县直单位办公室采购制度

PAGE县直单位办公室采购制度一、总则（一）目的为加强县直单位办公室采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县直单位办公室使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政府采购政策规定，确保采购活动合法合规。2.预算控制原则：采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量和效益。5.廉洁高效原则：加强采购过程中的廉政建设，提高采购效率，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立县直单位采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由单位主要领导、分管领导及相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序和中标供应商。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构县直单位办公室作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.制定和完善采购管理制度和工作流程。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行和验收。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）采购监督机构成立县直单位采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由单位纪检监察部门、财务部门及相关业务部门人员组成。其职责包括：1.监督采购制度和采购程序的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，防止出现违规条款。3.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违法违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.县直单位办公室应根据本单位的工作需要和发展规划，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行分类和细化。3.采购预算编制完成后，应报单位财务部门审核，并经采购领导小组批准后执行。（二）预算执行与调整1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。预算调整申请应报采购领导小组审批，并经财政部门同意后执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。公开招标的程序包括：1.编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.发布招标公告。招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布。3.发售招标文件。采购人应按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件，并提供招标文件的澄清和修改服务。4.开标、评标。采购人应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.确定中标供应商。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购人应在评标结束后五个工作日内将中标结果通知所有投标人，并在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布中标公告。6.签订合同。采购人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，应改为发布投标邀请书，邀请书应发送给不少于三家符合条件的供应商。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判的程序包括：1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.谈判。谈判小组应与供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等竞争的机会。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。5.确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求和质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购的程序包括：1.成立采购小组。采购小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.确定单一来源采购供应商。采购小组应根据采购项目的需求，对供应商的资格、信誉、业绩等进行审查，确定单一来源采购供应商。3.签订采购合同。采购人应与单一来源采购供应商签订采购合同，并在合同签订后五个工作日内将合同副本报财政部门备案。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价的程序包括：1.成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.获取询价供应商名单。询价小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请县直单位各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字后报县直单位办公室。（二）采购审批县直单位办公室收到采购申请后，应进行审核。审核内容包括采购项目是否符合单位工作需要、是否在预算范围内、采购方式是否合规等。审核通过后报采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购领导小组的审批意见，县直单位办公室按照规定的采购方式组织采购活动。2.在采购过程中，应严格按照采购文件和采购程序进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。3.如发现采购货物存在质量问题或与合同约定不符的情况，采购人应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修、退款等措施。（五）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同的约定执行。采购人应在收到供应商提供的发票、验收报告等相关凭证后，按照规定的程序办理付款手续。2.付款审批应包括采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等签字确认，确保付款的准确性和合规性。3.财务部门应按照财政部门的要求，及时、足额支付采购款项，并做好账务处理。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由县直单位办公室与供应商签订。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.县直单位办公室应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付采购货物或提供服务。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购货物或提供服务，并提供相关的证明文件和资料。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据材料，维护自身合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.县直单位办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。2.采购档案应按照项目类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。3.采购档案应及时归档，妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复印。3.未经批准，不得擅自销毁采购档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定