大宗物品采购询价制度

PAGE大宗物品采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大宗物品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购大宗物品的质量，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及大宗物品采购的所有部门和项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类大宗采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程和结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证物品质量的前提下，通过合理询价和采购，实现采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定大宗物品采购询价计划，明确询价的物品名称、规格、数量、质量要求等。2.组织实施询价活动，通过多种渠道收集供应商信息，向潜在供应商发出询价函，并整理和分析供应商的报价及相关资料。3.与供应商进行商务谈判，根据询价结果和公司需求，确定最终采购供应商和采购价格。4.负责采购合同的起草、签订和执行，协调解决采购过程中的各种问题。（二）需求部门职责1.准确提出大宗物品的采购需求，包括详细的技术规格、质量标准、数量、交货时间等要求，并对需求的合理性负责。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和相关信息，参与商务谈判和合同评审。3.负责对采购物品的验收工作，确保所采购物品符合需求部门的要求。（三）财务部门职责1.参与大宗物品采购询价计划的审核，从财务角度对采购成本和预算进行评估。2.负责审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定和资金状况。3.对采购过程中的费用支出进行核算和监督，确保采购资金的合理使用。（四）审计部门职责1.对大宗物品采购询价制度的执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合制度规定和公司利益。2.参与重大采购项目的询价过程监督，对询价结果的公正性和合理性进行审查。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、询价流程（一）询价准备1.需求部门根据业务需要，填写大宗物品采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.采购部门接到采购申请表后，进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，组织相关部门进行联合评审，评估采购项目对公司业务的影响和预算安排。3.采购部门根据审核结果，制定询价计划，明确询价的范围、方式、时间节点等。询价计划应包括拟询价的物品清单、潜在供应商名单、询价文件格式等内容。（二）供应商选择与询价1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、以往合作记录等。2.对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面。确保供应商具备合法经营资格和良好的商业信誉。3.根据询价计划，向符合资格的潜在供应商发出询价函。询价函应明确询价的物品名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容，并要求供应商在规定时间内回复报价。4.采购部门在收到供应商报价后，对报价进行整理和分析。分析内容包括报价的合理性、价格构成、与市场行情的比较等。对于明显偏离市场价格或存在疑问的报价，及时与供应商沟通核实。（三）商务谈判1.根据询价结果，采购部门筛选出几家报价合理、符合要求的供应商，组织商务谈判。谈判小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成。2.商务谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购价格、交货时间、质量保证、售后服务、付款方式等条款进行协商。在保证公司利益的前提下，争取最有利的采购条件。3.谈判过程中，应记录谈判内容和达成的共识，形成谈判纪要。谈判纪要应由谈判双方签字确认，作为后续采购合同签订的依据。（四）确定供应商与签订合同1.商务谈判结束后，谈判小组综合考虑供应商的报价、产品质量、交货能力、售后服务等因素，确定最终采购供应商。2.采购部门根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同起草完成后，提交给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性以及与谈判结果的一致性等方面。4.经各部门审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购执行和结算的依据。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，及时通知供应商组织生产和发货。在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，确保按时交货。2.物品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应按照合同约定的质量标准和验收流程，对采购物品进行验收。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购物品的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。对于验收不合格的物品，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。四、询价文件编制（一）询价文件内容1.询价函：明确询价的目的、范围、要求等基本信息，向供应商发出询价邀请。2.采购物品清单：详细列出采购物品的名称、规格型号、数量、质量要求等内容，确保供应商准确理解采购需求。3.报价要求：规定供应商报价的格式和内容，包括单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式等条款。要求供应商提供详细的价格构成说明和相关证明材料。4.供应商资格要求：明确参与询价的供应商应具备的资格条件，如营业执照经营范围、生产能力、质量认证、业绩信誉等方面的要求。5.技术规格书：对于有技术要求的采购物品，提供详细的技术规格书，包括技术参数、性能指标、测试方法等内容，以便供应商准确报价和提供符合要求的产品。（二）询价文件编制要求1.准确性：询价文件中的各项内容应准确无误，避免模糊不清或歧义性的表述。确保供应商能够准确理解采购需求，提供准确的报价和产品。2.完整性：询价文件应涵盖采购项目的所有关键信息，包括采购物品的详细要求、报价要求、供应商资格要求等方面。避免遗漏重要信息，影响询价结果的准确性和公正性。3.规范性：询价文件的格式和内容应符合公司内部规定和行业惯例，便于供应商阅读和理解。文件中的术语、计量单位等应统一规范，避免出现混乱。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括合法经营资格、良好的商业信誉、稳定的生产能力、质量保证体系、售后服务能力等方面。2.供应商准入申请应提交相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料、售后服务承诺等。采购部门对申请材料进行审核，必要时进行实地考察。3.经审核符合准入标准的供应商，纳入公司供应商数据库，并分配唯一的供应商编码。供应商数据库应定期更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价和考核。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门负责收集供应商的相关数据和信息，如采购订单执行情况、质量检验报告、客户反馈意见等，并进行整理和分析。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于表现较差的供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至取消供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位、违反合同约定等情况的供应商，及时进行淘汰处理。淘汰的供应商应从公司供应商数据库中移除，并停止与其合作。2.定期对供应商数据库进行评估和更新，引入新的优质供应商。关注行业动态和市场变化，积极寻找潜在的供应商资源，不断优化供应商结构，提高采购质量和效率。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对大宗物品采购询价制度的执行情况进行审计检查，重点检查采购活动是否符合制度规定、询价过程是否公正透明、采购合同是否规范签订和执行等方面。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，检查采购付款是否符合合同约定和公司财务规定，防止出现资金浪费和违规支出等问题。3.需求部门对采购物品的质量和使用情况进行跟踪反馈，如发现问题及时与采购部门沟通协调，确保采购物品满足业务需求。（二）外部监督1.接受公司内部员工和相关部门的监督举报，对举报内容进行及时