卫生系统采购管理制度

PAGE卫生系统采购管理制度一、总则（一）目的为加强卫生系统采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生系统内各级各类医疗卫生机构、卫生行政部门及相关直属单位的采购活动。包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，保障医疗卫生服务的质量和安全。5.监督制约原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败和不正当行为的发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.成立采购领导小组：由卫生系统主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购政策、重大采购项目、采购预算等重大事项，对采购工作进行宏观指导和决策。2.职责：制定采购战略和政策，确保采购工作符合卫生系统整体发展目标。审批采购预算和采购计划，监督采购资金的使用。审议重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同等。协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门1.设立采购管理部门：负责具体采购业务的组织实施。根据卫生系统的实际情况，可单独设立采购中心，或在相关部门内设置采购岗位。2.职责：编制采购预算和采购计划，报采购领导小组审批后组织实施。制定采购文件，包括采购需求、技术规格、评标标准等。发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、开标、评标等采购活动。与中标供应商签订采购合同，并负责合同的执行和监督。建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。整理采购文件和采购资料，进行归档保存。（三）需求部门1.各医疗卫生机构的临床科室、医技科室、后勤部门等为需求部门：负责提出采购需求，包括采购物品的名称、规格、数量、技术要求等详细信息。2.职责：根据业务发展和工作需要，准确提出采购需求，确保需求的合理性和必要性。参与采购文件的编制，提供技术支持和需求说明。协助采购执行部门进行供应商考察、验收等工作。对采购物品的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进意见。（四）监督部门1.成立内部审计部门或指定专门的监督岗位：负责对采购活动进行全过程监督。2.职责：监督采购政策和制度的执行情况，检查采购程序是否合规。审查采购文件、采购合同等，防止出现漏洞和风险。对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出整改建议。定期对采购工作进行审计和评估，向采购领导小组报告监督情况。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购预算应根据卫生系统的年度工作计划、业务发展需求、财务状况等因素进行编制：明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制流程：需求部门根据业务需求，提出采购预算申请，详细说明采购项目的用途、规格、数量、预计价格等信息。采购执行部门对需求部门的预算申请进行汇总和审核，结合市场价格情况，提出预算建议。财务部门对采购预算进行审核，综合考虑卫生系统的财务状况和资金安排，确定采购预算金额。采购预算经采购领导小组审批后下达执行。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据采购预算和实际工作进度，制定采购计划：明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等。2.采购计划应具有前瞻性和合理性：避免因计划不周导致采购延误或资源浪费。采购计划应包括以下内容：采购项目名称、规格、数量、预算金额等基本信息。采购实施时间安排，明确各个采购环节的时间节点。采购方式选择，根据项目特点和相关规定确定合适的采购方式。采购流程，包括采购文件编制、发布采购信息、供应商报名、资格审查、评标、签订合同等具体步骤。采购责任人及相关部门职责分工。（三）预算与计划调整1.在采购预算和计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整：应按照规定的程序进行审批。2.调整程序：需求部门提出预算或计划调整申请，说明调整原因、调整内容及预计影响。采购执行部门对调整申请进行审核，评估调整的必要性和可行性。财务部门审核调整后的预算金额，确保资金安排合理。采购领导小组审批调整申请，批准后下达调整后的采购预算和计划。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.公开招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请招标程序：采购执行部门根据采购项目特点，确定邀请供应商的资格条件和范围。从符合条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商，向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标类似，包括资格审查、开标、评标、签订合同等。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.竞争性谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，成员包括采购代表、技术专家、经济专家等。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，向其提供谈判文件。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商进行报价和技术澄清。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.单一来源采购程序：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性及原因。采购执行部门对申请进行审核，组织专家论证，形成论证意见。将单一来源采购申请及论证意见报采购领导小组审批。审批通过后，与唯一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求进行报价，提供货物名称、规格、数量、价格等信息。采购执行部门对供应商的报价进行比较和评估，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容：确保采购活动的顺利进行和采购结果的公正性。2.