采购管理制度

企业采购管理制度

一、目的

规范采购操作环节和措施,保证采购的质量和采购规定的合用性，符合企业整体的平常管理规定

规定。

二、合用范围

本规范合用于企业的设备、工具、成型软件和固定资产（不含企业长期代理产品）等采购的控制。

三、定义

1.供应商：是指能向采购者提供货品、工程和服务的法人或其他组织。

2.合格供应商：是指通过企业一定程序评审确定可以与企业合作的供应商。

3.购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有

部门经理和其他审核权限必须签批。

4.供应商选择考察表：是确立为企业供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供

应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。

5.供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格,

根据考核决定与否与该供应商继续合作。

6.终止供应商的汇报：是指供应商发生恶劣服务、严重品质状况或考核不合等提出与其终止合

作的汇报，此汇报由有关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐层上报审批。

7.抽货检查原则：此原则是对采购物品进行检查的参照原则，由技术部门或其他有关权责部门

编写交采购中心汇总成册。

8.货品检查汇报：是货品验收部门和人员对货品进行验收后对所采购货品给出验收汇报和处理

四、采购管理制度

1.严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；

2.严格遵守采购规范流程，按流程办事；

3.能及时按质按量地采购到所需物品；

4.严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；

5.加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和减少采购成本并保证

采购质量；

6.科学、客观、认真地进行收货质量检查；

7.处理好与供应商的关系，协助供应商处理一定的问题；

8.认真分析采购工作，改善流程、规范和采购原则，提出有助改善企业和供应商服务水平的提

议；

9.做好采购有关文档的存档、备份工作；

10.在满足企业需求的基础上最大程度减少采购成本；

11.所有采购,必须事前获得同意。

未经计划并报审核和同意,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购"，并由总经理补

批；

12.凡具有共同特性的物品，尽最大也许以集中计划办理采购，可以核定物品项目，告知各请购

部门依计划提出请购，然后集中办理采购；

13.采购物品在条件相似的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购置，不得随意变更供

应商；

五、供应商选择原则

1.具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；

2.注册资金到达一万以上的一般纳税人；

3.健全的商务管理流程和制度；

4.良好的财务状况，至少可以予以一天以上帐期；

5.具有优势的产品资源；

6.相对有助于我企业的供配货地理区位；

7.积极的合作态度；

六、供应商选择、评价和终止措施

供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更

有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商自身的资质、能力有关。因此有必要

严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制定有关终止措施。

对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。详细定类措施参见《供应商考核措施及考核表》。

采购管理制度

第一条总则

为加强企业规范化管理，保证企业能购到高品质低成本的产品，从而到达减少成本之目的，特制

定本制度。

第二条目的

选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，保证供货商提供的物料满足企业的规定规定。

第二条合用范围

本制度合用于企业各项物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，悉依本

制度处理。

第三条权责

(1)由采购部门负责对物料的采购工作。

(2)设计部负责提供产品有关技术规定、质量保证条件等。

(3)仓管和采购部负责对采购回的物料进行验收。

第四条采购计划的制定

(1)采购部根据企业的《月生产计划》及库存状况编制《月采购计划》经总经理同意后实行采

购。

(2)采购部还需根据企业业务的淡旺季的需求，查龙仓库的库存量，确定物料的品种、规格、

数量等方面的实际缺口，编制当月《采购月计划》。

(3)《采购月计划》经总经理核准后，采购部与财务部各持一份,采购部依《采购月计划》进行

采购作业。财务部根据《采购月计划》安排采购所需的资金。

第五条采购的实行

1、选择供应商

供应商的选择需从同意的【合共供应商名单】中选用；

2\采购部一般应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价根据；

31采购部主管在审价时，认为需要再深入议价的,则由采购主管亲自与供应商议价；

41总经理在核价时，均可视需要再行议价或规定采购部深入议价；

2、价风格查

已核定之物料，采购部必须常常分析或搜集资料，作为减少成本之根据；

2\我司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参照；

3I已核定之物料采购单价如需上涨或减少，应附上书面之原因阐明；

4\采购数量或频率有明显增长时，应规定供应商合适减少单价；

51采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；

3、询价和比价

II根据采购物料的品种、规格、原则、数量、和交付期的不一样，采购人元应选择至少三家符

合采购条件的供货商作为询价对象；

2\采购人员根据过去采购的状况，市场变化状况，以及企业成本预算等状况，确定采购目的价

格；

31在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量规

定等方面进行查对，以保证供应商可以提供的物料符合企业实际的采购规定，并对供应商所报的价格、

交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；

41供应商提供报价之物料规格与请购规格不一样或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；

51专业材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价；

61在供应商的报价条件不能满足规定期，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在所有

条款上到达一致。

4、订购作业

II在采购作业所需的所有条款与供应商到达一致后，采购人员需填写正式的采购订单，订单需

要列明至少下列条款:

