基层工会采购管理制度

PAGE基层工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强基层工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，维护工会和职工的合法权益，依据《中华人民共和国工会法》《中国工会章程》以及相关法律法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和工会相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员和相关部门的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量和性价比。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要，提前向工会提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等。2.工会综合考虑各部门需求和工会经费状况，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的类别、时间安排等。3.对于临时性或紧急性采购需求，由需求部门填写临时采购申请表，经工会领导审批后纳入采购计划。（二）采购预算编制1.采购计划制定后，财务部门根据采购项目的预计金额编制采购预算。采购预算应包括采购项目的明细、金额以及资金来源等。2.采购预算应严格控制在工会经费预算范围内，确保经费使用合理合规。3.在采购执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。三、采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购原因等信息。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交工会办公室。3.工会办公室对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。审核通过后，提交工会领导审批。4.工会领导根据采购申请的重要性、金额大小等因素进行审批。审批通过的采购申请进入采购流程，未通过的采购申请应及时反馈需求部门并说明原因。（二）供应商选择与管理1.采购人员根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、信誉状况等。3.建立供应商名录，对合格供应商进行分类管理。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务等。4.根据评估结果，对供应商进行动态调整，淘汰不合格供应商，新增优质供应商。（三）采购谈判与合同签订1.采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确采购项目的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价依据和成本构成，争取合理的采购价格。3.谈判达成一致后，双方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量及质量标准；产品价格及付款方式；交货时间、地点及交货方式；售后服务内容及期限；违约责任等条款。4.采购合同签订后，由工会办公室负责存档，并跟踪合同执行情况。（四）采购执行与验收1.采购人员按照采购合同的约定，及时与供应商沟通，确保采购项目按时、按质、按量供应。2.采购项目到货前，采购人员应通知相关部门和人员做好验收准备工作。3.验收人员按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收，验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等。4.验收合格后，验收人员填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况等信息。5.如验收不合格，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商解决，直至验收合格为止。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，采购人员根据采购合同的约定，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关凭证。2.付款申请单经部门负责人、工会财务审核后，提交工会领导审批。3.工会领导审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购监督与审计（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，成员包括工会委员、会员代表等。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组有权对采购申请、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购执行与验收、采购付款等环节进行检查和监督，提出意见和建议。3.采购人员应主动接受采购监督小组的监督，及时向监督小组汇报采购工作进展情况。（二）审计监督1.工会定期对采购活动进行内部审计，审计内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等。审计过程中，审计人员应查阅相关文件、资料，与采购人员、供应商等进行沟通，核实采购活动的真实性、合法性和效益性。3.审计结束后，审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。采购部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。五、采购档案管理（一）档案内容1.采购活动中形成的各类文件、资料，包括采购申请表、采购合同、验收报告、发票、付款凭证等，均应作为采购档案进行管理。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管1.采购档案由工会办公室指定专人负责保管，保管期限按照国家法律法规和工会相关规定执行。2.档案保管人员应建立采购档案台账，详细记录档案的名称、编号、存放位置、保管期限等信息。3.档案保管人员应定期对采购档案进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。如发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行补救。（三）档案查阅与借阅1.工会内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管人员处查阅。2.查阅档案时，档案保管人员应在场监督，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。3.工会外部人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应经工会领导批准，并办理相关手续。查阅档案时，档案保管人员应严格按照规定进行监督和管理。4.如需借阅采购档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经工会领导批准后，到档案保管人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得