大型材料采购询价制度

PAGE大型材料采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大型材料采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有大型材料采购询价活动，包括但不限于建筑工程、设备制造、生产运营等涉及的各类大型材料采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价、比较和选择供应商，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，提前制定大型材料采购计划，明确采购材料的规格、型号数量、质量要求、交货时间等详细信息，并提交至采购部门。2.采购计划应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）供应商筛选1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，确定符合要求的供应商名单。3.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关证明材料，以确保其具备供应能力和合作潜力。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购需求和供应商筛选情况，编制询价文件。询价文件应包括采购材料的详细规格说明书、技术要求、质量标准、交货条款、报价要求、售后服务承诺等内容。2.询价文件应明确规定报价的有效期、评标标准和方法等关键信息，确保供应商清楚了解询价要求。（四）询价发放1.采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给筛选后的供应商，要求其在规定时间内进行报价。2.询价文件的发放应记录供应商名称、联系方式、询价文件发放时间等信息，确保发放过程可追溯。（五）报价收集与整理1.供应商应按照询价文件要求，在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格清单、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价进行收集和整理，核对报价的完整性和准确性，并将报价信息录入采购管理系统。（六）询价评审1.根据采购材料的特点和公司实际需求，组建询价评审小组。评审小组由采购部门、技术部门、质量部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，按照既定的评标标准进行打分或排序。3.评审过程中，评审小组可要求供应商对报价文件进行澄清或答疑，确保评审结果的准确性和公正性。（七）确定中标供应商1.根据询价评审结果，采购部门确定中标供应商，并将中标结果通知所有参与询价的供应商。2.如果中标供应商放弃中标或因其他原因无法履行合同，采购部门应按照评审结果依次确定其他候选供应商为中标人，或重新组织询价采购。（八）合同签订与执行1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时按质交货，协调解决合同执行过程中出现的问题。三、询价管理（一）询价记录与档案管理1.采购部门应建立完善的询价记录档案，对询价活动的全过程进行详细记录，包括采购需求、供应商筛选、询价文件编制、询价发放、报价收集、评审过程、中标结果等信息。2.询价记录档案应妥善保存，保存期限根据公司相关规定执行，以便日后查询和审计。（二）监督与审计1.公司内部审计部门应对大型材料采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正、合同执行是否到位等情况。2.对于审计和监督过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）供应商管理1.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。四、询价相关人员职责（一）采购部门职责1.负责大型材料采购询价活动的组织和实施，制定询价计划和方案。2.收集、整理和分析采购需求，编制询价文件。3.筛选、邀请和管理供应商，发放询价文件，收集和整理报价文件。4.组织询价评审，确定中标供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立和维护供应商数据库，记录询价活动相关信息，建立询价档案。（二）技术部门职责1.协助采购部门制定采购材料的技术规格和质量标准，并提供技术支持。2.参与询价文件的编制，对供应商的技术方案进行评审，确保采购材料符合技术要求。3.在询价评审过程中，对技术问题进行答疑和解释，提供专业意见。（三）质量部门职责1.制定采购材料的质量检验标准和验收流程。2.参与询价文件的编制，对供应商的质量保证措施进行评审。3.在询价评审过程中，对质量问题进行把关，确保采购材料质量合格4.负责采购材料到货后的质量检验和验收工作，出具质量检验报告。（四）财务部门职责1.参与询价文件中价格条款的制定，提供价格分析和成本控制建议。2.对供应商的报价进行审核，评估采购成本的合理性。3.负责采购合同付款条款的审核和执行监督，确保公司资金安全和合理使用。（五）评审小组职责1.按照既定的评标标准和方法，对供应商的报价文件进行评审，提出评审意见。2.对评审过程中发现的问题进行讨论和决策,确保评审结果公平公正。3.向采购部门反馈评审结果，并协助采购部门确定中标供应商五、违规处理（一）对违规行为的界定1.在采购询价过程中，供应商存在提供虚假信息、串通报价、恶意低价竞争等不正当行为。2.公司内部人员在询价活动中存在泄露询价信息、收受供应商贿赂、偏袒特定供应商等违规行为。（二）违规行为的处理措施1.对于供应商的违规行为，一经查实，立即取消其参与本次采购询价活动的资格，并禁止其在一定期限内参与公司其他采购项目。2.对已签订的采购合同，如果发现供应商存在违规行为导致合同无法正常履行，公司有权解除合同，并要求供应商承担相应的赔偿责任。3.对于公司内部人员的违规行为，视情节轻重给予警