城发集团采购制度规定

PAGE城发集团采购制度规定一、总则（一）目的为规范城发集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于城发集团及所属各子公司、分公司（以下统称“集团各单位”）的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购方案，确保采购结果的公正性。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团领导、相关部门负责人等。其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团设立采购管理部门，负责集团采购工作的统一管理和指导。采购管理部门职责如下：1.制定和完善采购管理制度和流程。2.编制年度采购计划。3.建立和管理供应商库。4.组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等。5.监督采购合同的执行情况。6.协调处理采购纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其职责如下：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务标准等。2.参与采购项目的评审和验收工作。3.提供采购项目相关的技术支持和业务指导。（四）其他部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审查等。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应于每年年底前，根据下一年度业务发展规划和工作安排，编制本部门的采购需求计划，并报送采购管理部门。2.采购管理部门对各需求部门报送的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合集团年度预算和资金状况，编制集团年度采购计划。3.年度采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等内容。（二）采购计划的调整1.因业务发展变化、市场环境变化等原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并报送采购管理部门。2.采购管理部门对需求部门提出的采购计划调整申请进行审核，报经采购决策委员会批准后，对采购计划进行调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入标准和流程，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉证明等相关资料。3.采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察和调研。经审核合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。2.供应商评价和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价和考核结果为不合格等级的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、取消准入资格等。3.采购管理部门应根据供应商评价和考核结果，对供应商库进行动态管理，及时淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（三）供应商激励与约束1.对评价和考核结果为优秀等级的供应商，采购管理部门可给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.对违反采购合同约定、提供劣质产品或服务、存在不良信誉等行为的供应商，采购管理部门应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、支付违约金、取消准入资格等。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。2.谈判采购：适用于采购金额较小、技术简单、供应商数量有限或有特殊要求的采购项目。3.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.招标采购程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人。向合格投标人发售招标文件，并组织开标、评标、定标等活动。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。2.谈判采购程序采购管理部门确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判小组与谈判供应商进行谈判，确定谈判结果。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。3.询价采购程序采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求其报价。对供应商的报价进行比较和分析，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购内容、采购金额等，并报经采购决策委员会批准。采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购管理部门与单一供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送法务部门进行法律审查，确保合同合法合规。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门应按照采购合同约定，及时接收货物或服务，并进行验收。对验收不合格的货物或服务，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决。3.财务部门应按照采购合同约定，及时支付货款。对不符合支付条件的货款，财务部门应拒绝支付。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同协议。2.采购合同变更或解除协议签订前，采购管理部门应将协议文本送法务部门进行法律审查，确保协议合法合规。3.采购合同变更或解除后，采购管理部门应及时将变更或解除情况通知财务部门、需求部门等相关部门。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度,加强对采购活动的全过程监督。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。3.集团各单位应设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对举报属实的，应给予举报人奖励，并对违规行为进行严肃处理。