大学采购流程及管理制度

PAGE大学采购流程及管理制度一、总则（一）目的为规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院及附属单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校采购工作的统筹规划、制度建设、监督管理等工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购计划，汇总编制年度采购预算。3.组织实施集中采购项目，协调和指导分散采购项目。4.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和信用评价。5.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。其主要职责包括：1.根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制采购计划。2.对采购项目进行可行性研究和论证，确保需求的合理性和必要性。3.参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门组织采购活动。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。（三）采购评审小组采购评审小组由学校相关部门的专业人员、技术专家等组成，负责对采购项目的投标文件、响应文件进行评审，提出评审意见和建议。其主要职责包括：1.审查采购文件是否符合法律法规和学校要求。2.对供应商的资格、信誉、技术实力、产品质量、价格等进行综合评审。3.按照评审标准和方法，对投标文件、响应文件进行打分和排序，推荐中标候选人或成交供应商。4.对采购项目的评审过程和结果负责，接受学校和相关部门的监督检查。三、采购流程（一）采购计划编制1.各采购需求部门根据学校事业发展规划、年度预算和实际工作需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对采购计划进行审核，审核通过后纳入年度采购预算。（二）采购方式确定根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目的特点，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和学校要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）发布采购信息1.对于公开招标、邀请招标项目，采购管理部门应通过法定媒体发布招标公告、投标邀请书等采购信息。招标公告、投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出谈判文件、询价通知书等采购信息。谈判文件、询价通知书应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、谈判时间、地点、程序、评审标准等内容。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购管理部门对供应商的资格进行审查，审查合格的供应商方可参与采购活动。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等。采购管理部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况。（六）采购评审1.采购评审小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件、响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，评审结果应及时记录和公示。2.评审标准应包括技术方案、产品质量、价格、售后服务、信誉等方面。采购评审小组应根据评审标准对供应商进行综合打分，推荐中标候选人或成交供应商。3.对于采用综合评分法的采购项目，评审得分相同的，按照投标报价由低到高的顺序推荐；投标报价也相同的，按照技术指标优劣顺序推荐。对于采用最低价成交法的采购项目，评审小组应推荐报价最低的供应商为成交供应商。（七）中标（成交）供应商确定1.采购管理部门根据采购评审小组的推荐意见，确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商确定后，采购管理部门应向其发出中标（成交）通知书，并在学校网站上公示中标（成交）结果。2.中标（成交）通知书应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、交货时间、地点等内容。中标（成交）通知书对采购人和中标（成交）供应商具有法律效力。（八）合同签订1.采购人与中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确合同双方的权利和义务，包括采购项目名称、采购内容及要求、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定办理付款手续，确保采购资金的安全和合理使用。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格的，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容及要求、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购需求部门公章。3.验收不合格的，采购需求部门应及时通知中标（成交）供应商进行整改。整改完成后，采购需求部门应重新组织验收，直至验收合格为止。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据学校事业发展规划、年度工作计划和采购需求，汇总编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和实际需求，确保采购预算的合理性和可行性。采购预算编制应与学校年度预算编制同步进行，纳入学校年度预算草案。（二）预算执行1.采购预算一经批复，必须严格执行。采购管理部门应按照采购预算组织实施采购活动，确保采购项目在预算范围内完成。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。采购管理部门审核后，报学校预算管理部门批准。采购预算调整应按照学校预算管理规定执行。（三）预算监督1.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计。采购管理部门应定期向学校财务部门报送采购预算执行情况报告，及时反映采购预算执行过程中存在的问题。2.对于违反采购预算管理规定的行为，学校应按照有关规定追究相关人员的责任。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。2.采购管理部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化，合理确定采购时机和采购价格；建立供应商库，引入竞争机制，确保供应商的稳定性和可靠性。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，确保采购货物的质量。3.价格风险应对措施：加强采购价格管理，建立价格比较机制，定期对同类产品的价格进行比较和分析；在采购合同中明确价格调整条款，根据市场价格变化及时调整采购价格。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件签订采购合同；明确合同双方的权利和义务，加强对合同执行情况的监督检查，及时处理合同纠纷。5.廉政风险应对措施：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识；建立健全廉政监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，防止腐败行为的发生。六、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购计划编制、采购方式确定、采购文件编制、采购评审、合同签订、采购验收等环节。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，查处采购过程中的违法违纪行为。纪检监察部门应