价内容包括供应商的生产能力、技术水平、管理水平、财务状况、售后服务能力等。根据评价结果，确定合格供应商名单。供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作情况等。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，确保供应商能够按时、按质、按量提供货物和服务。4.采购文件编制采购部门根据采购项目特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，经审核后发布。5.采购实施招标采购：按照公开招标、邀请招标的程序进行开标、评标、定标等活动。开标应公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标后，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。竞争性谈判采购：按照竞争性谈判的程序组织谈判活动。谈判小组与供应商逐一进行谈判，并要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。单一来源采购：按照单一来源采购的程序进行采购活动。采购部门填写单一来源采购申请表，经审核、审批后与单一来源供应商进行谈判，协商采购价格、合同条款等内容。谈判过程应做好记录。签订采购合同后报采购管理委员会备案。询价采购：按照询价采购的程序进行采购活动。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。6.合同签订与履行采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。7.验收采购物资或服务到货后，采购部门组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员签署验收报告。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。8.付款采购物资或服务验收合格后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告及相关发票等凭证，确保付款依据充分、手续齐全．对于不符合付款条件的数据，财务部门有权拒绝付款。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律合规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用评价体系，定期对供应商进行评估和考核。与重要供应商签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，加强合作与沟通，降低供应商违约风险。对于出现问题的供应商，及时采取更换供应商、暂停合作、追究违约责任等措施。价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格监测机制，定期收集和分析市场价格信息。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取合理的采购价格。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格，降低价格风险。质量风险管理：加强对采购物资和服务的质量控制，在采购文件中明确质量标准和验收要求。在采购过程中，要求供应商提供质量保证文件和样品，进行质量检验和测试。加强验收环节的管理，确保采购物资和服务符合质量要求。对于出现质量问题的物资或服务，及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应的责任。法律合规风险管理：加强对采购人员的法律法