保利招标采购制度

PAGE保利招标采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范保利公司的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司的合法权益，促进公司的健康发展。（二）适用范围本制度适用于保利公司及所属各部门、各项目公司的招标采购活动，包括但不限于工程建设、物资采购、服务采购等各类项目。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息应公开透明，所有潜在供应商均享有平等参与竞争的机会，评标过程应公正客观，不受任何非法干预。3.效益原则：在保证采购质量的前提下,充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现公司经济效益最大化。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度及流程。2.组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查、评价和考核。4.协调处理招标采购过程中的争议和纠纷。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的规格、数量、技术要求等详细信息。2.参与招标文件的编制和评审工作，提供专业技术支持和意见。3.负责采购合同的执行和验收工作，及时反馈合同执行过程中的问题。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核工作，提供财务专业意见。2.负责对招标采购项目的资金支付进行审核和管理，确保资金使用合规。3.协助开展采购成本分析和控制工作。（四）法务部门1.对招标采购活动提供法律咨询和支持，确保采购行为符合法律法规要求。2.审核招标文件和采购合同，防范法律风险。3.参与处理招标采购过程中的法律纠纷。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交至招标采购管理部门。（二）采购审批招标采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核通过后提交至公司相关领导进行审批。审批通过后，方可开展招标采购活动。（三）招标文件编制招标采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。（四）招标公告发布招标采购管理部门通过公司官网、招标平台、行业媒体等渠道发布招标公告，公开招标采购项目的相关信息，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容范围、投标人资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等关键信息。（五）供应商报名及资格审查潜在供应商在规定时间内报名，并提交相关资格证明文件。招标采购管理部门对供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等信息，确保供应商具备参与投标的资格和能力。（六）招标文件发售对资格审查合格的供应商发售招标文件。供应商应按照招标文件要求缴纳招标文件费用，并领取招标文件及相关资料。（七）投标文件编制与提交供应商根据招标文件要求编制投标文件，包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并在规定时间内提交至招标采购管理部门。投标文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。（八）开标招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，并记录在案。（九）评标1.组建评标委员会：评标委员会由公司内部相关专业人员及外部专家组成，成员人数应符合法律法规要求。评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，熟悉招标采购业务，且与供应商无利害关系。2.评标过程：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的商务条款偏离、技术方案可行性、价格合理性等方面进行综合评价，推荐中标候选人。3.评标报告：评标委员会完成评标后，应编写评标报告，详细说明评标情况、推荐的中标候选人及其理由等内容。评标报告经评标委员会全体成员签字确认后提交至招标采购管理部门。（十）中标通知招标采购管理部门根据评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知未中标供应商。（十一）合同签订中标供应商应在规定时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（十二）采购验收需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。验收合格后填写《采购验收报告》，作为支付货款的依据之一。四、招标采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况，或受自然地域环境限制、只有少量潜在供应商可供选择等项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。五、供应商管理（一）供应商库建立招标采购管理部门负责建立和管理公司的供应商库。通过公开征集、推荐、招标等方式，收集各类供应商信息，对供应商进行资格审查和评估，筛选出合格的供应商纳入供应商库。（二）供应商资格审查1.基本信息审查：核实供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本证件的真实性和有效性。2.资质能力审查：审查供应商的相关资质证书，如建筑资质、生产许可证、产品质量认证等，确保其具备承担采购项目的能力。3.业绩信誉审查：了解供应商的过往业绩，查看其是否有良好的商业信誉，是否存在违法违规行为或不良记录。（三）供应商评价与考核1.定期评价：招标采购管理部门每年对供应商进行一次综合评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态考核：在采购项目执行过程中，需求部门对供应商的表现进行实时考核，如发现供应商存在问题，及时反馈给招标采购管理部门。3.评价与考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对优秀供应商给予优先合作机会、增加采购份额等奖励；对不合格供应商进行警告、暂停合作、清出供应商库等处理。（四）供应商培训与沟通1.培训：招标采购管理部门定期组织供应商培训，内容包括公司采购政策、流程、质量标准等方面，提高供应商对公司要求的理解和执行能力。2.沟通：建立与供应商的沟通机制，及时了解供应商的需求和意见，协调解决合作过程中出现的问题，保持良好的合作关系。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会、社会公众等外部机构的监督，积极配合外部监督检查工作，及时整改发现的问题，不断完善招标采购制度和流程。七、违规处罚（一）对供应商的处罚1.若供应商在招标采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标、不履行合同等违规行为，招标采购管理部门将视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、取消中标资格、清出供应商库等处罚。2.因供应商违规行为给公司造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。（二）对公司内部人员的处罚1.公司内部人员在招标