IT固定资产管理制度

IT固定资产管理制度

IT固定资产管理制度

网络运维部2015.4

目录

目录.……,•2

一、目的.4

二、IT固定资产定义.4

三、管理分工.........,•5

四、管理事项.........,•5

4.1主管部门的职责,•5

4.2使用部门的职责>.6

五、IT固定资产采购.•一,.7

六、IT固定资产验收及入库,•8

七、IT固定资产领用及变更,•8

八、IT固定资产使用和保管10

九、IT固定资产维修.....11

十、IT固定资产报废12

十一、IT固定资产清查13

十二、奖惩..........14

十三、附则............................14

十四、附件............................14

一、目的

,■

为了更高效地利用IT巧定资产，实行IT

定资产统一管理,加强对IT固定资产的维修与保

养,建立岗位责任制和操作规范，按照集中领导、

■■

统一管理的原则以IT回定资产的类别确定分工

管理,特制定本管理制度.

令本制度由网络运维部制定，总裁办审核

并发布.

令本制度条款由网络运维部及财务部共

同负责解释.

■■

IT回定资产定义

IT固定资产为采购价格高于2000元人民币

的IT设备（含全套附件）；或者采购价格不足

2000元人民币，但其高度依附于于另一IT固定资

产的IT设备.

常见的IT定资产包括但不限于:

令服务器

令网络设备网络安全设备

令打印机

令投影仪

令电视机

令台式电脑（含显示器）

令笔记本电脑

令测试移动设备

令照相器材及其附件

三、管理分工

3.1网络运维部作为IT固定资产管理的主

管部门，负有IT固定资产的统一管理及购置权.

网络运维部负责建立健全IT固定资产的明细数

据.

3.2财务部作为IT固定资产管理的协作部

门，负责IT固定资产盘点的监盘工作.IT固定资

产盘点工作应每季度末盘点一次,特殊情况不能

保证每季度盘点的,应保证每年至少盘点一次.

3.3其余部门负责IT设备的日常使用管理.

四、管理事项

4.1主管部门的职责

4.1.1随时掌握IT固定资产的使用状况.

4.1.2负责监督配合使用单位做好设备的使用和

维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织

设备的清点，保证实物与IT明细数据相符.

4.1.3负责IT固定资产的管理，做好IT固定资产

的分类，并建立ITr,a■定资产档案，粘贴标签,

负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、

启用等事项.

4.1.4根据使用部门的使用情况，组织编制IT设

备维修计划，并按计划实施.

■■

4.1.5严肃财经纪律，对违反IT13定资产管理制

度，擅自赠送、变卖、拆解和破坏IT固定资

产的现象，要严格追查责任,视情节给予处

罚.

4.2使用部门的职责

4.2.1各IT固定资产使用部门负责本单位的设

备管理工作，应设置专职或兼职的设备管理

员，每台设备要明确使用、保管、维护的责

任者.

422严格执行技术操作规程和维护保养制度,

确保设备的完好、清洁和安全使用.

4.2.3建立IT固定资产明细数据,IT定资产的

领用、调出、报废必须经主管部门及总经理

批准，未经批准，不得擅自调动、报废,更不能

自行外借和变卖.

4.2.4根据主管部门的要求定期组织IT固定资

产的盘点，做到实物与IT明细数据相符.

五、IT■■定资产采购

公司由网络运维部统一负责IT固定资产的

采购.普通IT固定资产采购指定供应商为京

东商城、亚马逊.网站服务器采购指定供应

商为DELL（中国）.特殊情况下需从非指

定供应商处采购IT固定资产的，由需求人自

行按照公司采购流程采购，网络运维部提供

技术咨询.

5.2公司所有IT回定资产严格依据上一年度所

制定的预算进行采购，原则上采购金额及范

■一

E3不能超过预算.

5.3特殊情况下需要新增采购或者超标采购的,

需由申请人提出书面申请，申请人所在一级

部门负责人同意，并经网络运维部确认需求

及财务部确认金额后交由公司CEO进行特

批.网络运维部依照特批后的金额及型号安

排采购.

5.4IT固定资产采购需统一填写《IT设备申请

表》并通过相关审批.

六、IT固定资产验收及入库

6.1IT固定资产采购后由网络运维部负责验收,

并办理入库（IT库房）手续.

