基层工会物品采购制度

PAGE基层工会物品采购制度一、总则（一）目的为加强基层工会物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、活动用品、设备器材等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和工会相关规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，维护各方合法权益。3.预算控制原则：采购活动应在工会经费预算范围内进行，严格控制成本。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性价比高的产品和服务。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构基层工会委员会是物品采购的决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门根据工会实际情况，可设立专门的采购小组或指定相关人员负责采购的具体执行工作。采购执行人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。其职责包括：1.根据采购需求编制采购计划和采购预算。2.收集采购信息，进行市场调研，选择合适的供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.负责采购物品的验收、入库、付款等工作。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门基层工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督检查，审查采购预算执行情况、采购合同合法性、采购过程公正性等，确保采购活动规范有序。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行人员应根据工会工作需要和实际库存情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经工会委员会审议通过后实施。在执行过程中，如因工作需要调整采购计划，应及时报工会委员会批准。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的经费预算额度。采购预算需经工会经费审查委员会审查通过，并纳入工会年度经费预算。2.严格控制采购预算执行，确保采购支出不超出预算范围。如遇特殊情况需追加预算，应按规定程序报经批准。四、采购方式（一）公开招标1.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额较大，且采购项目具有通用性、标准化程度较高的。采购项目对工会工作影响较大，需要广泛征求供应商意见的。2.公开招标应按照相关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商报名，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.符合下列条件之一的采购项目，可采用邀请招标方式：具有特殊性，并只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列条件之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中达成采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并报工会委员会批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。2.询价应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。五、供应商选择与管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资格，信誉良好，无不良记录。2.具备提供优质产品和服务的能力，产品质量符合相关标准和要求。3.价格合理，具有较强的市场竞争力。4.售后服务完善，能够及时响应工会的需求。（二）供应商筛选与确定1.采购执行人员应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.根据采购项目需求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察或资质审核。3.综合考虑供应商的报价、产品质量、服务水平等因素，确定最终的供应商。（三）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量进行评价，评价结果作为后续合作的参考依据。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款以及违约责任。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决采购过程中出现的问题，维护良好的合作关系。六、采购流程（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购执行部门。2.采购申请表需经部门负责人签字确认。（二）采购审批1.采购执行人员收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.将审核通过的采购申请提交工会委员会审批。工会委员会根据采购预算和采购计划进行审批，批准后下达采购任务。（三）采购实施1.根据采购方式，采购执行人员开展采购活动。采用公开招标、邀请招标方式的，按照招标程序发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，与供应商进行谈判、协商或询价，确定成交供应商后签订采购合同。2.在采购过程中，采购执行人员应严格按照采购程序和相关规定操作，确保采购活动的公正、公平、公开。（四）验收与入库1.采购物品到货后，采购执行人员应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物品的数量、规格、质量等进行检查。2.验收合格的物品办理入库手续，填写入库单，并将入库单交财务部门记账。验收不合格的物品，应及时与供应商协商解决退换货等问题。（五）付款结算1．财务部门根据采购合同、入库单等凭证审核无误后，按照规定的付款方式和时间进行付款结算。2.付款结算应严格执行财务管理制度，确保资金支付安全合规。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算审批文件及相关资料、采购申请单、采购合同、招标（谈判、询价）文件、投标（响应）文件、评标报告、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购执行人员应在采购活动结束后及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案由专人负责保管，保管期限按照相关规定执行，并确保档案的安全、完整，防止丢失、损坏和泄密。（三）档案查阅与利用1.工会内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.查阅档案时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案保管人员同意，并登记备案。八、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购预算执行情况、采购合同履行情况等。2.在采购活动过程中，工会委员会可随时对采购工作进行监督，对发现的问题及时提出整改意见。（二）外部监督接受上级工会、审计部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合提供采购活动的相关资料和信息，对提出的意见和建议认真落实整改。九、责任追究（一）违规责任界定1.采购人员在采购活动中违反本制度规定，存在以下行为之一的，应追究相应责任：未按规定程序进行采购，导致采购活动违法违规的。与供应商串通，谋取不正当利益的。擅自变更采购合同条款，给工会造成损失的。其他违反采购制度和法律法规的行为。2.供应商在供货过程中违反合同约定，存在以下行为之一的，应承担相应责任：提供的产品质量不符合标准要求的。未按合同约定时间交货，影响工会工作正常开展的。其他违反合同约定的行为。（二）责任追究方式1.对违规的采购人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.对违规的供应商，视情节