低值易耗品采购制度

PAGE低值易耗品采购制度一、总则（一）目的为加强公司低值易耗品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有低值易耗品的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、劳保用品、小型工具及设备等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购物品质量的前提下，充分考虑采购成本、使用效益等因素，实现公司利益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.归口管理原则：根据低值易耗品的类别，实行归口管理，明确各部门在采购工作中的职责和权限。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定并执行低值易耗品采购计划，根据各部门需求，结合库存情况，合理安排采购任务。2.负责寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.负责与供应商洽谈采购合同条款，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同按时履行。4.负责采购资金的申请、支付等相关工作，确保采购资金的合理使用。（二）需求部门1.根据本部门实际工作需要，提出低值易耗品的采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.参与对采购物品的验收工作，对验收结果负责。3.协助采购部门进行供应商的评估和选择，提供相关技术支持和使用反馈。（三）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理使用。2.负责对采购发票进行审核、入账等财务处理工作。（四）仓库管理部门1.负责低值易耗品的验收入库、保管、发放等工作，建立库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。2.负责对库存低值易耗品的质量进行检查，对不合格品及时处理。3.协助采购部门和需求部门做好采购物品的退换货等相关工作。（五）审计部门负责对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《低值易耗品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计使用时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于批量较大或金额较高的采购申请，需求部门应提前进行市场调研，提供详细的采购方案和成本分析报告。3.《低值易耗品采购申请表》提交至采购部门前，需经归口管理部门审核，确保采购申请符合公司相关规定和业务需求。（二）采购审批1.采购部门收到《低值易耗品采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，包括采购物品的必要性、规格型号的合理性、数量的准确性等。2.根据采购申请的金额大小，按照公司审批权限进行审批：金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由采购部门负责人审批。金额较大的采购申请，需提交公司分管领导审批；对于重大采购项目，还需经公司总经理办公会或董事会审议通过。3.审批通过后的采购申请，由采购部门负责组织实施采购。（三）供应商选择与采购1.采购部门根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估可采用实地考察、查阅供应商资料、向其他合作企业咨询等方式进行。3.根据评估结果，选择至少三家合格的供应商进行询价。询价时应要求供应商提供详细的报价清单，包括产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、付款方式等信息。4.采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、交货期等因素，选择最优供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货地点、交货期、付款方式、售后服务等条款。5.在签订采购合同前，采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同条款合法合规。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（四）验收入库1.采购物品到货前，采购部门应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。2.仓库管理部门按照采购合同要求，对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《低值易耗品验收单》，由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的采购物品，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商联系退换货事宜，并做好记录。（五）付款结算1.采购物品验收合格后，采购部门根据合同约定，填写付款申请单，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，审核无误后，按照公司资金支付流程办理付款手续。3.对于预付款项的采购业务，采购部门应在合同约定的时间内及时跟踪采购进度，确保供应商按时交货。在收到货物并验收合格后，及时办理结算手续，冲减预付款项。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和各部门的工作安排，结合历史采购数据，编制年度低值易耗品采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、时间等内容。2.各部门应根据本部门的实际需求，配合采购部门做好采购预算的编制工作，提供详细的采购需求信息和成本估算。3.采购预算编制完成后，经归口管理部门审核、财务部门平衡、公司分管领导审批后，报公司总经理办公会审议通过。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。2.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并提出改进措施。3.各部门应加强对本部门采购预算执行情况的管理，合理控制采购支出，确保采购活动符合预算要求。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务发展需要，积极开发新的供应商。开发供应商时，应充分考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素。2.对潜在供应商进行初步调查，收集供应商的基本信息、生产经营情况、产品质量认证等资料，建立供应商信息档案。3.组织对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产设备、工艺流程、质量管理体系等情况，评估供应商的实际能力和合作潜力，并填写《供应商考察报告》。（二）供应商评估与选择1.根据供应商的基本信息、考察报告、合作历史等情况，定期对供应商进行评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、环保要求等方面。2.制定供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评分。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评估结果，选择优秀供应商建立长期合作关系，淘汰不合格供应商。对于合作良好的供应商，可给予一定的奖励和优惠政策；对于出现问题的供应商，应及时采取措施进行整改或终止合作。（三）供应商考核与激励1.建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核。考核周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度考核。2.考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门应收集相关数据和信息，对供应商进行综合评价，并填写《供应商考核表》。3.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加订单量、优先付款、提供培训机会等；对表现不佳的供应商进行警告、减少订单量、暂停合作等处罚措施。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。2.对于供应商风险，应加强供应商管理，选择资质良好、信誉可靠的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务，降低供应商违约风险。3.对于质量风险，应加强采购物品的验收管理，严格按照质量标准进行验收，确保采购物品质量合格。同时，要求供应商提供质量保证承诺，对出现质量问题的供应商及时进行处理。4.对于合同风险，应加强合同审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。5.对于资金风险，应加强采购资金的预算管理和支付控制，确保采购资金的安全和合理使用。同时，合理安排付款方式，避免因资金紧张导致供应商延误交货或影响公司信誉。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.仓库管理部门对采购物品的验收入库、保管