6.2IT固定资产验收后需在一个月（30个自然

日）内由网络运维部监督财务部进行入账处

理.

6.3IT固定资产领用必须在相关资产办理完入库

手续之后进行.

七、IT固定资产领用及变更

7.1员工需在网络运维部办理IT固定资产领用

手续，填写《固定资产领用表》（需员工本人

及一级部门负责人签字）.

7.2当员工因工作原因需要变更IT设备配置时

（比如升级内存等），需先由IT管理员对变

更需求进行评估，优先采购软件调优的方式

满足员工需求.如确实需要变更配置才能满

足需求，需员工在网络运维部办理IT固定资

产变更手续.变更手续仍需填写《IT设备申

请表》并通过相关审批，网络运维部依次进

行采购.审批通过后需重新填写《固定资产

领用表》（需员工本人及一级部门负责人签

字）.

7.3当员工因工作原因需要更换IT设备时，需在

网络运维部办理IT固定资产变更手续.变更

手续仍需填写《IT设备申请表》并通过相

关审批，网络运维部依次进行采购.审批通过

后需重新填写《固定资产领用表》（需员工

本人及一级部门负责人签字）.

7.4员工办理离职手续时需先退还所领用的IT

■■定资产,IT管理员在对相关资产状况进行

确认，确认IT固定资产状态正常后员工需在

原《固定资产领用表》上签字注销设备领用

状态汝口IT固定资产出现人为损坏或故障,

员工需按照公司相关规定进行赔偿.完成赔

偿手续后仍由员工在原《固定资产领用表》

上签字备案.员工办理完IT固定资产退还手

续后，由网络运维部在员工离职单相关区域

签字确认.

7.5员工未经资产管理部门同意，并未按规定填

写《固定资产领用表》办理变更手续的，员

工无权对设备进行借出等操作.员工擅自处

理管理的IT固定资产的，一经发现将追求员

工、经办人及员工所在一级部门负责人的责

任.造成IT定资产损失的，将按照公司规

定进行赔偿.

7.6《固定资产领用表》由网络运维部编写并负

责维护和备案.

7.7员工办公IT设备配置标准如下:

分类办公电脑显示器CPURAMHDDGraphicCard适用员工岗位备注

技术I类台式机23寸全高清1732GB1TB独立视频编辑

技术n类台式机23寸全高清1516GB500GB集成设计、制作

技术in类台式机23寸全高清138GB500GB集成开发、测试、运维（DBA）

技术IV类笔记本14寸158GB500GB集成运维（系统、安全）

非技术I类台式机23寸全高清134G500GB集成非技术岗位（不包括销售）

非技术II类笔记本14寸134G500GB集成销售、BD、创意

管理类笔记本14寸154G500GB集成一级部门管理岗位

7.8公司办公电脑管理细则详见附件三：《摇篮

网办公电脑管理制度》.

八、IT固定资产使用和保管

8.1员工为IT固定资产最小管理单位.员工领用

,盲

回定资产/设备后,须对领用及使用期间

的IT固定资产负责（即责任到人）.

8.2员工在IT固定资产使用过程中应严格按照

设备使用说明使用,并避免出现人为损坏IT

■■

回定资产的情况.如确认为IT固定资产被人

为损坏并造成公司资产损失的，员工应按照

公司相关制度进行赔偿.

8.3原则上IT固定资产仅限于公司办公区域使

用，特殊情况下员工需在公司以外区域使用

IT固定资产的,员工除严格按照设备使用说

明使用外，还应对设备进行妥善保管.当出现

设备被盗或者遗失的情况，员工应立即拨打

110报警并将相关情况上报给一级部门负责

人及IT管理员.

8.4员工有义务配合网络运维部IT管理员进行

IT固定资产的盘点、检查、维修工作.

■■

九、IT回定资产维修

9.1当正常使用状态下的ITr■a■定资产出现故障

时，员工应第一时间通知到IT管理员,IT管

理员在确认故障情况后将做进一步处理.如

故障因员工人为损伤导致，员工需按照公司

相关制度进行赔偿.

