事业单位货物采购制度

PAGE事业单位货物采购制度一、总则（一）目的为规范事业单位货物采购行为，加强货物采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位使用财政性资金采购货物的活动。财政性资金包括财政预算资金和预算外资金。（三）基本原则1.合法性原则：货物采购活动应当符合国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购活动应当公开透明，采购信息应当及时、准确地向社会公布，所有符合条件的供应商均可参与竞争，不得歧视任何供应商，确保采购过程和结果公平、公正。3.效益原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益，保证采购质量，满足单位工作需要。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，依法履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息，不得相互串通损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购部门，配备专业的采购人员，负责具体实施采购活动。采购部门的主要职责包括：1.编制采购计划，根据单位工作需要和预算安排，提出年度、季度和月度采购计划建议。2.组织采购活动，按照采购方式和采购程序，选择供应商，开展招标、谈判、询价等采购工作。3.签订采购合同，对采购合同的条款进行审核，确保合同合法、合规、合理，并负责合同的签订、履行和监督。4.验收采购货物，组织相关部门和人员对采购货物进行验收，确保货物符合采购要求和合同约定。5.采购文件管理，负责采购文件的编制、整理、归档和保管，确保采购文件的完整性和可追溯性。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购货物的需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购文件、采购合同和采购资金的使用情况，对发现的问题提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制采购部门应当根据单位年度工作计划和实际需要，会同财务部门编制采购预算。采购预算应当明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和程序报经批准。（二）预算执行采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照规定的程序报经批准。（三）预算监督财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和纠正预算执行中的问题。审计部门应当对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购预算的合法、合规和有效执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物的采购方式。符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购货物的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的真实性和合理性。对于符合采购条件的申请，采购部门编制采购计划，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购计划和预算安排，对采购申请进行审批，确定采购方式和采购预算。（三）采购实施1.公开招标采购程序编制招标文件：采购部门根据采购需求和采购方式，编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。招标文件应当符合国家法律法规和政策规定，确保公平、公正、公开。发布招标公告：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公告应当包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。招标公告应当在规定的时间内发布，确保潜在供应商有足够的时间获取招标文件。发售招标文件：采购部门向潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。招标文件工本费应当按照规定的标准收取，不得擅自提高收费标准。开标、评标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，确定中标候选人名单。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。中标公示：采购部门将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有供应商对中标候选人提出质疑，采购部门应当及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应当按照招标文件和中标供应商的投标文件签订，明确双方的权利和义务。采购合同应当报财务部门备案。2.邀请招标采购程序邀请招标采购程序与公开招标采购程序基本相同，但在发布招标公告环节，采购部门应当向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，并按照规定的时间和地点组织开标、评标活动。3.竞争性谈判采购程序成立谈判小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购部门根据采购需求和采购方式，制定谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判文件格式、技术规格、谈判程序、成交标准和合同条款等内容。谈判文件应当符合国家法律法规和政策规定，确保公平、公正、公开。邀请供应商谈判：采购部门向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出谈判邀请书，并按照规定的时间和地点组织谈判活动。谈判时，谈判小组应当与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等内容进行谈判，供应商应当按照谈判文件的要求进行报价和谈判。谈判小组应当根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或者最终报价，并根据成交标准确定成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应当按照谈判文件和成交供应商的报价文件签订，明确双方的权利和义务。采购合同应当报财务部门备案。4.单一来源采购程序成立采购小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定采购文件：采购部门根据采购需求和采购方式，制定采购文件。采购文件应当包括采购邀请书、采购供应商须知、采购文件格式、技术规格、采购程序、成交标准和合同条款等内容。采购文件应当符合国家法律法规和政策规定，确保公平、公正、公开。邀请供应商采购：采购部门向某一特定供应商发出采购邀请书，并按照规定的时间和地点组织采购活动。采购时，采购小组应当与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等内容进行协商，供应商应当按照采购文件的要求进行报价和协商。采购小组应当根据协商情况，确定成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应当按照采购文件和成交供应商的报价文件签订，明确双方的权利和义务。采购合同应当报财务部门备案。5.询价采购程序成立询价小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。在询价范围内确定供应商：采购部门在符合相应资格条件的供应商范围内，随机选择三家以上供应商，并向其发出询价单。询价单应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商报价：供应商应当按照询价单的要求，在规定的时间内一次性报出价格。报价应当包括货物的单价、总价、运费、税费等内容。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应当按照询价单和成交供应商的报价文件签订，明确双方的权利和义务。采购合同应当报财务部门备案。（四）合同签订与履行采购部门应当在中标、成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括货物的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当报财务部门备案。采购部门应当按照采购合同的约定，及时组织验收货物，并办理付款手续。供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物，并提供相应的售后服务。（五）验收管理采购部门应当组织相关部门和人员对采购货物进行验收。验收人员应当按照采购合同和相关标准的要求，对货物的数量、质量、规格、型号等进行检查和测试，确保货物符合采购要求和合同约定。验收合格的，验收人员应当签署验收报告；验收不合格的，采购部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货、补货等措施，直至验收合格为止。验收报告应当报财务部门备案。六、采购文件管理（一）采购文件的编制采购部门应当根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等内容。采购文件应当符合国家法律法规和政策规定，确保公平、公正、公开。（二）采购文件的数据管理采购部门应当对采购文件进行分类、编号、归档和保管，建立采购文件数据库，确保采购文件的完整性和可追溯性。采购文件数据库应当包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购文件编号、采购文件内容、供应商名称、中标成交结果等信息。采购部门应当定期对采购文件数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。（三）采购文件的查阅与借阅采购文件的查阅与借阅应当按照规定的程序进行。需要查阅采购文件的，应当填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，在指定的地点查阅。需要借阅采购文件的，应当填写借阅申请表，经采购部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定的时间内归还。借阅人员应当妥善保管采购文件，不得擅自复制、涂改、转借、丢失采购文件。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购文件、采购合同和采购资金的使用情况，对发现的问题提出审计意见和建议。2.财政部门应当对采购活动进行监督检查，检查采购预算的执行情况、采购方式的选择是否符合规定、采购合同的签订和履行是否合法合规等，对发现的问题及时进行处理。3.采购部门应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正。（二）责任追究1.对违反本制度规定的采购行为，由审计部门、财政部门等相关部门按照国家有关法律法规和政策规