企业工会集中采购制度

PAGE企业工会集中采购制度一、总则（一）目的为加强企业工会集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业工会使用工会经费进行的各类物资、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构企业工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项。（二）采购执行机构设立工会采购工作小组作为采购执行机构，具体负责采购项目的组织实施。采购工作小组应由工会相关人员、会员代表等组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验。（三）职责分工1.工会委员会职责制定和修订集中采购制度。审议采购计划和采购预算。审批采购方式和采购合同。监督采购活动的执行情况。2.采购工作小组职责编制采购计划和采购预算。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。对供应商进行资格审查和评价。签订采购合同并负责合同的履行。整理和归档采购文件。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购工作小组应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制应充分考虑工会会员的需求和意见，确保采购项目符合工会工作实际。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应报工会委员会审议批准。2.采购预算一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整预算金额，应按规定程序报工会委员会审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序发布招标公告。在工会内部网站、企业公告栏等媒体发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、投标人资格要求、投标文件递交截止时间和地点等。发售招标文件。向潜在投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等实质性要求和条件。开标。按照招标文件规定的时间和地点开标，开标过程应记录并存档。评标。组建评标委员会，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标。工会委员会根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同。中标人应在规定时间内与工会签订采购合同。2.邀请招标程序发布邀请招标公告。向符合资格条件的供应商发出邀请招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、被邀请供应商资格要求、投标文件递交截止时间和地点等。发售招标文件。向被邀请供应商发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等实质性要求和条件。开标。按照招标文件规定的时间和地点开标，开标过程应记录并存档。评标。组建评标委员会，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标。工会委员会根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同。中标人应在规定时间内与工会签订采购合同。3.竞争性谈判程序成立谈判小组。谈判小组由工会相关人员、会员代表等组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判项目的技术要求、谈判程序、报价要求、评标标准等实质性要求和条件。邀请供应商。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书内容应包括谈判项目的名称、项目概况、供应商资格要求、谈判文件获取方式、谈判时间和地点等。谈判。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程应记录并存档。谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺、报价等响应。确定成交供应商。谈判小组根据谈判结果，推荐成交供应商。工会委员会根据谈判小组推荐的成交供应商确定成交人，并向成交人发出成交通知书。签订合同。成交人应在规定时间内与工会签订采购合同。4.询价程序成立询价小组。询价小组由工会相关人员、会员代表等组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验。确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购项目的特点和需求，确定被询价的供应商名单。被询价的供应商名单应不少于三家。发出询价通知书。向被询价的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间和地点、报价要求等。询价。被询价的供应商应在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订合同。成交供应商应在规定时间内与工会签订采购合同。5.单一来源采购程序成立采购小组。采购小组由工会相关人员、会员代表等组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验。确定单一来源采购供应商。采购小组对采购项目进行论证，确定单一来源采购供应商，并说明理由。签订采购合同。采购小组与单一来源采购供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6..法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商资格审查1.采购工作小组应在采购活动开始前，对供应商的资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等。2.对通过资格审查的供应商，采购工作小组应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等。（三）供应商评价与选择1.采购工作小组应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.根据供应商评价结果，采购工作小组应建立供应商选择机制，优先选择评价结果好的供应商参与采购活动。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标通知书发出之日起三十日内签订。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间和地点、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购工作小组应将合同文本报工会委员会审核。工会委员会审核通过后，采购工作小组方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购工作小组应按照合同约定履行合同义务。采购工作小组应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行合同义务，并按时交付货物或提供服务。供应商交付的货物或提供的服务应符合合同约定的质量要求。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购工作小组应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，采购工作小组应与供应商协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，以及服务的内容、质量、标准等。2.验收合格后，采购工作小组应出具验收报告，并将验收报告存档。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。七、采购资金管理（一）资金来源企业工会集中采购资金来源于工会经费。（二）资金支付1.采购合同签订后，采购工作小组应按照合同约定的付款方式，及时向供应商支付采购资金。2.采购资金支付前，采购工作小组应填写付款申请单，并附采购合同、验收报告等相关文件。付款申请单应经工会委员会审核批准后，方可办理付款手续。（三）资金核算与监督1.企业工会应建立健全采购资金核算制度，对采购资金的收支情况进行及时、准确的核算。2.企业工会应加强对采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，确保采购资金的安全、合理使用。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购方式、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购工作小组应在采购项目完成后，及时整理采购档案，并按照档案管理的要求进行归档。2.采购档案应分类存放，便于查阅和管理。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与借阅1.工会会员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，并经工会委员会批准后，方可查阅。2.非工会会员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，并经工会委员会审核同意后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅的内容、目的、时间等。3.采购档案一般不得外借。如因特殊情况需要外借的，应填写借阅申请表，并经工会委员会批准后，方可外借。借阅申请表应注明借阅的内容、目的、时间、归还时间等。借阅人应在规定时间内归还采购档案，并保证采购档案的安全、完整。九、监督与检查（一）内部监督1.企业工会应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督检查。工会委员会应定期对采购工作进行检查，发现问题及时整改。2.采购工作小组应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行记录。采购活动记录应包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购金额、供应商名称、采购合同签订情况、验收情