9.2IT固定资产维修期间,IT管理员将依据设备

库存情况优先会为员工提供备用设备，以保

证员工正常工作.员工需配合IT管理员填写

《固定资产领用表》申请备用设备.设备维

修后JT管理员会将设备返还给员工使用洞

时在原《固定资产领用表》做维修记录，员

工予以签字确认.

十、IT定资产报废

■■

10.1公司的IT回定资产报废处理时，须由使用

部门提出申请，填写《IT设备报废单》，协助

财务部门办理报废相关手续.

10.2凡符合下列条件之一的IT固定资产可申

请报废：

e服务器使用年限超过5年

令服务器使用年限超过3年不足5年，经过

一次维修,而且不能作为测试设备利用的

。办公设备使用年限超过3年

令办公设备使用年限超过1年不足3年，出

现故障但无维修价值

令性能低，耗能高,而且不能作为IT测试设

备利用的

令耗材或配件采购价格超过IT固定资产当

月残值50%的

令出现漏电、存在火灾隐患等危害人身安

全、公司资产安全的

令因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏

无修复价值的

10.3《IT设备报废单》由财务部编写并负责维

护和备案.

I^一、IT固定资产盘点

11.1为了保护IT固定资产的安全与完整，各部

门必须对IT固定资产进行定期盘点,以掌握

,■定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损

或未列入数据明细的IT固定资产，保证实物

与数据相符.

11.2IT固定资产每年至少盘点一次.遇有下列情

况，应当对有关IT固定资产进行全部或部分

的临时盘点:

令直接经管IT固定资产的人员调动工

作；

令因机构、业务变动，办理财产交接;

令IT固定资产发生非常损失事故；

令公司负责人根据工作需要决定进行的

临时抽查.

11.3根据IT固定资产清查的范围和任务，成立

由资产管理部门、财务部门、使用部门、技

术人员和实物保管人员参加的盘点小组.组

长由主管IT固定资产的公司领导担任.

十二、奖惩

12.1在IT固定资产管理工作中成绩突出者,

可由公司给予一定的物质奖励.

12.2IT茴定资产保管人、使用人违反有关

IT固定资产管理规定及操作规程，造成IT固定

资产损失者，应予赔偿.赔偿数额依据损失大小和

责任大小确定，同时追究其相关领导的责任.

十三、附则

令本办法由网络运维部会同财务部负责解

令本办法自下发之日起执行.

十四、附件

14.1附件一：《IT设备申请表》

14.2附件二：《IT设备报废单》

14.3附件三：《自带笔记本电脑补贴申请表》

14.4附件U!《公司办公电脑管理制度》

14.5附件五:《自带笔记本电脑管理制度》

14.6附件六：《自带笔记本协议书》

附件四:

摇篮网办公电脑管理制度

目的:为加强公司固定资产的管理,提高

工作质量和效率,特制订本规定.

二、适用范围：本制度适用于公司所有正式员

工及试用期员工.

三、配备条件、流程及标准：

1、流程

公司为所有已正式办理入职手续的员工配备用

于办公的电脑设备（以下简称办公电脑）.

