中学招标采购制度及流程

PAGE中学招标采购制度及流程一、总则（一）目的为规范中学招标采购行为，加强学校资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保招标采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：招标采购信息公开透明，所有潜在供应商机会均等，评标过程公正合理。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责负责制定学校招标采购工作的方针、政策和制度。审议重大招标采购项目的采购方式、预算、评标标准等。监督招标采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成人员：由学校采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。2.职责负责具体招标采购项目的组织实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商进行资格审查，收集、整理投标文件。协助招标采购领导小组处理采购过程中的具体事务，提供专业意见和建议。（三）评标委员会1.组成人员：由学校内部相关专业人员和校外专家组成，人数为5人以上单数。2.职责按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。向招标采购领导小组提交评标报告，对评标结果负责。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.程序编制招标文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等。在规定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商投标。发售招标文件，接受供应商报名。组织开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.程序确定邀请供应商名单，一般不少于3家。向邀请供应商发出投标邀请书。后续程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于3家。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商可以多次报价。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购****1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序填写单一来源采购申请表，说明采购理由。经学校招标采购领导小组批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序成立询价小组，制定询价文件。确定被询价的供应商名单，一般不少于3家。向被询价的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商。四、招标采购流程（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研、管理等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经使用部门负责人审核签字。2.采购部门对采购申请进行汇总整理，核实采购需求的合理性和必要性。（二）预算编制1.财务部门根据采购申请，结合学校财务状况和资金安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额上限等。2.采购预算经学校领导审批后，作为招标采购活动的资金控制依据。（三）采购方式确定1.采购部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，提出采购方式建议，报招标采购领导小组审批。2.招标采购领导小组根据相关法律法规和学校制度，确定采购方式。（四）招标文件编制1.对于采用招标方式的采购项目，采购部门组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等关键信息，确保供应商能够准确理解采购需求。2.招标文件编制过程中，应充分征求使用部门、技术专家等意见，确保文件的科学性和合理性。3.招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，报招标采购领导小组审批。（五）招标公告发布（或投标邀请书发出）1.对于公开招标项目，采购部门在规定媒体发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于邀请招标项目，采购部门向确定的邀请供应商发出投标邀请书。（六）供应商报名及资格审查1.供应商在规定时间内报名参加投标，提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本即可）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料。2.采购部门对供应商报名资料进行资格审查，核实供应商的资质、信誉、业绩等情况，确定符合要求的供应商名单。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门向其发售招标文件。（七）投标文件编制与提交1.供应商按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容，确保投标文件的完整性和准确性。2.供应商在规定时间内将投标文件密封送达指定地点。（八）开标1.采购部门组织开标会议，开标会议应邀请所有投标人参加。开标会议由采购部门负责人主持，宣布开标纪律，介绍开标程序和评标标准等。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.开标过程应记录在案，并存档备查。（九）评标1.开标结束后，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、保密的原则。2.评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件的商务条款、技术规格、价格报价、售后服务等进行综合评价，提出评标意见。3.评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并向招标采购领导小组提交评标报告。（十）中标通知1.招标采购领导小组根据评标报告，确定中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（十一）合同签订1.中标供应商应在规定时间内与学校签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经学校法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，保证采购项目顺利实施。（十二）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、技术性能等方面，以及工程的质量和进度、服务的质量和效果等方面。2.验收合格后，使用部门填写验收报告，经使用部门负责人签字确认后，提交至采购部门。3.采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。财务部门按照学校财务制度和资金管理规定，审核付款申请，支付采购款项。五、监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等情况。2.学校纪检监察部门负责对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护招标采购活动的公正性和廉洁性。（二）信息公开1.学校应建立招标采购信息公开制度，及时在学校网站等媒体上公开招标采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，接受师生和社会监督。2.对于涉及学校重大利益和师生切身利益的招标采购项目，应通过召开教职工代表大会等形式，广泛听取意见建议。（三）档案管理1.采购部门应建立健全招标采购档案管理制度，对招标采购活动中的文件资料