大专院校采购管理制度

PAGE大专院校采购管理制度一、总则（一）目的为了规范大专院校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和要求进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、采购管理体制（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对采购工作的重大事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购管理制度和采购计划。2.研究决定采购方式、招标限额标准等重大采购事项。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购计划。2.组织编制采购文件，发布采购信息。3.组织开标、评标、谈判等采购活动。4.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.建立采购档案，做好采购资料的整理、归档和保管工作。（三）采购监督机构学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门应独立行使监督职能，其主要职责包括：1.监督采购管理制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同。3.监督采购活动的开标、评标、谈判等过程。4.受理供应商的质疑和投诉，并进行调查处理。三、采购预算管理（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的事业发展规划和工作需要，结合学校年度预算安排，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购部门应汇总各部门的采购预算，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议后，提交学校财务部门审核。（二）采购预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照采购预算安排组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理审批手续。经批准调整的采购预算，应及时通知采购部门和相关部门。（三）采购预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评价。2.采购监督部门应加强对采购预算执行情况的监督，对违反采购预算规定的行为进行严肃处理。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标限额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据本部门的工作需要和采购预算安排，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初审，核实采购项目的必要性、合规性和预算安排等情况。2.初审通过后，采购部门将采购申请表提交采购工作领导小组审批。采购工作领导小组应按照规定的程序和要求进行审议，并作出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据采购工作领导小组的审批决定，组织实施采购活动。采购方式为公开招标、邀请招标的，应按照国家有关法律法规和行业标准的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等内容。采购文件应经采购监督部门审查后，方可发布。3.采购部门应发布采购信息，邀请符合条件的供应商参加投标、谈判或询价。供应商应按照采购文件的要求，编制投标文件、报价文件或响应文件，并在规定的时间内提交给采购部门。4.采购部门应组织开标、评标、谈判或询价等采购活动。开标、评标、谈判或询价过程应按照国家有关法律法规和行业标准的规定进行，确保公开、公平、公正。采购监督部门应全程监督采购活动的进行。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购部门应根据评标结果、谈判结果或询价结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出中标通知书或成交通知书。2.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合国家有关法律法规和行业标准的规定，并经采购监督部门审查后，方可签订。3.采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送学校财务部门备案。（五）合同履行与验收1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、工程或提供服务，采购人应按照合同约定的时间和方式支付货款。2.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员进行验收。验收应按照采购合同的约定和国家有关法律法规和行业标准的规定进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。验收合格后，采购人应出具验收报告。（六）资金支付1.采购人应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。支付货款时，应提供合法有效的发票和验收报告等凭证。2.学校财务部门应按照国家有关财务制度和规定，对采购资金进行审核和支付。采购资金应专款专用，不得挪作他用。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应与成交供应商签订采购合同，合同内容应包括：1.双方当事人的名称、地址、联系方式等。2.采购项目的名称、规格型号、数量、金额、质量标准等。3.交货时间、地点、方式等。4.付款方式、付款时间等。5.售后服务内容、期限等。6.违约责任、争议解决方式等。7.其他双方约定的事项。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、工程或提供服务，并提供相关的证明文件和资料。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，并按照原合同的审批程序进行审批。2.合同变更后，采购部门应及时通知学校财务部门、采购监督部门等相关部门，并调整采购预算和采购计划。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后自然终止。2.在合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因导致合同无法继续履行的，双方可以协商终止合同。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理等手续。（五）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录，并妥善保管采购合同的相关文件和资料。采购合同档案应保存至少[X]年，以备查阅和审计。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动的全程监督，对采购文件、采购合同、采购过程等进行审查和监督，确保采购活动合法合规。2.学校财务部门应加强对采购资金的管理和监督，对采购资金的预算执行、支付情况等进行审查和监督，确保采购资金专款专用。3.各部门应加强对本部门采购活动的管理和监督，对采购项目的实施情况进行跟踪和检查，确保采购项目符合本部门的工作需要和要求。（二）外部监督1.学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.学校应建立健全供应商投诉处理机制，及时受理供应商的质疑和投诉，并按照规定的程序进行调查处理。（三）绩效评价1.学校应建立采购绩效评价制度，对采购活动的经济效益、社会效益等进行评价。采购绩效评价应包括采购项目的完成情况、采购质量、采购成本、采购效率等方面的内容。2.采购部门应定期对采购绩效进行自我评价，并向学校采购工作领导小组报告。学校采购工作领导小组应根据采购绩效评价结果，对采购部门的工作进行考核和评价，并提出改进意见和建议。八、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与本校采购活动的供应商进行资格审查。供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的内容。2.采购部门应定期更新供应商资格审查标准和程序，并向社会公开。（二）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，从符合资格条件的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，综合考虑供应商的价格、质量、服务、信誉等因素。2.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、服务质量、信誉状况等进行评价，并根据评价结果对供应商进行分类管理。（三）供应商考核1.采购部门应建立供应商考核制度，对供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务等进行考核。供应商考核应按照规定的标准和程序进行，考核结果应作为供应商选择、续用等的重要依据。2.对考核不合格的供应商，采购部门应责令其限期整改。整改后仍不合格的，采购部门应取消其参与本校采购活动的资格。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、报价文件、响应文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关文件和资料。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理和分类，确保档案资料的完整性和准确性。采购档案应按照年度、项目进行分类归档，并建立档案索引和目录。（三）档案保管采购档案应妥善保管，防止档案