交投集团采购管理制度

PAGE交投集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范交投集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交投集团及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于工程建设项目采购、物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订等。监督采购过程，协调解决采购中的问题和纠纷。建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。2.需求部门根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的评审，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规、采购程序是否执行到位。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照规定的格式和流程进行申报，经需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交采购管理部门。（二）采购计划的审核与调整1.采购管理部门收到采购计划后，应会同财务部门对采购计划的合理性、必要性和预算金额进行审核。审核内容包括采购项目是否符合公司业务需求、采购预算是否在可控范围内、采购时间是否合理等。2.如采购计划存在问题或需要调整，采购管理部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见。需求部门应根据审核意见对采购计划进行修改和完善，重新履行申报和审批手续。（三）采购计划的执行与监控1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，采购管理部门应定期对采购进度进行跟踪和监控，及时掌握采购项目的进展情况。如发现采购计划执行出现偏差，应及时分析原因，采取有效措施进行纠正。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目获得最佳的性价比。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交采购管理部门。采购管理部门对采购申请的合规性进行审核，报总经理审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.供应商选择：采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商、资格预审等方式，选择符合要求的供应商参与采购活动。对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量等进行评估，确定入围供应商名单。5.采购评审：采购管理部门组织需求部门、技术专家、财务人员等组成评审小组，对供应商的投标文件、报价文件等进行评审。评审小组根据评审标准进行打分，推荐中标候选人或成交供应商。6.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。7.采购验收：采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、质量、性能等是否符合合同约定。验收合格后，需求部门出具验收报告。8.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的要求。2.供应商申请准入时，应向采购管理部门提交相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的材料进行审核，必要时进行实地考察。经审核合格的供应商，纳入供应商数据库。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对不合格供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调。定期与供应商召开会议，反馈采购需求和意见，共同解决合作中出现的问题。2.鼓励供应商参与交投集团的采购项目，提供优质的产品和服务。对表现优秀的供应商，给予表彰和奖励，促进供应商不断提高自身素质和竞争力。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。2.采购管理部门负责采购合同的起草和审核，合同条款应符合法律法规和公司采购管理制度的要求。采购合同经双方签字（盖章）后生效。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法履行或需要变更合同条款，双方应及时协商解决，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行，另一方有权解除合同。解除合同应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。（四）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本进行归档保管。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、往来信函、验收报告等相关资料。2.合同档案应按照规定的期限进行保管，以备查阅和审计。合同保管期限届满后，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.根据风险识别与评估结果，对采购风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的采购风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格监测等方式进行防范；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立备用供应商等措施进行应对。2.在采购活动中，应严格执行采购管理制度和流程，加强内部控制，防范采购风险的发生。如发现采购风险，应及时采取措施进行处理，降低风险损失。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规、采购程序是否执行到位、采购合同是否履行等。2.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购人员滥用职权、谋取私利。（二）