采购需求应明确、具体：详细描述采购物品或服务的功能、性能、质量、数量等要求，避免模糊不清或歧义。技术规格应符合国家相关标准和行业规范，能够准确界定采购项目的技术参数和技术要求。评标标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的投标文件，包括价格、技术、商务、售后服务等方面的评分标准。合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购物品的交付时间、地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件的编制应遵循公平、公正、公开的原则：不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。2.采购文件应具有完整性和准确性：避免出现漏洞或错误，确保供应商能够准确理解采购要求。采购文件的语言应规范、简洁，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的词汇和表述。3.采购执行部门应组织相关人员对采购文件进行审核：包括需求部门、技术专家、法律专家等，确保采购文件符合法律法规和采购要求。审核通过后的采购文件应加盖采购执行部门公章，并按照规定的程序发布。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度：明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供符合质量要求的产品或服务的能力。2.供应商准入程序：采购执行部门发布供应商准入公告，明确准入条件和申请流程。供应商向采购执行部门提交准入申请，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、产品质量认证、业绩证明等相关资料。采购执行部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过的供应商纳入供应商名录，作为卫生系统采购的潜在供应商。（二）供应商评价与管理1.定期对供应商进行评价：评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。根据评价结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。2.评价方式：采购执行部门定期收集供应商的供货信息，包括产品质量检验报告、交货记录、售后服务反馈等。需求部门对供应商提供的产品或服务进行使用评价，反馈使用过程中出现的问题和意见。采购执行部门根据收集到的信息，对供应商进行综合评价，确定评价等级。3.供应商管理措施：对于优秀供应商，给予优先采购、增加采购份额、延长付款期限等优惠政策。对于合格供应商，加强日常管理和监督，要求其不断改进产品质量和服务水平。对于不合格供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其供应商资格，不再与其进行采购业务往来。（三）供应商淘汰与重新准入1.出现下列情况之一的供应商：应予以淘汰：连续两次评价为不合格的；提供虚假资料或产品质量严重不合格的；发生重大违约行为，给卫生系统造成重大损失的；其他不符合供应商准入条件的情况。2.被淘汰的供应商：在一定期限内不得重新申请准入。对于因特殊原因需要重新准入的供应商，应按照供应商准入程序进行严格审核。七、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要：填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、申请理由等内容。采购申请表应经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购申请表应明确采购项目的紧急程度：对于紧急采购项目，应注明紧急原因和预计交付时间，以便采购执行部门优先处理。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后：对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性、必要性和预算金额的准确性。审核通过后，将采购申请表提交采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购政策和预算安排：对采购申请进行审批。对于重大采购项目，应组织相关部门和专家进行论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购审批结果：按照确定的采购方式和采购计划组织采购实施。2.公开招标、邀请招标项目：采购执行部门应在指定媒体上发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标活动。评标过程应严格按照评标标准进行，确保评标结果的公正性。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价项目：采购执行部门应按照相应的程序组织谈判、协商或询价活动，确定成交供应商。4.采购执行部门在采购过程中：应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后：采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前：采购执行部门应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和采购要求。审核通过后的采购合同应加盖双方公章，并按照规定的程序进行签订。（五）验收与付款1.采购物品到货后：需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括产品质量、数量、规格、外观等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.采购执行部门根据验收报告和采购合同：办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。八、采购监督与审计（一）采购监督1.监督部门应加强对采购活动的全过程监督：确保采购程序合规、采购行为公正、采购结果合理。2.监督内容包括：采购预算和计划的执行情况、采购方式的选择和执行情况、采购文件的编制和发布情况、供应商的选择和管理情况、采购合同的签订和履行情况等。3.监督部门应定期对采购活动进行检查：发现问题及时督促整改。对于违规行为，应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（二）采购审计1.内部审计部门应定期对采购工作进行审计：评估采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。2.采购审计内容包括：采购项目的立项依据、采购预算的编制和执行情况、采购方式的选择是否