用友ERP系统采购部岗位操作手册

福建俪人鞋业有限企业用友ERP系统采购部岗位操作手册

手册名称：采购部操作手册适用部门：采购部

编写人员：版本号1.0编写日期2007年10月18EI

业务采购订单业务问题、操作问题

对到货单业务问题、操作问题

口采购发票业务问题、操作问题

支采购结算业务问题

持技术财务部软件何题、错误提示

计算机网络、硬件、系统故障

目录

一、部门职

责:.............................................................3

二、部门岗位划

分:.........................................................3

三、系统业务处理流

程:.....................................................4

四、部门平常业务系统处

理:.................................................4

1、平常业务类型的界

定:................................................4

2、采购业务平常处

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1供应商档案维

护......................................................5

2采购计划生

成.......................................................5

3采购订单下达:...........................................

7

4采购到货

单..........................................................9

5采购发票:...............................................

10

6采购入库单:.............................................

12

7采购结算:........................................................

一、部门职责：

采购部门口勺平常工作在ERP系统处理中重要工作有：

1、开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。

2、及时根据采购计划录入采购订单,为生产部安排采购和生产做根据。

3、根据供应商到货状况在采购系统中录入到货单，并告知质检部门验货。

4、收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并告知财务部进行采购结算。

5、作好多种采购记录，为决策层提供分析数据。

二、部门岗位划分：

采购计划员:系统内供应商分类、供应商档案、采购计划日勺制定

采购部经理:对于采购管理工作完毕状况审核,进行月末结帐处理。

采购业务员:进行订单录入。

仓管人员:采购入库单录入、材料出库单录入。

三、系统业务处理流程:

1、采购计划员根据销售订单，结合BOM、库存状况，选择销售订单进行SRP

运算，分解生成采购计划；

2、采购部经理对先购计划进行调整'审核，安摔采购业务员参照采购计划生成

采购订单；

3、仓管员根据送货单办理入库手续；

4、采购发票到后，财务往来会计在采购系统中录入采购发票，并进行采购结算

生成凭证到总账。

四、部门平常业务系统处理:

1、平常业务类型的界定:

供应商档案维护、采购计划、采购订单、采购入库单、采购发票（运费发票、

采购结算、月末结帐

2、采购业务平常处理:

1供应商档案维护原则:供应商分类十四位流水号

操作途径：【设置】一【基础档案】一【往来单位】一【供应商档案】单击

【增长】或【修改】可以看如下介面:

UFIDA用友软件

红色“*”日勺内容是必输项,如图所示:供应商分类为“01”，因此供应编码为

“010001”，供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限企业”若供应商名称不录则系

统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则规定录入，以便后来记录、分析。单击

【联络】可维护专属部门与业务员。

2采购计划生成：SRP采购计划:根据销售订单或市场预测，通过SRP运算，确定

向供应商下达采购订单进行采购日勺产品及其数量,即SRP运算中“外购+MRP件”

末级物料形成日勺需求。

操作途径：【业务】一【生产管理】一【SRP计划生产】—【SRP运算单】一

【MRP采购计划】

【操作流程】

1.进入SRP运算单，选择销售订单进行SRP运算，填写运算开始时间和结束

时间，订单时间需都包冷在内，操作环节：增长一选销售订单-保留-审核-运算-

查看运算结果。

2.运算成果分解成MRP采购计划、生产计划、委外计划。

3.录入过滤条件，按［过滤］，显示符合条件的SRP采购计划。（可以按存货

大类

4.已审核日勺SRP采购计划可以弃审、调整。

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在此可以看到采购计划列表:选择最终一条状态为未审核日勺记录，具他的状态

为“过期”

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窗口

过渡条件

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计划订货日期:到

讨划到货日・月：到

是否已配额是否已订货

日勺采购计划可直接删除，双击或点击【维护】跳出过滤介面:

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3采购订单下达：

采购订单是企业与供应商之间签订的采购协议、购销协议等，重要内容包括采

购什么货品、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运送方式、价格、

运费等。它可以是企业采购协议中有关货品日勺明细内容，也可以是一种订货日勺口头

协议。参见采购订货通过采购订

单的管理，可以协助企业实现采购业务的）事前预测、事中控制、事后记录。

UFIDA用反转件

1.根据《采购管理》的请购单、《生产管理》的SRP采购计划填制，也可以在

《采购

管理》直接录入采购订单，在此尤其规定采购订单必须参照采购计划生成,

2.采购订单发送给供应商，企业根据供应商日勺反馈可对采购订单进行修改、审

核。

3.企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修

改。

4.货品抵达企业后，填制采购到货单,或直接根据采购订单生成到货单。

5.通过仓库日勺质检和验收，填写采购入库单。

6.对于已执行完毕日勺订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开

后，仍

可使用。

7.通过采购订单执行记录表，可以查询订单日勺货执行状况。

8.可以查询临期或逾期的）采购订单。

详细操作介面:单击［增长1,

右键R拷贝采购计划），录入条件后，单击K过滤

UFIDA用友软件

选择对应记录，单击K确定』返回到采购订单介面。

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4采购到货单

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方告知

或送货单填写，确认对方所送货品、数量、价格等信息，以入库告知单日勺形式传递到

仓库作为保管员收货日勺根据。

【菜单途径】：业务-到货-到货单

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单击【增长】在表体位置，点击右键【

拷贝采购订单】

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过滤出已审核日勺采购订单，已执行完毕日勺采购订单不会再出现，选择对日勺记录,

生成采购到货单,返回。

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生成日勺到货单,可修改，保留，退出。打印给质检部门

5采购发票：

采购发票是供应商开出的销售货品的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本.

并据以登记应付账款。

企业在收到供货单位的发票后,假如没有收到供货单位日勺货品,可以对发票压单

处理,待货物抵达后,再输入系统做报账结算处理;也可以先将发票输入系统，以便

实时记录在途货品。

采购发票按业务性质分为:蓝字发票、红字发票。

采购发票按发票类型分为:

・增值税专用发票，增值税专用发票日勺单价为无税单价。

•一般发票:一般发票包括一般发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、

其他收据，这些发票的单价、金额都是含税日勺。一般发票日勺默认税率为0,可修改。•

运费发票,运费重要是指向供货单位或提供劳务单位支付日勺代垫款项、运送装卸

费、手续费、违约金（延期付款利息、包装费、包装物租金、储备费、进口关税

等。运费发票日勺单价、金额都是含税日勺。运费发票日勺默认税率为7,可修改。

【菜单途径】

采购管理-业务-发票-采购发票

1.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（一般采购填制;采

购发票也可以拷贝其他采购发票填制。必有订单时，采购发票（专用、一般不可手工

新增，只能参照生成。

2.采购发票可以修改、删除。

3.采购发票可以现，‘寸、弃付。

4.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。

5.采购发票可以在《应付款管理》进行审核，同步回填采购发票的审核人。

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【业务流程】

i.填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。

2.财务部门通过《应付款管理》对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采

购发票

审核人。

3.采购结算会计对采购入库单和采购发票讲行采购结算处理.

4.由于材料不合格或其他原因，企业假如发生退货业务，且发票已付款或对应的

入库

单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，

则您可通过取消结算修改发票即可。

5.通过记录账表查询各采购发票的有关信息。

6采购入库单：

采购入库单是根据采购到货的实收数量填制的单据。；《库存管理》启用后，

必须在《库存管理》录入入库单据，在《采购管理》可查询入库单据,可根据入库单

生成发票。

【菜单途径】

采购管理一业务-入库-采购入库单

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在此不可以增长新B勺采购入库单，但可以查询仓库日勺入库状况，点击【生成】，

是指根据采购入库单生成发票：

输入过滤条件，单击【过滤】选择对应的记录,录入发票类型，税率后点【生

单】便可生成发票，，采购发票介面可以查询到刚生成日勺发票。

7采购结算：

采购结算也称采购为账.是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采

购入库成本;采购结算的成果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记

录对应关系日勺结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种

方式;此外运费发票可以单独进行费用折扣结算。

UFIDA用友软件

・菜单途径:采购管理一业务一采购结算一手工结算/

UFIDA用反软件

自动结算

•入库单与发票结算

•蓝字入库单与红字入库单结算

・蓝字发票与红字发票结算

■运费发票与入库单结算,也可直接与存货结算

•参照入库单生成发票时可以进行结算

【业务规则】

■入库单日勺金