2024年监理资料员工作指引

项目监理资料员工作指引

序言

为深入加强项目监理部档案资料规范化管理，引导项目

监理资料员掌握工作流程和标准，明确工作职责，知晓工作

重点、迅速提升自己，迅速开展监理资料管理工作。确保项

目监理档案资料规范化、标准化，且整顿及时、真实完整、

分类有序、保存齐全完整、美观整洁。有鉴于此，特编制本

工作指引。

一、监理资料的分类和基本内容

在工程项目标监理工作中，会包括并产生大量的信息与

档案资料，这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据,

如招标投标文献、协议文献、业主针对该项目制定的有关工

作制度或要求、监理规划与监理大纲，有些是监理丁作中形

成的文献，表白了工程项目标建设情况也是此后工作所要查

阅的，如监理工程师通知、专题监理工作报告、会议纪要、

施工方案审本意见等，有些则是反应工程质量的文献，是此

后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工

作中应对这些文献资料进行管理。

监理资料的管理包括三大方面，第首先是对施工单位

的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时统计、搜集并

存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构自身应当

进行的资料与档案管理工作。第三方面是对业主下发和提供

的有关档案资料的搜集整顿存档、转发。详细监理资料的分

类和基本内容详见下表：

项目监理部资料目录索引

卷

档号册号文献名称

名

1-1委托监理协议及监理招投标文献

及对应的协议变更协议文献、协议

争议调解文献、违约处理文献

1-2建设工程施工协议及施工招投

文献及对应的合约交底资料、协

协议变更协议文献、协议争议调解

议文献、违约处理文献

1

文1-3业主签订的设备采购及供货协

献议及对应的协议变更协议文献、

协议争议调解文献、违约处理文

献；

1-4工程分包协议及对应的协议变

更的协议文献、协议争议调解的

文献、违约处理文献

建设项目立项批文：建设工程规划

许可证、建设用地规划许可■证、建

2-1

设用地红线图、施工许可证（可要

求业主提供〉

质量监督站提供的《建筑与安装

2-2

前工程质量监督计划》

期

2施工图纸报建有关部门批复意

文

见：设讨施工图审查批复文献、

献

2-3消防审查意见书、消防审查意见

书、抗震审核意见书、人防审核

意见书、环境评价意见书

工程地质、水文地质勘察报告

2-4

设计图纸清单、设计交底及图纸

3-1

4V会审会议纪要

3-2监理内部读图成果

工程设计、技术变更台帐、工程

变更文献（含业主指令）：按专业

设划分（建筑、结构、给排水、电

计气、通风、电梯、弱电）

管3-

理3

文

献

监理大纲（企业投标文献，特殊

4-1

监项目能够提供应项目监理部）

理

4-2监理规划

工

4监理交底统计（对内、外部交底

作4-3

文献）

方

监理实行细则

案4-4

施施工组织设计（含施工组织设计

5-1

工报审表）

组质量专题施工方案（含施工方案

织5-2报审表）：季节性施工方案（含施

5设工方案报审表）

计5-3安全专题施工方案

（分包单位的施工组织设计及专

方5-4题施工方案（含报审表）

案）

监理单位企业资质证书、项目

6-1

监理人员资质证书

总包项目施工人员记录表及上

岗证（含施工管理人员变更报审

6-2

单表）；包括总包成品、半成品单

位位资质

6

资分包单位资格报审表（含资质

6-3

质资料及人员上岗证）

分包成品、半成品供应单位资质

报审表（含资质资料）

6-4

工程试验室（包括见证取样送检

试验室）资质资料

7-1工程开工/复工报审表

进

7-2工程暂停令

度

7工程暂时延期审批表、工程最

控7-3

后延期审批表

制