办公电脑配备流程如下：

HR入联通知

2.注意事项：

2.1.HR部门需提前一个工作日以上将已正式办

理入职手续的员工信息通知到网络运维部，网络

运维部将在员工入职前准备好办公电脑

2.2.如HR部门未提前一个工作日以上将已正式

办理入职手续的员工信息通知到网络运维部,网

络运维部将在收到消息的下一个工作日为入职

者提供办公电脑

2.3.特殊情况下网络运维部没有合适库存的，网

络运维部将立即启动采购流程.网络运维部将为

入职者提供临时办公电脑

2.4.需求部门如果对标配办公电脑有要求的,网

络运维部将与其协商解决.网络运维部将为入职

者提供临时办公电脑

2.5.原则上每位员工只配置一套办公电脑设备

（笔记本电脑或者台式电脑）

3.办公电脑配备标准

3.1网络运维部根据当前主流软硬件规格及岗位

需要制定办公电脑标准配置单

办公电脑标准配置单每年更新一次

办公电脑标准配置单如下：

分类办公电脑显示器CPURAMHDDGraphicCard适用员工岗位备注

技术I类台式机23寸全高清1732GB1TB独立视频编辑

技术n类台式机23寸全高清1516GB500GB集成设计、制作

技术HI类台式机23寸全高清138GB500GB集成开发、测试、运维（DBA）

技术IV类笔记本14寸158GB500GB集成运维（系统、安全）

非技术I类台式机23寸全高清134G500GB集成非技术岗位（不包括销售）

非技术II类笔记本14寸134G500GB集成销售、BD、创意

管理类笔记本14寸154G500GB集成一级部门管理岗位

3.2笔记本电脑申请

特殊情况下,员工确因工作需要需配备笔记本电

脑时，员工可以申请特批

申请条件及申请流程如下：

(1)公司正式全职员工

(2)有移动办公需求并说明原因

(3)其他特殊使用需求

(4)符合IT预算

申请流程：

填写附件一：《IT设备申请表》--IT走采购流

程

审批层级：一级部门负责人--网络运维部负责

人---CTO---CFO---CEO

3.3员工自带电脑

公司允许员工自购笔记本电脑用于办公目的，对

于员工使用自购符合要求的笔记本电脑办公的,

公司予以一定经济补贴....

笔记本电脑需满足办公需求,并不低于网络运维

部推荐标准

⑴CPU:不低于15

(2)RAM:不低于4GB

(3)HDD:不低于500GB7200rpm

如需申请自带笔记本请填写附件四：《自带笔记

本电脑补贴申请表》，经相关领导审批后方可获

得相应电脑补助.

员工自带笔记本须遵守《自带笔记本管理制度》

四、日常管理:

1、公司对所购置的办公电脑作为公司的■a一定

资产管理,交个人使用时必须办理领用登记手续,

并将管理责任落实到使用者个人.

2、员工离职后应首先将办公电脑交至运维部

鉴定机器是否完好,配件是否齐全

3、员工办公电脑配件丢失或不全，由个人填写

《丢失声明》，按配件市价赔偿,并由财务部从工

资中扣除.

4、办公电脑的维修与赔偿

(1)运维部负责对公司员工办公电脑的损坏

进行鉴定.

(2)办公电脑使用者承担管理和维护职责.

在使用期间电脑出现故障时,应及时报修,有运

维部负责鉴定及维修事宜.

(3)维修时须认真填写维修记录.

(4)当办公电脑配件更换或升级时,确保台账

内容与办公电脑的最新同步.

(5)电脑在4年使用期内,可由公司统一维修,

非人为因素造成的维修费,在保修期内由供应厂

商承担,超过保修期的由公司承担.属于操作不

当或管理不善等个人原因造成故障或损坏,有使

用者承担责任及维修费用.

5、使用者必须正确使用并妥善保管办公电脑，

若在四年内因使用原因造成电脑损毁、丢失、被

盗等,使用者补足电脑余值(电脑原值-已提折旧

金额)，公司另购电脑给使用者使用.

6、办公电脑的更换

(1)公司配备的办公电脑更新年限为4年,超过

此年限的电脑将被列入更换计划.

(2)因工作需求需要更换笔记本的员工请填写

《IT设备申请单》，经相关领导审批后方可更换

(3)办公电脑整机丢失,须填写《丢失声明》，

并根据当时的折旧情况按价赔偿.

(4)《丢失声明》有财务部存档，财务部根据

《丢失声明》从使用者工资内扣除相应赔偿金

额.

五、数据保密和安全管理

1、电脑使用者必须采取加密等措施，自觉保守

公司商业机密,未经许可,不得将公司经营数据、

经营政策、管理制度、财务数据、技术设计等公

司经营管理的数据向外界泄露,否则公司将按照

有关规定追究相应的责任,造成严重后果及触犯

法律的按照国家相关法律法规的规定进行处

理.

2、公司重要资料、经营数据和管理文件应当

及时备份,办公电脑内保存的资料应当定期进行

清理,及时删除不再使用的公司资料

3、个人电脑发生丢失或损毁应及时向公司报

告,并采取必要措施进行应急处理，以减少损失.

公司保留追究由于使用者遗失电脑导致公司资

料泄密的相应责任.

六、其他事项规定

办公电脑原则上只保证厂家提供的配置,新增其

他设备需正常申请.

