发改局物资采购制度

PAGE发改局物资采购制度一、总则（一）目的为了规范发改局物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证采购物资的质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改局机关及下属各事业单位的物资采购活动，包括办公用品、办公设备、专用设备、耗材、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。3.效益原则：注重采购资金的使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立发改局物资采购领导小组，由局领导班子成员组成，负责审议重大采购事项，研究决定采购政策、采购计划和采购预算等。（二）采购执行部门1.办公室：负责办公用品、办公设备等一般性物资的采购组织工作。2.相关业务科室：根据业务需要，负责专用设备、耗材等与业务相关物资的采购申请和前期调研工作，并配合办公室做好采购工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、审核支付和财务核算等工作。（三）职责分工1.采购领导小组职责制定和修订物资采购制度。审议采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。协调解决采购过程中的重大问题。2.办公室职责负责收集各部门物资采购需求，汇总编制采购计划。组织实施采购活动，包括发布采购信息、组织招标、谈判、询价等采购程序。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作。3.相关业务科室职责根据业务需求，提出物资采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、技术要求等。参与采购前期调研，提供技术支持和业务指导。协助办公室进行采购合同的签订和验收工作。4.财务部门职责根据采购计划和预算，安排采购资金，确保资金及时足额到位。审核采购合同，监督采购资金的支付。对采购项目进行财务核算和绩效评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和业务发展规划，提前编制年度物资采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等。2.采购预算应按照财政部门的要求和格式进行编制，确保预算的准确性和完整性。3.办公室负责汇总各部门采购预算，编制全局年度物资采购预算草案，报采购领导小组审议。（二）预算审批采购领导小组对年度物资采购预算草案进行审议，根据发改局的工作重点和资金状况，提出修改意见和建议。经修改完善后，报局领导批准执行。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组和局领导审批。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序，与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、用途等，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交至办公室，办公室对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。（二）采购计划编制办公室根据各部门采购申请，结合库存情况和采购预算，汇总编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式等内容。（三）采购实施1.根据采购计划和采购方式，办公室组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等。邀请招标：向特定供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判。单一来源采购：与供应商进行协商。询价：向供应商发出询价通知书，要求其报价。2.在采购过程中，应严格按照规定程序进行操作，确保采购活动的公开、公正、公平。（四）合同签订1.确定成交供应商后，办公室应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交财务部门审核，审核通过后，由办公室负责人签字并加盖发改局公章。（五）验收1.采购物资到货后，办公室应组织相关业务科室和人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。2.验收合格的物资，应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（六）付款1.采购物资验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。2.付款应严格按照财政部门的规定和采购合同的约定进行，确保资金支付的安全和合规。六、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库，通过公开征集、推荐、招标等方式，选择符合条件的供应商入库。2.选择供应商应综合考虑其信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择的供应商具有良好的商业信誉和较强的供应能力。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改或淘汰。（三）供应商考核1.制定供应商考核标准，对供应商的年度表现进行全面考核。2.考核结果作为供应商续库、合作、奖惩等决策的重要依据。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理办公室负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.成立物资采购监督小组，由纪检监察部门、财务部门等相关人员组成，负责对采购活动进行全程监督。2.监督小组应定期对采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用等进行检查，发现问题