7-4业主总建设发展计划

7-5总包监理总进度控制计划、

总包施工单位施工总进度计划、

7-6

专题进度计划

总包施工单位月施工进度计划、

7-7

月报

总包施工单位周施工进度计划、

7-8

周报

7-9分包施工单位施工总进度计划

7-10分包施工单位月施工进度计划

7-11分包施工单位周施工进度计划

8-1施工测量放线报审文献

基坑沉降位移观测统计、基坑检

8-2

测报告

8.3主体施工沉降观测成果

工程质量问题处理统计及质量

8-4

事故处理报告

材料进场验收、见证取样台帐：

8-5

乙供材样板审批表

8-6磴浇筑令

8-7建筑材料及设备报审资料

质样板点评统计（施工样板确认

8-8

量单）

8

控坐标、场地移交统计及重要工序

8-9

制移交统计

检查批质量验收统计（含工程报

8-10

验单）

隐蔽工程质量验收统计（含工程

8-11

报验单）

分项工程质量验收统计（含工程

8.12

报验单）

分部工程质量验收统计（含工程

8-13

报验单）

8-14专题验收文献

8-15其他有关工程质量控制的文献

安全监理大纲、特殊分部分项工

9-1程安全监理细则、安全应急预案

安等

全

9项目安全组织架构、安全监理目

监9-2

标、安全职责分工

理

监理单位安全检查统计（周检、

9-3

月检、专题检查）

施工单位安全施工许可证、项目

9-4有关人员安全培训合格证、特殊

工种上岗证的核查汇总

施工单位安全交底统计核查汇

9-5

总

9-6重要施工设备进/出场报审表

施工设备维保统计（月检）（塔

9-7

吊、施工电梯）

审核安全防护材料/用具质量统

9-8

计

安全措施费用专题支付审批资

9-9

料

9-10安全事故处理资料

9-11安全旁站监理资料

垂直运输设备（塔吊、施工电

9-12梯）、外脚手架验收合格证明资

料

安全监理大纲、特殊分部分项工

9-13程安全监理细则、安全应急预案

等

进度款审批文献（形象进度审

10-1

批表）

造10-2现场签证资料

价

10-3招标文献、预算书

10控

10-4结算书

制

10-5费用索赔报告

10-6监理费申请报告

111监理例会会议纪要111

11-2专题工地会议纪要11-2

Z-11-3监理交底会议纪要

议

11-4第一次工地会议纪要

纪

内部学司会议纪要11-3

11要11-5

11-6验收会议纪要

11-7其他会议纪要文献

监专题总结（桩基、基础、主体

理12-1

结构、质量事故等）

简12-2监理日报

协

12-3监理周报

12工

作12-4监理月报

总地基基砒、主体结构等分部工程

12-5

质量评定报告

结12-6单位工程质量评定报告

监监理通知单、监理通知回复单、

13-1

理安全监理通知单

工13-2监理工作联系单及回复单

13

作13-3罚款/奖励通知单

函专题报告

件13-4

14-1建设单位函件

工施工单位函件（现场施工管理

14-2

程报告）

来

14-3设计单位函件

14往

14-4政府部门函件

函

件14-5其他部门函件

14-6建设单位函件

15-1技术性、法规性文献

15-2企业下发的有关文献

监15-3内部制度管理文献

理15-4企业绩效考核资料

内15-5企业检查资料及回复

15

部15-6办公室仪器设备记录表

文15-7每个月考勤表

献本项目标员工入职、调动、离职

15-8

记录表

15-9监理业务手册

备注：

1、标准上要求一个档案盒只装一个档号的资料。

2、一个档号含有多个册号的资料，当资料过多，可分为多个档案盒装，

每个档案盒里面的资料用册号辨别；

3、当一个册号内的资料诸多，一个档案盒装不下时，能够用多个档案装,

用不一样的卷号辨别，例如档号11（案卷题名：会议纪要）中册号11-1

（监理例会纪要）该资料一般诸多，一般一个档案盒装不了，能够分

为多个档案盒装，卷号编为1177,11-1-2

