亚投行采购制度

PAGE亚投行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范亚洲基础设施投资银行（以下简称“亚投行”）的采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开、透明，提高采购效率，保证采购质量，实现物有所值，促进亚投行各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于亚投行所有采购项目，包括货物采购、工程采购和服务采购。涵盖从采购计划的制定到采购合同的签订、执行及后续管理的全过程。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守相关国家法律法规以及国际通行规则，确保采购行为合法合规。2.公平竞争原则营造公开透明的采购市场环境，鼓励符合条件的供应商、承包商和服务提供商参与竞争，保障机会均等。3.公正原则采购决策过程应基于客观标准，不受任何不当因素干扰，确保公正对待所有参与方。4.透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，接受内部和外部监督，增强采购活动的透明度。5.经济有效原则在满足项目需求的前提下，实现采购成本的合理控制，追求经济效益与社会效益的最大化。二、采购组织与职责（一）采购部门设置亚投行设立专门的采购部门，负责统筹管理采购工作。采购部门应配备专业的采购人员，包括采购经理、采购专员等，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定采购政策与程序根据本制度及相关法律法规，制定具体的采购操作流程、标准和规范，确保采购活动有章可循。2.编制采购计划依据亚投行的业务需求和预算安排，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购项目、时间节点、预算额度等内容。3.组织采购活动负责采购项目的招标、谈判、询价等具体实施工作，组织评审委员会对供应商进行评估和选择。4.合同管理起草、审核和签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，确保合同有效执行。5.供应商管理建立供应商数据库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理，维护良好的供应商关系。6.采购风险管理识别、评估采购过程中的风险因素，制定相应的风险应对措施，防范采购风险。（三）其他部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等详细内容，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的安排和支付管理，对采购成本进行核算和控制。3.法律部门为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同等法律文件，确保采购行为合法合规，防范法律风险。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求收集与分析需求部门定期收集业务需求信息，进行整理和分析，结合亚投行的战略规划和预算安排，提出采购需求建议。2.采购计划制定采购部门根据需求部门的建议，综合考虑项目进度、资源可用性等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、时间要求等内容。3.采购计划审批采购计划提交至管理层进行审批。管理层应从战略目标、资金安排、合规性等方面对采购计划进行审核，确保采购计划符合亚投行的整体利益和发展需求。（二）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请所有符合条件的供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评审，选择最优供应商。2.邀请招标对于具有特定资格要求或潜在供应商数量有限的项目，可采用邀请招标方式。向预先选定的若干家供应商发出投标邀请，进行招标采购。3.竞争性谈判当采购项目具有时间紧迫性、技术复杂且难以明确规格等特点时，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购适用于采购规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。（三）采购文件编制1.招标文件编制对于招标采购项目，采购部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件清晰、准确地表述采购需求和要求。2.谈判文件编制竞争性谈判项目的谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、技术要求、价格要求、合同条款等，为谈判提供明确的依据。3.询价文件编制询价文件应包含询价函、采购需求、报价要求、合同条款等，以便供应商准确理解采购需求并进行报价。（四）供应商选择与评审1.供应商资格审查采购部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的信息，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。2.组建评审委员会根据采购项目的特点和要求，组建评审委员会。评审委员会由采购部门、需求部门、技术专家、财务专家等相关人员组成，人数应符合规定要求。3.评审过程评审委员会按照既定的评审标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件或询价报价文件进行评审。评审内容包括技术方案、价格、服务承诺、信誉等方面，综合评估供应商的竞争力。4.确定成交供应商评审委员会根据评审结果，推荐成交供应商。采购部门根据评审委员会的推荐意见，确定最终成交供应商，并发出中标通知书或成交通知书。（五）合同签订与执行1.合同起草与审核采购部门根据采购结果起草采购合同，明确双方的权利和义务、采购标的、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同草案提交法律部门进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。2.合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同。合同签订应遵循双方自愿、平等、公平的原则，确保合同内容真实、有效。3.合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于合同执行过程中出现的问题，及时与供应商沟通协调，采取有效措施加以解决。4.验收与付款需求部门负责组织对采购货物、工程或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续，确保采购资金的安全支付。四、采购监督与管理（一）内部监督1.审计监督亚投行内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、合同签订与执行情况等，发现问题及时提出整改建议。2.风险管理监督风险管理部门对采购过程中的风险进行监控和评估，确保采购风险得到有效识别、评估和应对，保障采购活动的顺利进行。3.投诉处理设立专门的投诉渠道，接受内部员工对采购活动的投诉。对于投诉事项，及时进行调查核实，根据调查结果做出相应处理，维护采购活动的公平公正。（二）外部监督1.公开信息披露亚投行按照相关规定，及时、准确地向社会公开采购项目的招标公告、中标结果、合同签订等信息，接受社会公众的监督。2.国际组织监督作为国际金融机构，亚投行接受相关国际组织的监督和指导，遵循国际通行的采购规则和标准，不断完善采购制度和管理水平。五、采购文件管理（一）文件分类与归档采购过程中产生的各类文件，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件等，应按照类别进行分类整理，并建立电子和纸质档案。（二）文件保管期限采购文件的保管期限应根据相关法律法规和亚投行的规定执行，一般应保存较长时间，以备后续审计、查询等需要。（三）文件查阅与使用严格控制采购文件的查阅和使用权限，确需查阅或使