基层医疗单位采购制度

PAGE基层医疗单位采购制度一、总则（一）目的为加强基层医疗单位采购管理，规范采购行为，确保采购工作合法、合规、公开、透明，提高采购资金使用效益，保障基层医疗服务的质量和需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层医疗单位（包括乡镇卫生院、社区卫生服务中心等）的各类物资、设备、药品、耗材等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.效益原则：在满足基层医疗需求的前提下，合理控制采购成本和费用，提高采购资金的使用效益。5.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、符合医疗行业标准的物资和设备，保障医疗服务质量和安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立基层医疗单位采购领导小组，由单位负责人担任组长，成员包括财务、医疗、后勤等相关部门负责人。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室或指定专人负责采购的具体执行工作。采购执行部门应严格按照采购制度和采购领导小组的决策开展采购活动，负责采购项目的组织实施、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.医疗部门：根据基层医疗服务需求，提出物资、设备、药品、耗材等采购需求和技术参数要求，参与采购项目的技术评标和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.后勤部门：协助采购执行部门进行物资验收、保管和发放等工作，提供采购相关的后勤保障服务。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据基层医疗单位的年度工作计划、业务发展需求和库存状况，会同医疗、财务等部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应遵循“量入为出原则”，充分考虑单位的财务状况和资金承受能力，确保采购预算的合理性和可行性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议。采购领导小组应根据单位的发展规划、实际需求和财务状况，对采购预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序重新进行申报和审批。（三）预算执行与监督1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，确保采购资金的使用符合预算安排。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期通报采购预算执行情况，对超预算采购等违规行为进行及时纠正和处理。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购货物、服务和工程单项或批量采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足基层医疗紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作流程。采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的时间、地点和程序组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的程序和要求参照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足基层医疗紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。经采购领导小组批准后，方可采用单一来源采购方式。单一来源采购应与供应商就采购项目进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购执行部门应根据供应商的报价情况，进行比较和评估，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.基层医疗单位各部门根据业务需求和库存情况，填写采购申请表。采购申请表应详细注明采购项目名称规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购执行部门，采购执行部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。（二）采购审批1.经初步审核通过的采购申请，提交采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据采购制度和单位实际情况，对采购申请进行审议和批准。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购申请，采购领导小组应组织相关部门进行专题论证和评估，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式组织采购活动。2.公开招标、邀请招标等采购方式应按照相关法律法规的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。采购执行部门应协助招标代理机构做好招标文件编制、开标、评标等工作。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应按照规定的程序和要求，组织谈判小组、协商小组等与供应商进行谈判、协商和询价活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并符合相关法律法规和行业标准的要求。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务、医疗等相关部门进行审核。审核通过后，并由单位法定代表人或授权代表签字盖章后生效。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购执行部门应会同医疗、后勤等相关部门按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果验收人员签字等内容。3.财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，确保采购资金的安全和合理使用六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或供应能力、完善的售后服务体系等条件。2.采购执行部门应定期收集供应商信息，建立供应商数据库。对申请准入供应商，采购执行部门应进行资格审查和实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。经审查合格的供应商，方可纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商续用、淘汰的重要依据。2.采购执行部门应制定供应商评价与考核指标体系，采用定量与定性相结合的方式，对供应商进行综合评价和考核。评价与考核指标体系应包括产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务响应速度、客户满意度等方面内容。3.采购执行部门应定期向供应商反馈评价与考核结果，对存在问题的供应商，应要求其限期整改。对整改不力或不符合要求的供应商，应及时淘汰出供应商数据库。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供假冒伪劣产品、拖欠货款等不良行为供应商，应依法追究其违约责任，并采取限制合作、列入黑名单等约束措施，维护采购秩序和单位利益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括采购决策风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.采购执行部门应定期对采购风险进行排查和分析，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.加强采购决策管理，严格按照采购制度和决策程序进行采购决策，避免因决策失误导致采购风险。2.选择合适的采购方式，并严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动合法合规，降低采购方式风险。3.加强供应商管理，建立健全供应商准入、评价、考核、激励与约束机制，降低供应商风险。4.加强采购合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，防范合同风险。5.加强验收管理确保采购项目质量符合要求降低验收风险。6.加强付款管理严格按照采购合同约定办理付款手续，防范付款风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控与预警机制，对采购风险进行实时监控和预警。采购执行部门应定期收集采购风险信息，分析风险变化情况，及时发现潜在风险。当采购风险达到预警阈值时应及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，防范风险扩大。八、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目需求等信息。2.采购信息收集渠道包括政府部门网站、行业协会网站、媒体报道、供应商提供、内部各部门反馈等。（二）采购信息整理与分析1.采购执行部门应定期对收集到的采购信息进行整理与分析，提取有价值的信息，为采购决策和采购活动提供参考依据。2.采购信息整理与分析内容包括政策法规解读、市场价格走势分析、供应商竞争力分析、采购项目需求预测等方面。（三）采购信息发布与共享1.采购执行部门应及时将采购信息在单位内部进行发布与共享，确保各部门了解采购工作进展情况和相关信息。2.采购信息发布方式包括内部网站、工作群、文件通知等。同时，采购执行部门应按照规定的程序和要求，将采购信息在指定的媒体上进行公开，接受社会监督。九、监督与检查（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，确保采购制度的有效执行。2.财务部门应加强对采购资金使用的监督，确保采购资金专款专用，杜绝资金浪费和违规使用。3.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购程序的合规性采购合同