保利采购制度

PAGE保利采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范保利公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量稳定性，降低采购成本，维护公司利益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于保利公司及其下属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当竞争和利益输送，维护市场正常秩序。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，严格保密，防止泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和预算。2.组织采购招标、询价、谈判等活动。3.签订采购合同并跟踪执行。4.建立供应商管理体系，维护供应商关系。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。3.质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对需求进行评估和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间、采购金额等内容，并报采购决策委员会审批。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，收集报价信息，比较后选择最优供应商。3.谈判采购：对于特殊规格、定制化的采购项目，或市场竞争不充分的采购项目，采用谈判采购方式。采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，制定供应商筛选标准，对潜在供应商进行资格审查和评估，建立供应商名录。2.供应商评价：采购部门定期对供应商的交货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，根据评价结果对供应商进行分类管理。3.供应商激励与淘汰：对于表现优秀的供应商，给予适当的激励措施；对于不符合要求的供应商，及时淘汰，确保供应商队伍的质量。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，明确双方的权利和义务。2.采购合同经公司法律顾问审核后，由采购部门负责人与供应商签订。3.采购合同签订后，及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。3.采购部门根据验收报告办理付款手续，财务部门按照合同约定和公司财务制度进行资金支付。（七）采购文件归档采购活动结束后，采购部门负责将采购申请表、采购计划、招标文件、询价函、报价单、采购合同、验收报告等采购文件进行整理、归档和保管，以备查阅。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。3.财务部门结合公司年度财务预算，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案，报公司管理层审批。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如果因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，报采购决策委员会审批。3.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门，对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期评估供应商信用状况；与重要供应商签订长期合作协议，确保供应稳定性。3.质量风险应对：严格采购物资质量标准，加强质量检验和验收环节的管理；要求供应商提供质量保证承诺，对质量问题及时追究责任。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效；建立合同执行跟踪机制，及时处理合同纠纷。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整