低值易耗品采购提报制度

PAGE低值易耗品采购提报制度一、总则（一）目的为加强公司低值易耗品采购管理，规范采购提报流程，确保采购工作的科学性、合理性和规范性，提高公司资金使用效益，满足公司日常运营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门低值易耗品的采购提报工作。低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（三）基本原则1.按需采购原则：各部门应根据实际工作需要，合理提报采购需求，避免盲目采购和浪费。2.预算控制原则：采购提报应严格控制在预算范围内，确保公司资金合理使用。3.规范流程原则：遵循规定的采购提报流程，确保采购工作公开、公平、公正。4.质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、性价比高的产品。二、采购提报流程（一）需求部门填写采购申请表1.各部门根据工作需要，填写《低值易耗品采购申请表》，详细注明所需低值易耗品的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购申请表应由部门负责人签字确认，确保需求真实、合理。（二）部门内部审核1.部门内部对采购申请进行审核，重点审核需求的必要性、合理性以及是否在部门预算范围内。2.如发现问题，应及时与需求部门沟通，进行调整或补充说明。（三）提交采购管理部门1.经部门内部审核通过后，采购申请表提交至公司采购管理部门。2.采购管理部门应建立专门的台账，对收到的采购申请表进行登记和编号。（四）采购管理部门审核1.采购管理部门对采购申请进行审核，主要审核以下内容：是否符合公司整体采购政策和相关规定。是否在预算范围内，如有超预算情况，需说明原因并经相关领导审批。采购需求的合理性和必要性，是否存在重复采购或不必要的采购。2.对于不符合要求的采购申请，采购管理部门应及时与需求部门沟通，要求其修改或重新提交。（五）汇总与分类1.采购管理部门将审核通过的采购申请表进行汇总，并根据低值易耗品的类别进行分类。2.按照不同类别，制定采购计划，明确采购时间、采购数量、采购责任人等。（六）采购实施1.根据采购计划，采购管理部门选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括但不限于招标采购、询价采购、竞争性谈判等。2.在采购过程中，采购人员应严格按照相关法律法规和公司规定，与供应商进行沟通和谈判，确保采购价格合理、质量可靠、交货期满足要求。3.采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。（七）验收与入库1.低值易耗品到货后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，办理入库手续，填写《低值易耗品入库单》，注明入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。3.入库单应由验收人员、采购人员和仓库管理人员签字确认。（八）领用与发放1.各部门根据实际工作需要，填写《低值易耗品领用单》，注明领用日期、名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.仓库管理人员根据领用单发放低值易耗品，并在领用单上签字。3.仓库管理人员应定期对低值易耗品的库存进行盘点，确保账实相符。三、采购预算管理（一）预算编制1.公司应根据年度经营计划和实际工作需要，编制低值易耗品采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等。2.采购预算编制应遵循“自上而下、自下而上”相结合的原则，由各部门提出初步预算，采购管理部门进行汇总和审核，报公司领导审批后确定。（二）预算执行1.各部门应严格按照采购预算执行采购提报工作，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。（三）预算监控1.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题。2.对于预算执行偏差较大的情况，应及时与相关部门沟通，采取措施进行调整和纠正。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行评估和考核。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。3.对于新供应商，应进行实地考察和资质审核，确保其具备良好的合作条件。（二）供应商管理1.采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等条款。2.定期对供应商进行回访和评估，及时了解供应商的经营状况和服务质量，对于不符合要求的供应商，应及时采取措施进行处理。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等，为供应商管理提供依据。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量问题、价格波动、交货延迟等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可在合同中约定违约责任和赔偿条款；对于质量问题风险，加强验收环节的管理，要求供应商提供质量保证等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取相应的措施进行调整和应对。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对低值易耗品采购提报制度的执行情况进行监督检查，重点检查采购流程是否规范、采购预算是否执行、供应商管理是否有效等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门进行整改。（二）考核评价1.采购管理部门应对各部门的采购提报工作进行考核评价，考核内容包括采购申请的准确性、及时