大宗物资采购询价制度

PAGE大宗物资采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大宗物资采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证采购物资的质量，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及大宗物资采购的所有部门和项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品等各类物资的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，为供应商提供公平竞争的机会。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《大宗物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购申请表应明确采购物资的用途及预算金额，对于超出预算范围的采购申请，需按公司相关规定进行额外审批。（二）询价准备1.采购部门收到采购申请后，对物资进行分类整理，确定询价范围。对于常用物资，应建立供应商名录，从中筛选潜在供应商；对于特殊规格或新需求的物资，通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式拓展询价渠道。2.采购人员收集潜在供应商的基本信息，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、售后服务等，建立供应商信息库。同时，对供应商的信誉、资质进行初步评估，排除信誉不佳或资质不全的供应商。3.根据采购物资的特点和要求，制定详细的询价文件。询价文件应包括物资的规格型号、技术参数、质量标准、交货期、交货地点、售后服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（三）询价发出1.采购人员向选定的潜在供应商发出询价函，询价函应加盖公司公章，并注明回复期限。询价函应以书面形式或电子邮件形式发送，确保供应商能够及时收到。2.在询价函中，明确告知供应商需提供的报价内容，包括物资单价、总价、交货期、付款方式、售后服务承诺等，并要求供应商提供相关产品的详细资料，如产品说明书、质量检验报告、业绩案例等。（四）报价接收与整理1.采购人员在询价函规定的回复期限内，接收供应商的报价文件。对收到的报价文件进行认真核对，确保报价内容完整、准确，与询价函要求一致。2.将各供应商的报价进行整理汇总，形成《大宗物资采购询价报价汇总表》，详细记录供应商名称、报价金额、交货期、付款方式等信息。同时，对报价文件中的产品资料进行分类归档，以便后续参考。（五）比价与议价1.采购人员根据《大宗物资采购询价报价汇总表》，对各供应商的报价进行比较分析。比较内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，综合评估各供应商的优势和劣势。2.对于价格明显偏高或偏低的报价，采购人员应与供应商进行沟通，了解其报价依据和原因。必要时，组织供应商进行议价，争取更优惠的价格和条款。3.在比价与议价过程中，采购人员应做好记录，详细记录沟通内容、议价结果等信息，作为最终决策的参考依据。（六）确定供应商1.采购人员根据比价与议价结果，综合考虑公司利益和采购需求，确定最终的供应商。确定供应商的过程应形成书面报告，详细说明选择该供应商的理由和依据。2.将确定供应商的结果报采购部门负责人审核批准。采购部门负责人应对采购人员的决策过程和结果进行审查，确保选择的供应商符合公司要求和利益。（七）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、详细准确。2.在签订合同前，采购人员应将合同草本提交至公司相关部门进行审核，如法务部门、财务部门等。各审核部门应从法律风险、财务风险等方面对合同进行审查，并提出修改意见。采购人员根据审核意见对合同进行修改完善后，方可正式签订合同。（八）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。2.物资到货后，采购部门组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的规格型号、数量、质量、外观等方面，确保物资符合采购合同要求。验收合格后，由验收人员填写《大宗物资采购验收单》，并签字确认。3.对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至物资验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。三、询价管理（一）询价小组1.对于金额较大或技术复杂的大宗物资采购项目，应成立询价小组。询价小组由采购部门、使用部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，人数一般为35人。2.询价小组应明确分工，采购人员负责组织询价活动、收集报价文件等工作；使用部门人员负责提供采购物资的技术要求和使用需求；技术部门人员负责对供应商的技术方案进行评估；财务部门人员负责对采购成本进行分析和控制。（二）询价记录与档案管理1.采购人员应建立完善的询价记录档案，对询价过程中的所有文件和资料进行妥善保存，包括采购申请表、询价函、报价文件、比价议价记录、合同草本及正式合同等。2.询价记录档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查询和追溯。档案保存期限应符合公司相关规定，一般为[X]年。（三）监督与审计1.公司内部审计部门应对大宗物资采购询价活动进行定期或不定期的监督审计，检查询价过程是否合规、采购结果是否合理、合同执行是否到位等情况。2.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立科学合理的供应商选择标准，综合考虑供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等因素。2.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。（二）供应商培训与沟通1.采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、技术标准等信息，提高供应商对公司需求的理解和响应能力。2.加强与供应商的日常沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决采购过程中出现的问题。建立供应商反馈机制，鼓励供应商提出改进建议和意见，共同促进采购工作的优化和提升。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商，给予适当的奖励，如订单优先、价格优惠、合作期限延长等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合