厅内部采购管理制度

PAGE厅内部采购管理制度一、总则（一）目的为规范厅内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅机关各部门及所属事业单位（以下统称“各部门”）的内部采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚信原则：参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责厅内部采购工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作。其主要职责包括：1.制定和完善厅内部采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，报厅领导审批后组织实施。3.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评估和选择。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.监督采购合同的签订、履行和验收，协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，配合采购管理部门做好采购相关工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，准确、详细地编制采购需求计划，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，提供必要的技术支持和商务意见。3.负责采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、数量、规格等进行检验和评估，并出具验收报告。4.及时反馈采购过程中出现的问题和意见，协助采购管理部门做好采购工作的改进和完善。（三）采购评审小组成立采购评审小组，负责对采购项目的投标文件、报价文件等进行评审，提出评审意见和建议。采购评审小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验。其主要职责包括：1.审查采购项目的采购文件，确保采购文件符合法律法规和相关政策要求。2.对供应商的投标文件、报价文件等进行评审，根据评审标准进行打分或排序，推荐中标候选人。3.参与采购合同的谈判和签订，对合同条款进行审核，提出意见和建议。4.监督采购项目的实施过程，对采购过程中的违规行为进行调查和处理。（四）财务部门财务部门负责采购项目的预算管理、资金支付和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.按照合同约定和财务制度，及时支付采购款项。3.对采购项目的费用支出进行核算和监督，确保财务数据的真实、准确和完整。4.参与采购项目的成本分析和控制，提供财务方面的意见和建议。（五）审计部门审计部门负责对采购项目进行审计监督，确保采购活动合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.制定采购项目审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购项目的采购文件、采购过程、采购合同等，检查采购活动是否符合法律法规和相关政策要求，是否存在违规行为。3.对采购项目的经济效益进行评价，提出改进建议和措施。4.对采购过程中的投诉和举报进行调查和处理，维护采购秩序。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前编制本部门下一年度的采购预算，报采购管理部门汇总。2.采购管理部门对各部门上报的采购预算进行审核和汇总，并结合厅年度预算安排，编制厅年度采购预算草案，报厅领导审批。3.厅年度采购预算经批准后，由采购管理部门分解下达至各部门执行。各部门应严格按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。（二）预算调整1.因工作需要确需调整采购预算的，各部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容和调整金额等，报采购管理部门审核。2.采购管理部门对各部门的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报厅领导审批。3.经批准的预算调整申请，由采购管理部门下达至各部门执行，并相应调整厅年度采购预算。（三）预算执行与监督1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，确保采购资金专款专用。2.采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定和财务制度支付采购款项，确保采购资金的安全和合理使用。4.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合预算安排，是否存在违规使用资金等问题。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《厅内部采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量技术要求、预算金额、采购方式等内容，经部门负责人签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对各部门上报的采购申请进行审核，根据采购金额、采购方式等情况，报厅领导审批。采购金额较大或采用公开招标、邀请招标等采购方式的采购项目，需经厅党组会或厅长办公会研究决定。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购管理部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：采购管理部门向选定的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：采购管理部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：采购管理部门向选定的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。单一来源采购：采购管理部门与供应商进行协商，确定成交价格。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。采购合同签订后，应报财务部门备案。5.合同履行与验收：供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购产品或服务。采购需求部门负责采购项目的验收工作，并出具验收报告。验收合格后，采购管理部门按照合同约定支付采购款项。6.采购资料归档：采购管理部门应将采购项目的采购申请、采购文件、投标文件、报价文件、采购合同、验收报告等资料进行整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。五、供应商管理（一）供应商库建立采购管理部门应建立厅内部供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行登记和管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息真实、准确、完整。（二）供应商资格审查1.采购管理部门在组织采购活动前，应对参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信用记录等。2.对于采购金额较大、技术复杂、对质量要求较高的采购项目，采购管理部门可要求供应商提供样品或进行实地考察，以确保供应商具备相应的能力和条件。（三）供应商评估与选择1.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信用状况等。评估结果应作为供应商选择和淘汰的依据。2.在组织采购活动时，采购管理部门应根据采购项目的要求和特点，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购管理部门可通过公开征集、推荐、邀请等方式，扩充供应商库，并按照规定进行资格审查和评估。（四）供应商考核与奖惩1.采购管理部门应建立供应商考核制度，对供应商的履行合同情况进行定期考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于考核结果为优秀的供应商，采购管理部门可在下次采购活动中给予优先考虑，并在一定范围内进行表彰和奖励。对于考核结果为不合格的供应商，采购管理部门应暂停其参与厅内部采购活动的资格，并责令其限期整改。整改后仍不符合要求的，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的内容应包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同的条款应符合法律法规和相关政策要求，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购管理部门和采购需求部门应按照采购合同约定，履行各自的义务。采购管理部门应及时向供应商支付采购款项，采购需求部门应及时接收采购产品或服务，并按照合同约定进行验收。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定进行处理。2.采购合同的变更或解除应报采购管理部门备案，并按照规定进行相关手续的办理。（四）合同归档采购管理部门应将采购合同的副本进行整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。合同归档资料应包括合同文本、合同变更协议、合同解除协议、验收报告、付款凭证等。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目的采购文件、采购过程、采购合同等进行检查，确保采购活动合法合规、公正透明。2.采购评审小组应严格按照评审标准进行评审，确保评审结果客观公正。采购评审小组成员应遵守评审纪律，不得泄露评审过程和评审结果。3.采购需求部门应积极配合采购管理部门做好采购工作，对采购过程中出现的问题及时反馈和沟通。采购需求部门应严格按照合同约定进行验收，确保采购产品或服务的质量符合要求。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和相关政策要求，是否存在违规行为。审计部门应重点审计采购项目的采购预算执行情况、采购方式选择、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面。2.审计部门在审计过程中，有权查阅采购项目的相关文件、资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见和