企业政府采购制度

PAGE企业政府采购制度一、总则（一）目的为规范本企业政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护企业利益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各级部门及所属单位使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等参与竞争的机会，不得歧视任何供应商。4.公正原则：采购评审过程应客观、公正，按照事先公布的评审标准和方法进行评审，确保采购结果公正合理。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构企业设立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门企业设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目执行及验收等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据企业年度工作计划和实际业务需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经过需求部门负责人审核、财务部门审核和采购决策委员会审议后，报企业管理层批准。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.财务部门应加强对采购资金的管理，按照采购合同约定及时支付采购款项，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，检查采购项目是否按照预算执行，有无超预算采购等问题。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式。采购项目达到公开招标数额标准的，必须采用公开招标方式采购。公开招标应按照以下程序进行：1.采购部门制定公开招标采购文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。3.对投标人进行资格审查，确定合格的投标人名单。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人名单。5.发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标符合下列情形之一，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。2.对投标人进行资格审查，确定合格的投标人名单。3.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，并确定中标候选人名单。4.发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.确定参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.组织谈判活动，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。6.签订采购合同，采购部门与成交供应商签订采购合同。(四)单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购部门组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.采购部门与供应商就采购项目的价格、技术、服务等事项进行协商，形成协商记录。3.单一来源采购小组对协商情况进行审议，形成审议意见。4.采购部门根据审议意见确定成交供应商，并报采购决策委员会批准。5.采购部门与成交供应商签订采购合同。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组制定询价文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、询价程序等内容。3.确定被询价的供应商名单，询价小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。4.询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。5.确定成交供应商，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。6.签订采购合同，采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请各需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据采购项目的性质、金额等因素进行审议，做出批准或不批准的决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购人员职责等内容。2.按照选定的采购方式组织采购活动。公开招标、邀请招标采购项目，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购部门应按照规定的程序组织实施。3.在采购过程中，如果出现供应商资格不符、采购文件有实质性变动、采购合同条款变更等情况，采购部门应及时处理，并按照规定的程序进行调整。(四)合同签订采购项目确定中标、成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购货物的数量、质量、规格等进行检验，填写验收报告。2.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，验收人员应出具书面意见，说明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货物。采购部门应跟踪供应商的整改或退换货情况，直至验收合格。3.财务部门根据验收报告和采购合同办理采购款项的支付手续。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4..有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、服务水平等资料。2.在采购项目实施过程中，采购部门应根据采购项目的需求，从供应商信息库中选择符合资格要求的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，广泛征集供应商，扩大供应商选择范围。3.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购权，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购或淘汰处理。(三)供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉。采购部门应在收到投诉后及时进行调查核实，并给予供应商书面答复。2.如果供应商对采购部门的答复不满意，可以向上级主管部门或相关监管部门投诉。上级主管部门或相关监管部门应按照规定程序进行处理，并将处理结果及时通知供应商。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动有关的各类文件资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类归档，确保档案资料完整、准确、有序。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于十五年，重大采购项目档案保存期限不少于三十年。（三）档案查阅与借阅1.企业内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，可以在档案管理人员的陪同下查阅相关档案资料。2.外单位人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应持有单位介绍信，并经采购部门负责人和企业管理层批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行全程监督，确保档案资料的安全。借阅采购档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自转借、复印、涂改或损毁档案。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。八、监督检查与责任追究一）监督检查1.企业审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.企业财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算的执行情况，检查采购款项的支付是否符合合同约定，防止采购资金的浪费和滥用。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和培训，规范采购操作流程，确保采购活动的公正廉洁。（二）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规、企业制度规定的单位和个人，企业将视情节轻重，给予相应的纪律处分、经济处罚；