4、依照项目实际项目情况如发觉木目录索引中缺失内容项目部可自行增

力口，但格式不应变动，例如在档号8（案卷题名：质量控制）中需要增

加内容，册号可为8-16、17、18...............等等。

二、监理资料管理流程

2.1标准、规范化的项目办公室布置

项目监理部进驻现场申请到办公室后，应即刻向企业申请

办公用具（通过企业OA系统），按照企业下发的《有关现场

监理办公室形象规范化布置的通知》的要求和标准进行项目部

办公室布置，完善上墙资料；如项目部需要协助能够通知企业

行政部，企业将派人协助进行办公室布置。

2.2建立标准档案盒

项目监理部依照企业的资料目录指引文献，在总监、总代组

织下梳理本项目资料目录，进行打印，并粘贴于档案柜上，便

于资料的查找，资料员依照资料目录制作档案盒的侧面标签、

封面标签及盒内资料目录，制作的要求、标准详见附件。

2.3建立项目档案管理制度

项目监理部应建立完整的监理档案资料管理制度，明确档案

资料管理中各个卤位人员的分工和责任，且将档案管理制度上

墙。

2.4监理资料的编辑、搜集整顿、保管工作事项

•资料格式的标准化：资料员会同总监、总代确定本项目各类

文档模板，格式和体现的重要内容上都是标准化、规范化的

文档资料，项目监理部文档模板确定后要与业主沟通形成统

一意见，防止后期应各方对资料格式、内容要求不一致而进

行返工更改；常见文档资料模板如监理口报、周报、月报，

安全检查统计表（周检、月检）、周例会纪要、专题例会纪

耍、周例会议的PPT、会议签到表；如业主无特殊要求，应

采取企业项目管理系统软件内或者企业提供的标准模板、且

要求文档页眉带有企业logo标识；项目部应确定监理文献

编制和施工单位报送文献套数、提交时间，提议项目部在开

资料交底会上书面明确；

•文献编码：项目部应按企业资料管理手册要求对各类下发监

理函件进行编码、且为三级编码（监理通知单、联系单、监

理例会纪要等），以利于文献下发、存储规范有序，查找以

便；资料员在资料编辑前应要求业主确定工程资料编写的项

日工程名称，因之前部分项目存在图纸名称和报建名称不一

致，导致影响工程完工资料验收；

•资料打印：资料员应每七天定期打印搜集项目部人员编辑的

监理日志、旁站监理统计、进场材料台账登记，并提交总代、

总监审阅后存档;

•会议工作:每次开会前项目资料员应准备好投影仪、签到表,

开会时督促与会人员签到，拍摄影像资料，做好会议统计，

会后编辑正式的会议纪要，提交有关人员审查后，下发至有

关单位及人员；

・定期统计工作:资料员每七天对监理部及业主下发函件、施

工单位回第进行一次梳理、统计，并向总监、总代报告；

•档案目录更新：收到或下发了资料及函件后要及时更新档案

盒内目录，这是一项很重要的日常工作，一定要及时跟进；

•资料保存：某些重要且数量较多的资料档案盒要注意及时更

新，之前的档案要进行集中打包装箱处理.、妥善保管；例如

进场材料报审、重要工序报验、隐蔽检查验收等资料；

•资料借阅：要严格履行有关档案借阅手续，杜绝档案乱借乱

发，预防分散流失；

2.5资料管理的其他重要事项提示

•资料接收及登记：资料员在接收资料时应审查施工单位报送

的资料签字盖章是否齐全，资料份数是否符合要求，资料填

写时间是否为目前报送时间；施工单位报送监理部的文献

（施工方案、施工周报、施工月报等）如需业主审批、资料

员在收文登记中一定要清楚统计文献是由哪位监理工程师

审阅及批完后文献去向是继续上报业主审批或是不符合要

求返回施工单位修改;

•文献资料的下发：资料员在下发文献资料时应检查资料的格

式内容是否与项目部的要求相符、档案资料的编号是否正

确，检查各项资料审批意见、签字、时间等是否齐全完整；

•档案资料签订：专业监理工程师的资料签字应规范、标准，

由项目总监主持开内部专题会统一作要求，必要时可做各项

资料意见签订模板，供大家学习借鉴；

•文献的传阅：业主下发文献、设计变更等文献资料下发监理

部后，资料员应将下发的文献资料交给对应各个岗位人员进

行传阅