a、供应商资料：包括名称、地址、联络人、联络方式;

b、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超过原则的特殊规定需尤其注明；

c、订单所采购的数量/S量：单位包装数量/重量;包装件数;

d、价格：单价，合计价、协议总额，定金或预付款

e、交付期：分批交付E寸应明确每批的交付时间和交付数量。

付款方式

g、标识：物料自身或包装上的文字标识（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重

量、批号I

h、所需的质量证明资料（检查单、质保单、出厂证明单、化验汇报等\

质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理措施。

j、装箱清单（送货单）和销售发票的规定。

2\采购订单经物控部负责人审核后，加盖企业协议公章生效。采购单一式二份，双放各保留一

份。采购部负责采购订单的存档。

采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

第六条验收与付款

1、依有关检查与入库规定进行验收工作。

2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。

第七条本制度经企业最高主管总经理审核通过后公布实行，修正时亦同。

采购业务流程及管理制度

总则

第一条采购部门的划分

1.生产原材料采购：由采购部门负责办理。

2.平常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3.对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人蜀旨定部门办理采购作业。

第二条采购作业方式

一般状况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1.集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先告知请

购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

2.长期报价采购：凡常常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定

长期供应价格，同意后告知请购部门依需要提出请购。

3.未经企业主管领导书面同意，不得私自变更、替代既有面辅材料供应商；如有更适合供应商而

需要替代原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈说材料，获得书面同意后方可变更。

4.询价、议价结束后，需企业主管领导书面同意方可定价，否则企业不予承认价格；由此引起后

果由负责人负全责。

5.采购作业协议签订由企业指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.毛领、毛条、面料等大额材料协议签订由分管采购副总经理以上级他人员办理。

第三条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，告知有关部门

以便参照，假如有变更时，应立即修正。

采购作业处理

第四条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整顿并通过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供

应厂商议价。

（二）但凡最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确

认后上报。

（三）采购经办人员接到"材料采购单"后应依采购材料使用时间的缓急，并参照市场行情及过去

采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议

价成果书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购状况，主管应立即指定

经办人员先行询价、议价，待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

第五条审核及同意

附注：但凡列入固定资产管理的采购项目应当以“财产支出"同意权限进行上报。

第六条订购

（一）采购经办人员接到经同意的”材料采购单〃后，应以"订购单〃向厂商订购，并以电话或传

真确定交货（到货）日期，同步规定供应商在"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"，材料

需按款号标明分包包装。

（二）若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单"上签名"分批交货”以供识别。

（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应在"材料采购单"上签名"暂借款采购"，以供识别。

第七条整顿付款

1.面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货查对无误后，于第二日将原始

单送会计部门。

2.缺交应补足者，请购部门应根据实收数量，进行整顿付款。

3.超交应经主管同意后，才能根据实收数量进行整顿付款，否则仅依订货数付款。

价格及质量的复核

第八条价格复核与市场行情资料提供

1.采购部门应调查重要材料的市场与行情,并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参照。

2.采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料同意价格的参照。

第九条质量复核

采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检查等）。

第十条异常处理

审查作业中，若发现异常状况，采购单位审查部门应立即附异常状况汇报资料，告知有关部门处

理。

附则

第十一条本措施经总经理同意后实行，增设修订亦同。

第十二条本措施自8月1日期开始实行。

采购主、辅料管理制度补充

1,根据计划单采购主、辅、料。

2,现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、

购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方

名称，货品的名称，数量、单价、金额、用途签字\入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。

随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。

3,订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单

（入库单必须注名：供货方名称，货品的名称，数量、单价、金额、用途I入库单必须通过采购员、

保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据

由经理签字，然后到财务部办理结算手续。

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供应部工作职责和工作原则

一、目的作用：

1.1可作为供应部开展工作的规范根据。

1.2可作为企业领导考核供应部工作业绩的衡量根据。

1.3可作为供应部人员工作中互相监督与协作配合的根据。

二、管理归口

总经理是供应部的上级直接领导。

供应部的工作直接对总经理负责。

三、工作职责

1、采购计划的编制

负责根据生产、总务、设备及检查等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织

详细的实行，保证经营过程中的物资供应。

2、物资供应:

2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检查用品及燃料等的采购供应

工作。

2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应状况。

2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理,又要保证质显

2.4负责各类采购协议的签订与管理、贯彻工作，并制定对应的管理制度。

2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原贝J进行采购作业，根据生产安排做好物资供

应的进度控制，实现物流的优化管理。

3、采购物资的入库与结算：

3.1负责办理购进物资的到货后的有关手续的办理工作。

3.2对不合格产品及时退货。

4、供货单位的质量审核:

4.1参与对供货单位进行质量管理体系的审核工作。

4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并

不停开辟和优化物资供应渠道。

4.3负责制定物资采购工作各项管理制度。

4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处

理等工作。使之准时、按质、按量进行物资供应。

5、负责企业外委托加工的出入库业务。

6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事

项和突发问题。

7、完毕企业领导交办的其他工作任务。

四、职责权限：

4.1对于未经同意的计划有权拒绝供应。

4.2有权规定仓库保管员提供报库存表。

4.3采购权：

4.3.1食堂用品的采购权。

4.3.2办公用品、用品及劳动保护用品、工装的采购权,

4.3.3卫生用品、用品的采购权。

4.3.4企业内备品、备件、生产用品用品及维修用料的采购权。

4.3.5检查用品及用品的采购权。

4.3.6企业用燃料的采购权

五、工作原则

5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完毕。

5.2根据生产需求计划和物资库存状况编制合理的采购计划，准时、按质、按量地供应企业生产

经营所需要的多种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。

5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道

的建立等方面的工作均符合企业规定规定。

5.4与其他部门可以很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常状况或生产任务的临时调整变

动,均能很好地与有关部门协调处理。

5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，到达最程度地占用流动资金，提高

资金使用效益。

5.6对供应商的管理措施行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固

可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均到达了规范规定。

5.7对业务员的平常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率

普遍反应均好。

5.8平常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。

5.9与其他部门在工作上能很好地沟通和协作配合。

供应部工作流程

供应部重要负责生产性物料及办公用品、生产有关辅密用品、检查用品的采购工作及外委加工工

作。

根据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，供应部计划

员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各

有关采购员。采购员根据质量管理部下发的物料质量原则及采购计划进行比价后，确定供应商进行采

购。

物料到货时业务员填写到货告知，到货告知随货品一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认

数量，核算无误后，在到货告知上签字确认，将到货告知第三联由仓库保管员保留，第二联送交财务,

第一联返回供应部，物料入库待验。

月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票抵达后办理正式入库冲回暂入库，业务

员填写入库单，供应部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检查汇报单号并签字

确认，财务部根据入库单及合格汇报单办理入库及结算业务。

为保证供货质量，企业应建立供应商评估小组，由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与,

并定期对供应商进行评估。重要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。

供应部管理制度

直接上级：总经理；

部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资；

管理权限：受办公室委托,行使对采购、供应的管理权限，并承担执行企业规章制度、管理规程

及工作指令的义务；

管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资;

供应部职责：

1从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责;

2.负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购，

做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库记录核算工作；

3.制定本部的工作计划和目的；

4.理解市场上企业所需采购的物资、备品的变化的状况；

5.调查研究本行业采购物资、备品的规律；

6.采购方式设定；

7.对重要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；

8.采购前要询价、比价、议价；

9.合理编制采购计划、实行采购；

10.处理与协调和供应商之间的关系；

11.组织对物资市场信息的搜集和分析；

12.检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；

13.完毕临时交办的其他事项；

1供应部在职人员行为规范:

