低值易耗品采购管理制度

PAGE低值易耗品采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司低值易耗品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门低值易耗品的采购活动。（三）定义低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（四）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。4.归口管理原则：低值易耗品采购实行归口管理，明确各部门在采购过程中的职责和权限。二、采购计划管理（一）需求申报1.各部门根据工作需要，定期或不定期向归口管理部门申报低值易耗品采购需求。2.申报内容应包括物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细信息。（二）计划编制1.归口管理部门收到各部门的采购需求申报后，进行汇总整理。2.结合库存情况，综合考虑业务发展趋势、预算安排等因素，编制低值易耗品采购计划。3.采购计划应明确采购物品的名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，提交公司相关领导审批。2.审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（四）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务变化等原因需要调整采购计划，应及时向归口管理部门提出申请。2.归口管理部门审核后，报公司相关领导批准，对采购计划进行相应调整。三、采购流程管理（一）供应商选择1.供应商开发归口管理部门负责建立和维护供应商信息库，通过多种渠道开发潜在供应商。对新开发的供应商进行资质审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审查。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。建立供应商评估指标体系，采用定性与定量相结合的方式对供应商进行综合评价。3.供应商选择根据评估结果，选择合格的供应商作为采购合作伙伴。与选定的供应商签订采购合作协议，明确双方的权利和义务。（二）采购申请1.各部门根据批准的采购计划，填写低值易耗品采购申请表。2.采购申请表应详细注明采购物品的名称、规格型号、数量、预算金额、申请采购原因等内容。3.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交归口管理部门审核。（三）采购审批1.归口管理部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。3.采购金额较小的，由归口管理部门负责人审批；采购金额较大的，需报公司相关领导审批。（四）采购实施1.招标采购对于符合招标条件的低值易耗品采购项目，应按照国家相关法律法规及公司招标管理制度进行招标采购。编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或者向潜在供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购对于采购金额较小、采购需求明确、市场货源充足的低值易耗品采购项目，可采用询价采购方式。向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。3.直接采购对于特殊紧急情况或独家供应的低值易耗品采购项目，可采用直接采购方式。直接采购应经公司相关领导批准，并做好记录。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，归口管理部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效。（六）验收管理1.到货通知供应商发货前，应提前通知归口管理部门预计到货时间。归口管理部门收到到货通知后，及时通知相关使用部门做好验收准备。2.验收组织由归口管理部门牵头，会同相关使用部门组成验收小组，对采购的低值易耗品进行验收。验收小组应根据采购合同及相关标准，对采购物品的数量、规格型号、质量等进行逐一核对。3.验收结果处理验收合格的，验收小组应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）付款管理1.付款申请供应商交货并验收合格后，由归口管理部门根据采购合同及验收报告，填写付款申请表。付款申请表应注明采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。2.付款审批付款申请表经归口管理部门负责人签字后，提交财务部门审核。财务部门根据公司财务管理制度及采购合同约定，对付款申请进行审核。根据付款金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。3.付款执行审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括市场风险、质量风险、供应商违约风险、合同风险、法律风险等。（二）风险应对1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条件。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节管理，确保采购物品质量符合要求。3.供应商违约风险应对对供应商进行严格的资质审查和信用评估，选择信誉良好的供应商。在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商违约问题。4.合同风险应对加强采购合同管理，确保合同条款明确、合法、有效。对合同执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.法律风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。五、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对低值易耗品采购活动进行监督检查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）绩效考核1.建立低值易耗品采购绩效考核制度，对归口管理部门及相关采购人员的采购工作进行考核评价。2.绩效考核指标包