印刷品定点采购制度

PAGE印刷品定点采购制度一、总则（一）目的为规范公司印刷品采购行为，加强内部控制，提高采购效率，保证印刷品质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要采购的各类印刷品，包括但不限于文件资料、宣传册、表单票据、办公用品标识等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保证印刷品符合公司使用要求。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益不受侵害。4.效益原则：在保证质量前提下，通过合理的采购流程和供应商管理，降低采购成本，提高经济效益。二、采购职责分工（一）需求部门职责1.根据工作实际需求，详细填写印刷品采购申请单，明确印刷品的名称、规格、数量、用途、交付时间等要求。2.对采购申请的必要性和合理性负责，确保所申请的印刷品确实用于公司正常业务开展。3.参与采购过程中的样品确认、验收等环节，提供专业意见，保证采购的印刷品符合实际工作需要。（二）采购部门职责1.依据需求部门提交的采购申请单，按照定点采购制度要求，选择合适的定点供应商进行采购。2.负责与定点供应商沟通协商印刷品的价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同或订单。3.跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保印刷品按时、按质、按量交付。4.定期对采购工作进行总结分析，评估采购效果，不断优化采购流程和供应商管理。（三）验收部门职责1.制定印刷品验收标准和流程，组织相关人员对采购的印刷品进行验收。2.验收内容包括印刷品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同或订单要求。3.对验收合格的印刷品出具验收报告，并办理入库手续；对验收不合格的印刷品，及时与供应商沟通协商退换货等事宜。（四）财务部门职责1.审核采购申请单、采购合同或订单等相关文件，确保采购支出符合公司财务制度和预算安排。2.按照合同约定及时支付印刷品采购款项，对采购过程中的资金流向进行监控和管理。3.参与采购成本分析和控制工作，提供财务专业意见，协助公司降低采购成本。三、定点供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，具备一般纳税人资格。2.具备良好的商业信誉和财务状况，无不良经营记录和重大法律纠纷。3.拥有与印刷业务相适应的生产设备、技术人员和生产能力，能够保证印刷品的质量和交货期。4.具有完善的质量控制体系，能够严格按照国家相关标准和公司要求进行印刷生产。5.价格合理，在同等质量条件下，报价具有市场竞争力。6.服务意识强，能够及时响应公司需求，提供优质的售后服务。（二）供应商筛选与确定1.供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集印刷品供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.初步筛选：根据供应商选择标准，对征集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，确定入围供应商名单。3.实地考察：对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、设备设施情况等，评估其实际能力和信誉。4.样品测试：要求入围供应商提供印刷品样品，按照公司制定的质量标准进行测试，评估其印刷质量和工艺水平。5.综合评估：结合实地考察和样品测试结果，对入围供应商进行综合评估，按照得分高低确定定点供应商名单，并报公司领导审批。（三）供应商考核与评价1.建立考核指标体系：采购部门制定供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、服务质量、环保要求等方面，明确各项指标的权重和评分标准。2.定期考核：采购部门每季度对定点供应商进行一次考核评价，根据供应商的实际表现进行打分。考核方式包括日常订单执行情况跟踪、定期实地检查、客户反馈收集等。3.评价结果应用：根据考核评价结果，对定点供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予适当的奖励和更多的合作机会；对于考核不合格的供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，取消其定点供应商资格。（四）供应商淘汰与补充1.淘汰机制：当定点供应商出现严重违反合同约定、产品质量连续不合格、服务态度恶劣等情况时，采购部门应及时启动淘汰程序，取消其定点供应商资格，并在供应商信息库中予以标注。2.补充机制：因业务发展需要或供应商淘汰等原因导致定点供应商数量不足时，采购部门应按照供应商筛选与确定流程，及时补充新的定点供应商，确保印刷品采购工作的正常进行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写印刷品采购申请单，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购申请单应详细注明印刷品的名称、规格、数量、用途、交付时间等信息。2.对于金额较大或涉及重要业务的印刷品采购申请，需求部门应在申请单中说明采购的必要性和预算安排，并提交相关背景资料和审批文件。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对其进行形式审查，检查申请单填写是否完整、准确，审批手续是否齐全。2.对于预算内且金额较小的印刷品采购申请，采购部门负责人可直接审批；对于预算外或金额较大的采购申请，采购部门应提交公司领导审批。3.审批通过后的采购申请单作为采购部门开展采购工作的依据。（三）供应商选择与采购1.采购部门根据采购申请单的要求，从定点供应商名单中选择合适的供应商进行采购。如定点供应商无法满足需求，采购部门应按照供应商筛选与确定流程，选择其他合格供应商。2.采购部门与选定的供应商就印刷品的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行沟通协商，达成一致后签订采购合同或订单。采购合同或订单应明确双方的权利义务，确保采购活动的顺利进行。3.采购部门应及时跟踪采购合同或订单的执行情况，督促供应商按时、按质、按量完成印刷任务。如在执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，保证印刷品能够按时交付。（四）验收与入库1.印刷品交付前，供应商应提前通知采购部门和验收部门。验收部门按照制定的验收标准和流程组织相关人员进行验收。2.验收内容包括印刷品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同或订单要求。验收合格的印刷品，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。3.验收合格的印刷品由需求部门办理入库手续，仓库管理人员按照验收报告和采购合同或订单核对入库数量、规格等信息，并做好入库登记。对于验收不合格的印刷品，验收部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商沟通协商退换货等事宜。（五）付款结算1.财务部门根据采购合同或订单约定以及验收报告等相关文件，审核采购款项支付申请。审核无误后，按照公司财务制度和资金安排办理付款手续。2.采购款项支付方式应根据合同约定执行，一般可采用支票、汇票、电汇、转账等方式。财务部门应严格控制付款进度，确保资金安全。3.对于因质量问题、交货延迟等原因需要扣除部分款项的情况，财务部门应在付款前与采购部门沟通确认，并按照合同约定进行处理。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对印刷品定点采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、供应商管理是否规范、资金使用是否合理等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于违反制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）采购过程监督1.采购部门应建立健全采购过程记录制度，对采购申请、审批、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等环节的相关文件和资料进行妥善保存，以备查阅和审计。2.公司监察部门不定期对采购过程进行监督检查，重点检查采购人员是否遵守采购制度和工作纪律，是否存在违规操作、谋取私利等行为。对于发现的违规行为，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。（三）供应商监督1.采购部门应加强对定点供应商的日常监督管理，定期收集供应商的经营状况、产品质量、服务水平等信息，及时发现和解决供应商存在的问题