1.1本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普一般识及逻

辑判断做根据。

1.2本职务阐明不也许涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任

何公务。

13与卖场的充足沟通与亲密配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。

1.4采购人员成功的要素有下列七项,本职位人员应确实做好：

(1)操守廉洁

(2)掌握市场

(3)积极认真

(4)适应性强

(5)精打细算

(6)精打细算

2采购程序：

2.1采购工作以“采购计划"和"认证成果"为根据。

2.2采购安全性关键器件必须是其获得了安规承认。

2.3在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检查，但应与之形成质量保证协议。

2.4采购人员必须具有采购活动需要的专业知识，能纯熟运用电脑在信息网上进行数据处理工

作，有一定的英语水平和很好的谈判技能。

2.5根据生产计划，采购部下达经同意的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动

中"采购什么？采购多少？何时到货？”的基本根据。

2.6采购部根据器件的分荒,把基本物料采购计划分派给不一样的采购负责人。

2.7采购负责人员在收到兴购计划后，应认真查对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以

书面形式反馈给计划制定部门，以便计划部门及时调整计划。

2.8采购人员将采购计划逐项查对评估的供应商有关信息，拟制采购订单，采购订单应清晰列明

采购物料对应的我司编码、生产厂家、对应的厂家规格/型号、采购数量和规定交货的日期等。货期

不能满足时，需注明新的定约时间。

2.9采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授

权人同意的订单发给供应商，并规定供应商在规定期间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其

复印件应由采购部存档并妥善保管。

2.10签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。

2.11采购计划中,未列入评估合格供应商的物料,则属风险采购；风险采购必须在申请单获得

准许后，方可实行采购。此物料的使用应由有关技术人员明确特定用途和规定，不可简朴二次使用的

此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。

2.12订单下达后，采购人员负责跟单，不停提醒供应商按期交货。

2.13货到暂存库，采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。

2.14采购安全关键器件必须是其获得了安规承认,未获承认不得采购；因技术改善或其他特殊

规定需作物料替代时，必须履行规定的承认审批手续。

2.15当顾客尤其规定期，可在我司或供应商处对采购物料进行符合性验证。

2.16外协加工控制

a）外协加工采购小组负责及时、对的地申请、传送外协加工所需技术文献、专用工装和仪器；

b）对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商有关人员进行技术培训I、生产现场技术指导和

并进行初次加工评审。外协物料可以由质检部检查员或授权人在供应商现场检查，也可以送回检查，

详细检查方式由技术工程部提出、实行；

c）由采购部负责保持和外协加工供应商的平常沟通和联络，协调处理外协加工过程中的品质、工

艺等问题。

d）由技术工程部组织对外协供应商实行定期考核，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商贯彻纠

正、防止措施。

e）外协供应商必须按企业的规定提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量工程部管理

并纳入企业质量月报中。

3验货控制程序

3.1供应商将物料送到暂存库，暂存库管理人员在接受送来的物料时，应对其品种、数量和包装

进行查对和登记。

3.2暂存库管理人员填写送检单并送到质检部，由质检人员实行验证，对于风险采购物料质检部

应按加严方式验证或检查方可入库。

3.3对于已经在外协厂或其他场所检查的物料，暂存库根据质检部开具的合格单据进行“直接接

受"操作。

A-A-

第一篇

物资采购管理制度

一、采购管理制度

（-）采购根据

1、我司各类物资采购均需提出申请，填写"采购告知单"，由采供部统一采购。

2、凡食堂食品采购，凭食堂报单采购；如由企业经费报销商品的采购，凭需求单位填写并经企

业领导签字同意的"采购告知单"接受采购任务，否则应拒绝接受任务。反之，以失职惩罚。

3、采供部凭"采购告知单”采购，不得随意变换物资的品种、规格、数量，否则，后果自负；

如因"采购告知单"有误而购错了物资，由签发"采购告知单”的负责人负责。

（二）采购原则

1、严禁非专职采购员采购物资。

2、洽谈采购交易业务,必须有两人以上共同进行。

3、坚持货比三家，如库存期货（指库存一种月以上的商品）进货800元以上，元以内，必须将

货比三家的状况向分管领导汇投，获得同意后，方可进货；元以上，需报总经理同意后，方可进货；

以减少库存积压，有助于资金周转。

4、大宗物资采购，由总企业组织公开招标采购。米、面、油原则两月一次；煤炭两月一次。采

购程序按《淮阴师范学院饮食服务总企业物资招标工作暂行规定》（见付件）执行。

5、实行采购回避制度。凡波及与亲属进行业务交往的要积极回避。

6、采购中严禁接受"送点""带点"或"拿点’"吃点"行为。

7、加强物资招标的监控管理工作。

（三）采购规定

1、物资采购必须从批发市场或产地进货。

（1）米、面必须从具有加工条件，符合卫生规定的大型正规厂家进货；

（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；

（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件\产品生产日期后采购；

2、严禁购变质、变味及未经食品卫生检查的私人荤食，对推销搭配食品严格控制；

3、物资采购必须开具正规统一发票（农贸市场除外）；采购中波及的税费一律由卖方