员工使用办公电脑须遵守《IT固定资产管理制

度》

附件五:

自带笔记本电脑管理制度

一、总则

第一条为加快公司信息化建设,加强笔记本电脑

的管理,提高笔记本电脑的使用和维护效率,

降低公司固定资产成本，员工可申请自带笔

记本电脑办公（员工自带电脑，是指员工自

有笔记本电脑自愿用于公司办公的行为），

特制定本制度.

第二条适用范围：本公司正式员工，具体要求按

规定进行审批（财务法务部、部门经理以上

职位（含部门经理）人员不适用本制度）.

二、配置要求及补贴标准

补

贴

类购机价购买年协议发补贴

限购品牌要求

别格限期限放金额

办

法

在充新电脑

分满3000-8购机时150

足岗000元间六个元/月

位工月内

推荐联想作需

Thinkpa求的

参照按

自d,可选择基础

员工月

备惠普、戴上，自

《劳在

笔尔、IBM、带笔

动合工

记宏基、记本购机时

同》资

本MAC（其电脑间六个

3000-8期限中100

电他品牌电配置月至三

000元确定兑元/月

脑脑可根据不低年（含三

现

实际审批于：年）

确定）CPU

i5、内

存4G、

硬盘

500G

特因工作需根据

8000会议

殊要符合高实际

以上讨论

岗端配置要需要

位求定制

需

要

第三条员工申请自带笔记本电脑办公，符合条件

并经审批后，公司给予补贴，详细要求及补贴

标准如下：

1.员工自带的笔记本电脑由于各种原因不用用

于正常工作的，在条件允许下可借用公司的备

用电脑临时办公，备机使用时间超过7个工作

日，15天以内的,当月补贴核减50%,累计超过

15天以上的，当月补贴费用全部核减；

2.申请自带电脑的员工需提供正规电脑购置发

票，原则上同一台笔记本补贴年限不超过四年.

3.申请自带笔记本的员工需遵守公司管理制度

并签订相关协议书

三、权利和义务

第四条申请人自带笔记本电脑经批准后,可按照

补贴标准进行补贴.

第五条员工提供的笔记本电脑购置发票必须是

正规发票，否则不予补贴.

第六条申报的笔记本电脑必须和今后工作中使

用的电脑一致，如公司发现申报电脑和使用

电脑不一致，公司有权终止协议，并要求员工

返还前期享受的电脑贴.

第七条试用期员工可向公司申领笔记本电脑备

机，用于试用期间的学习和工作；员工转正

后需自备笔记本电脑,一个月内签订笔记本

电脑补贴协议，原笔记本备机退还公司；试

用期已自备笔记本电脑的员工,转正后可办

理补贴协议,经部门确认补贴时间可以从入

职起计算：

第八条享受补贴的电脑需用于公司业务,根据公

司要求安装操作系统、安全及应用软件、不

得随意更改删除，并随时接受公司的监管.对

于自带笔记本出现的故障，公司IT人员解决

办公软件，操作系统（自带正版操作系统无

法恢复为出厂状态）等软件故障，硬件问题

自己联系客服解决.

第九条员工对自己工作所需电脑有明确的认识,

因自带电脑达不到工作要求带来的一切后

果自负（例如：工作失误，加班等等）

第十条享受补贴的电脑在使用过程中产生的维

修、增加配置的费用以及因损毁或丢失多产

生的损失均由员工个人承担，公司仅提供相

关维修建议.

第十一条笔记本电脑的淘汰期限为4年,使用超

过4年的笔记本电脑,不得用于公司办公使

用；

第十二条员工在本公司服务期间购置的笔记本

电脑，期限超过4年的，经过IT部门鉴定并经

公司相关领导审批，在不影响工作需要的情

况下,淘汰期可适当延长.

第十三条笔记本使用期限超过四年，员工另购

置符合补贴标准电脑的，可重新签订协议

第十四条员工电脑丢失、损坏或离职等原因所

致使得协议无法继续执行时,本协议终止；

第十五条享受补贴的电脑中存储的与公司有关

的文档资料、计算机软件、技术秘密、经营

秘密或其他商业秘密等，其所有权均归公司

所有，申请人应严格遵守公司相关保密制度

和协议的规定，对公司有关秘密应严格保密,

不得向任何第三方泄露；

第十六条员工自备笔记本电脑使用状况