大学采购外协管理制度

PAGE大学采购外协管理制度一、总则（一）目的为规范大学采购外协工作，加强对采购外协活动的管理与监督，确保采购外协工作合法合规、公正透明、高效有序，保障学校教学、科研及各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政及后勤保障等工作中涉及的采购外协项目，包括但不限于物资采购、服务外包、工程建设等。（三）基本原则1.合法性原则：采购外协活动必须遵守国家法律法规、政策以及学校的相关规定。2.公正性原则：采购外协工作应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与方享有平等的机会，不受任何歧视。3.效益性原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，提高采购外协资金的使用效率。4.诚信原则：参与采购外协活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购外协管理职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善学校采购外协管理制度及相关流程。2.审核采购外协项目的采购方式、采购预算等。3.组织实施采购外协项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.协调处理采购外协过程中的争议和纠纷。（二）需求部门1.根据教学、科研及工作需要，提出采购外协项目的申请。2.明确采购外协项目的技术要求、质量标准、服务要求等。3.参与采购外协项目的评标、谈判等工作，提供技术支持和意见。4.负责采购外协项目的验收工作。（三）财务部门1.审核采购外协项目的预算安排，确保资金合理使用。2.负责采购外协项目资金的支付和核算。3.对采购外协项目的经费使用情况进行监督检查。（四）审计部门1.对采购外协项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.对采购外协项目的资金使用情况进行审计，防止违规支出。（五）监察部门1.对采购外协活动进行全程监督，查处采购过程中的违规违纪行为。2.受理有关采购外协活动的投诉举报，维护学校和师生的合法权益。三、采购外协项目申请与审批（一）项目申请需求部门应根据实际工作需要，填写《大学采购外协项目申请表》，详细说明项目名称、采购内容、技术要求、预算金额、预计完成时间等信息，并提交相关的论证材料。（二）审批流程1.采购管理部门对需求部门提交的申请表及论证材料进行初审，审核项目的必要性、合规性和可行性。2.财务部门对项目预算进行审核，确保预算合理。由学校分管领导根据采购管理部门和财务部门的审核意见进行审批。重大采购外协项目需提交学校校长办公会或党委会审议决定。四、采购方式选择（一）公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购外协项目。采购管理部门应按照国家有关招标法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购管理部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报学校批准后实施。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购外协合同管理（一）合同签订采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购外协合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购内容、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同文本应符合法律法规的要求，避免出现模糊不清或歧义的条款。（二）合同审核合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性、合规性和有效性。法律事务部门或法律顾问应重点审查合同的主体资格、条款内容、违约责任等方面，提出审核意见。（三）合同履行合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同要求按时、按质、按量提供货物或服务。（四）合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购管理部门备案。涉及资金调整的，还应按照学校财务规定办理相关手续。六、采购外协项目验收（一）验收准备需求部门应在采购外协项目到货或服务完成后，及时组织验收工作。验收前，需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收程序和验收人员等。（二）验收程序1.供应商提交验收申请，提供相关的验收资料，如货物清单、质量检验报告、服务报告等。2.需求部门组织验收小组进行验收，验收小组可以由本部门人员、技术专家、财务人员等组成。3.验收小组按照验收方案对采购外协项目进行实地检查、测试、评估等，确保项目符合合同要求。4.验收小组出具验收报告，明确验收结论。验收合格的，由验收小组全体成员签字确认；验收不合格的，应明确指出存在的问题，并要求供应商限期整改。（三）验收结果处理1.验收合格的项目，采购管理部门按照合同约定办理付款手续。2.验收不合格的项目，采购管理部门应及时通知供应商进行整改。供应商整改后仍不符合要求的，采购管理部门有权拒绝验收，并按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购外协项目监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全采购外协项目内部监督机制，定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。2.财务部门应加强对采购外协项目资金使用的监督，确保资金专款专用，杜绝资金浪费和违规支出。3.审计部门应定期对采购外协项目进行审计，重点审查采购程序的合法性、合同的履行情况、资金的使用效益等。4.监察部门应受理有关采购外协活动的投诉举报，对违规违纪行为进行严肃查处。（二）外部监督学校应积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，及时整改存在的问题。同时，应主动接受社会监督，通过信息公开等方式，向师生和社会公众公开采购外协项目的相关信息，保障师生和社会公众的知情权和监督权。八、违规处理（一）对供应商的违规处理供应商在采购外协活动中如有下列违规行为，学校将视情节轻重给予警告、罚款、列入不良供应商名单、暂停或取消其参与学校采购项目资格等处理：1.提供虚假材料谋取中标、成交的。2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。5.在采购过程中与采购人进行协商谈判的。6.拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。7.不履行合同约定的义务的。（二）对学校工作人员的违规处理学校工作人员在采购外协活动中如有下列违规行为，学校将视情节轻重给予批评教育、警告处分、记过处分、撤职处分、开除处分等处理；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理：1.