信访局采购内控制度范本

PAGE信访局采购内控制度范本一、总则（一）目的为了加强信访局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家有关法律法规和相关政策规定，结合信访局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于信访局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，采购过程应当接受社会监督，确保采购活动公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和采购项目，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应当按照规定的程序和标准进行，确保采购结果公正合理。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自职责，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与管理（一）采购决策机构成立信访局采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由局领导班子成员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立信访局采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室设在局办公室，配备专职工作人员，负责采购项目的组织、协调、实施等工作。（三）职责分工1.采购领导小组职责审议采购计划和采购预算，确保采购项目符合信访局工作需要和财务状况。审批采购方式，根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。审查采购合同，确保合同条款合法、合规、合理，维护信访局的利益。研究解决采购活动中的重大问题，协调各部门之间的关系。2.采购办公室职责制定采购工作流程和操作规范，确保采购活动有序进行。组织采购项目的实施，包括采购文件编制、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。负责采购项目的档案管理，收集、整理、归档采购活动中的各类文件资料。对采购项目进行跟踪和监督，及时处理采购过程中的问题和投诉。定期向采购领导小组报告采购工作情况，提供采购数据分析和建议。三、采购预算管理（一）预算编制各部门根据工作需要和实际情况，提出采购项目申请，经部门负责人审核后报采购办公室。采购办公室汇总各部门采购项目申请，结合信访局年度工作计划和财务预算安排，编制采购预算草案，报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，将采购预算草案报局财务部门审核，经局领导批准后纳入年度财务预算。（二）预算执行采购项目应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购领导小组和局领导批准。（三）预算监督局财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式选择（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批各部门根据工作需要提出采购项目申请，填写《信访局采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并附相关证明材料。采购项目申请表经部门负责人审核签字后，报采购办公室。采购办公室对采购项目申请表进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，进行集体审议，作出审批决定。（二）采购文件编制采购办公室根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应当符合法律法规和相关政策规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布采购办公室根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购信息发布渠道，及时发布采购信息。采购信息应当包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、报名时间、开标时间、开标地点等内容。采购信息应当在规定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商资格审查采购办公室对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。采购办公室应当按照采购文件规定的资格条件进行审查，确保供应商具备参与采购项目的资格和能力。（五）开标评标采购办公室按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，应当由供应商或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标时，应当按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人或者成交供应商。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（六）中标成交公示与合同签订采购办公室根据评标委员会的评审结果，确定中标候选人或者成交供应商，并在规定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期满无异议的，采购办公室应当向中标成交供应商发出中标通知书或者成交通知书，并与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应当按照采购文件规定的合同条款签订，明确双方的权利和义务，确保合同的履行。（七）采购验收采购项目完成后，采购办公室应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能、服务承诺等。验收合格后，采购办公室应当出具验收报告，并将验收报告报采购领导小组备案。六、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应当在中标成交供应商确定后，及时与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当报采购领导小组备案。（二）合同履行采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应当督促中标成交供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并及时组织验收。中标成交供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并提供相关的售后服务。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或者解除合同的，应当按照合同约定的程序进行。变更或者解除合同应当经双方协商一致，并签订书面协议。变更或者解除合同的协议应当报采购领导小组备案。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷的，双方应当按照合同约定的争议解决方式进行处理。如协商不成的，可以依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、采购监督与检查（一）内部监督采购领导小组应当加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时督促整改。采购办公室应当建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。（二）外部监督采购活动应当接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购办公室应当积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（三）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出投诉。采购办公室应当设立专门的投诉受理渠道，及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行处理。投诉处理结果应当及时反馈给投诉人。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目申请与审批文件、采购文件、采购信息发布记录、供应商资格审查文件、开标评标记录、中标成交公示与合同签订文件、采购验收报告、合同履行记录、投诉处理记录等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档采购办公室应当指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料完整、准确、规范。采购档案应当及时归档，妥善保管，不得擅自销毁。（三）档案查阅与借阅采购档案的查阅