基本药物采购两票制制度

PAGE基本药物采购两票制制度一、总则（一）目的为规范基本药物采购行为，加强药品流通环节管理，保障药品供应，降低药品虚高价格，减轻群众用药负担，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的基本药物采购活动，包括药品的采购、验收、储存、销售等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保基本药物采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、疗效确切、安全性高的基本药物。3.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保各参与方机会均等。4.诚实守信原则：各参与主体应诚实守信，履行合同约定，保证药品供应的稳定性和及时性。二、采购主体与职责（一）采购主体公司/组织作为基本药物采购主体，负责组织实施基本药物采购工作。（二）职责1.制定采购计划根据临床需求、库存情况等，合理制定基本药物采购计划，确保药品供应的连续性和合理性。2.选择供应商按照相关标准和程序，选择具有合法资质、信誉良好、供应能力强的药品供应商。3.签订采购合同与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务和违约责任，确保采购活动的顺利进行。4.组织采购实施负责采购活动的具体组织实施，包括招标、议价、谈判等工作，确保采购过程公开透明、规范有序。5.监督管理对采购过程和供应商进行监督管理，确保药品质量、价格、供应等符合要求，及时处理采购过程中的问题和纠纷。三、采购流程（一）需求申报医疗机构等使用单位定期向公司/组织申报基本药物需求计划，详细列出药品名称、规格、数量、剂型等信息。（二）采购计划制定公司/组织根据需求申报情况，结合库存状况、市场供应等因素进行综合分析，制定采购计划。采购计划应明确采购药品的品种明细、数量、采购时间等内容。（三）供应商选择1.供应商资质审核对潜在供应商的资质进行审核，包括营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、药品GMP或GSP认证证书等相关资质文件，确保供应商具备合法经营资格。2.信誉评估通过查询信用记录、行业评价、过往合作情况等方式，对供应商的信誉进行评估，优先选择信誉良好的供应商。3.供应能力考察考察供应商的生产能力、仓储条件、物流配送能力等，确保其能够满足公司/组织的采购需求。（四）采购执行1.招标采购对于纳入招标采购范围的基本药物，按照国家和地方相关招标采购规定，组织公开招标采购。招标公告应明确招标药品的品种、规格、数量及相关技术要求、商务条款等内容，并在规定的媒体上发布。2.议价采购对于不适宜招标采购的药品，可通过与供应商进行议价的方式确定采购价格。议价过程应遵循公平公正原则，参考市场价格、同类产品价格等因素，确保采购价格合理。3.谈判采购对于一些特殊药品或有特殊要求的采购项目，可与供应商进行谈判采购。谈判应明确采购数量、价格、质量标准及供应期限等条款，并形成谈判纪要或合同。（五）合同签订采购确定后，公司/组织与供应商签订采购合同。合同应明确药品名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保双方权利义务明确。（六）药品验收1.验收标准依据国家药品质量标准、合同约定及相关法律法规要求，对采购的基本药物进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、数量、质量检验报告等。2.验收程序药品到货后，验收人员应按照规定程序进行验收。首先核对药品的名称、规格、数量等信息是否与采购合同一致，然后对药品的外观、包装等进行检查，并按照规定抽取样品进行质量检验。对于验收合格的药品，办理入库手续；对于验收不合格的药品，应及时通知供应商退换货，并做好记录。（七）入库储存验收合格的药品应及时办理入库手续，按照药品储存要求进行分类存放。仓库应具备适宜的仓储条件，保持通风、防潮、防虫、防鼠等，确保药品质量安全。（八）付款结算按照采购合同约定的付款方式和时间，及时与供应商进行付款结算。付款前，应审核供应商提供的发票、送货单等相关凭证，确保付款金额准确无误。四、两票制具体要求（一）定义两票制是指药品生产企业到流通企业开一次发票，流通企业到医疗机构开一次发票。（二）实施细则1.药品生产企业直接配送药品生产企业可直接将药品配送至医疗机构，在这种情况下，药品生产企业为第一票开具方，向流通企业开具发票；流通企业为第二票开具方，向医疗机构开具发票。生产企业应确保配送药品的质量和供应及时性，并承担相应的运输责任。2.委托药品经营企业配送药品生产企业委托具有合法资质的药品经营企业配送药品时，生产企业为第一票开具方，向委托的药品经营企业开具发票；委托的药品经营企业为第二票开具方，向医疗机构开具发票。委托的药品经营企业应按照生产企业要求进行药品配送，并对配送过程中的药品质量负责。（三）发票开具要求1.发票内容真实准确发票应如实开具药品名称、规格、数量、价格、生产企业、流通企业等信息，确保发票内容与采购合同及实际交易情况一致。2.发票格式合规发票应符合国家税务部门规定的格式要求，加盖发票专用章等有效印章，确保发票的合法性和有效性。3.电子发票应用鼓励采用电子发票，提高发票开具和传递效率，降低成本。电子发票应具备可查询、可验证等功能，确保其真实性和完整性。（四）票据管理1.建立票据台账公司/组织应建立完善的票据台账，详细记录每一笔采购业务的发票开具时间、发票号码、药品名称、金额等信息，确保票据信息清晰可查。2.票据保存期限按照国家相关规定，妥善保存采购发票等票据，保存期限不少于规定年限，以备税务、审计等部门检查。3.票据遗失处理如发生发票遗失等情况，应及时按照规定程序进行挂失、补办等处理，并做好相关记录。五、监督管理（一）内部监督1.设立监督机构公司/组织应设立专门的监督机构或指定专人负责对基本药物采购两票制制度的执行情况进行监督检查。2.定期检查定期对采购流程、两票制执行情况、药品质量等进行检查，发现问题及时督促整改。3.内部审计定期开展内部审计工作，对基本药物采购活动进行全面审计，确保采购行为合法合规、资金使用合理。（二）外部监督1.接受政府部门监督主动接受药品监管部门、卫生健康部门、税务部门等政府相关部门的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.社会监督建立健全社会监督机制，接受社会公众、医疗机构等对基本药物采购活动的监督举报。对举报信息及时进行核实处理，并将处理结果向社会公开。（三）违规处理1.对供应商的处理对于违反两票制规定、提供虚假发票或存在其他违规行为的供应商采取警告、暂停供货、取消合作资格等处理措施，并依法追究其法律责任。2.对内部人员的处理对于在基本药物采购活动中存在违规行为的内部人员，按照公司/组织内部规定给予相应的纪律处分，情节严重的依法追究其法律责任。六、信息管理（一）建立采购信息系统公司/组织应建立基本药物采购信息系统，实现采购计划制定与申报、供应商管理、采购执行、合同签订、验收入库、付款结算、两票制管理等采购业务流程的信息化管理。（二）信息录入与维护1.及时准确录入信息采购人员应及时将采购活动中的各类信息录入采购信息系统，确保信息的准确性和完整性。2.信息动态维护定期对采购信息系统中的数据进行维护和更新，保证系统数据的时效性和有效性。（三）信息共享与查询1.内部信息共享采购信息系统应实现公司/组织内部各部门之间的信息共享，方便各部门及时了解采购进展情况，协同开展工作。2.信息查询权限管理根据工作需要，设置不同的信息查询权限，确保信息的安全性和保密性。七、培训与宣传（一）培训1.对内部人员的培训定期组织公司/组织内部人员进行基本药物采购两票制制度及相关法律法规、业务知识培训，提高人员业务水平和合规意识。2.对供应商的培训对参与基本药物采购的供应商进行两票制制度培训，使其熟悉制度要求和操作流程，确保其能够正确